Автоматизация документооборота: трудная дорога в облака

Об управлении документами с помощью облачных ИТ-моделей разговоры начались лет пять назад, тогда же стали появляться первые предложения на рынке. В тот момент многие эксперты говорили о том, что именно СЭД-направление может стать одним из лидеров среди разного рода прикладных систем предприятий в плане использования облачных сервисов, однако довольно быстро стало понятно, что эти прогнозы не оправдались. Какое-то продвижение здесь, конечно, было, но совсем не такое стремительное, как виделось поначалу.

Облачный документооборот: как он устроен Каково же положение дел с использованием облачных систем документооборота сейчас? Какие наблюдаются тенденции, каковы трудности и как они решаются? На вопросы PC Week в рамках обзора отвечает Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании DIRECTUM.

Облачные модели использования СЭД

Облачные вычисления — это общая концепция, которая подразумевает, что заказчик в той или иной степени и в тех или иных форматах использует те или иные вычислительные ресурсы ИТ-поставщика на условиях аренды. Такая формулировка показывает, что уровень облачности ИТ-систем может изменяться в довольно значительном диапазоне, и этот уровень зачастую не определяется какой-то одной характеристикой, а является многопараметрическим.

Наверное, эта многопараметричность особенно характерна для сферы управления документами. Ведь тут могут применяться различные варианты облачных моделей, например SaaS (готовые облачные сервисы, за которые полностью отвечают облачные провайдеры) или размещение традиционных онпремис-решений в облачной IaaS-инфрастуктуре (тогда провайдер отвечает за инфраструктуру, но не за само программное решение). Возможны и гибридные схемы, когда СЭД-решение развертывается на площадке заказчика, а облако используется как хранилище документов.

Фото А.Буслаков

PC Week: Так что же мы имеем в виду под определением «облачные СЭД» или «документооборот в облаках», какие модели наиболее востребованы на рынке? Кто является поставщиком SaaS-СЭД?

Василий Бабинцев: За союзом «мы» может стоять несколько сторон, интересующихся темой облаков. Логичнее будет посмотреть на две из них — заказчиков и вендоров.

Со стороны заказчиков, облака — это перспективная технология, позволяющая получить новый эффект от использования ИТ за счет снижения издержек (стартовых и инфраструктурных), иной эластичности потребления и возможностей для внедрения изменений в компании. Конкретные модели развертывания (частное, публичное или гибридное облако), обслуживания (SaaS, Iaas и далее до *aaS) и взаимодействия с поставщиками (и провайдерами) выбираются клиентом исходя из экономических соображений.

Компания DIRECTUM — вендор ECM-систем, и мы предлагаем своим заказчикам наиболее востребованные с их точки зрения варианты. Сейчас это SaaS-решение в публичных и частных облаках на базе системы DirectumRX. Также мы можем развернуть IaaS-решение в частном облаке на базе системы DIRECTUM. Активно рассматриваем гибридные схемы с выносом части бизнес-функций за контуры только одного облака (например, сканирование и распознавание документов, подготовку сложной отчетности, обмен документами с контрагентами, долговременное хранение документов). Переговоры с сервис-провайдерами нами также ведутся, но пока широкого спроса на их услуги со стороны клиентов мы не увидели.

Текущее положение дел с применением облачных СЭД

PC Week: Какова общая ситуация в России с «документооборотом в облаках»? Какие тут наблюдаются тенденции?

Василий Бабинцев: Мониторинг рынка СЭД РФ — наша профильная задача. В 2014–2016 годах мы проводили опрос как раз по теме готовности переходу на SaaS для управления документами. Результаты опубликованы на ECM-Journal в статье «Готовы ли российские компании к облакам?».

Общие выводы: из 495 ответов респондентов бо́льший интерес к SaaS проявили компании сектора СМБ и московские компании (вне зависимости от использования СЭД); компании уже использующие СЭД более консервативны в вопросах смены архитектуры и предпочитают оставаться на модели on-premise; наблюдается интерес к SaaS у компаний крупного бизнеса при подключении новых бизнес-функций.

Компании, вне зависимости от категории и размера, пока с опаской относятся к переносу части бизнес-процессов за внешний контур предприятий (публичные облака), особенно финансовых. Но малый бизнес, в силу ограничений в ИТ-инфраструктуре, в ряде случаев форсирует переход к облачному обмену документами через сервисы ЮЗДО (такие как Synerdocs). Крупные заказчики, используют облачные сервисы, но все же хранят документы в своих закрытых корпоративных системах.

Плюсы и минусы облачных СЭД

PC Week: В чем заказчики видят достоинство «документооборота в облаках»?

Василий Бабинцев: Здесь стоит разделить компании СМБ и крупные, т. к. их аргументы в пользу облаков отличаются.

У малых и средних компаний как правило нет своей ИТ-инфраструктуры, ограничены мощности ИТ-служб, нет больших бюджетов на закупку ПО и внедрение. Облака позволяют им быстро стартовать с минимальными вложениями, а современные решения, такие как DirectumRX, предоставляют функциональность электронного документооборота уровня корпоративных систем.

Крупные заказчики через облака стараются решить проблему опробования новых процессов, т. к. ИТ связаны серьезной инфраструктурой уже внедренной корпоративной системы и не столь гибки к разовым задачам. Облачные сервисы позволяют, не изменяя текущую архитектуру, протестировать новые бизнес-решения ECM-систем и, если они окажутся удобными и эффективными, внедрить их в свою инфраструктуру. Если же новые процессы касаются работы с внешними контрагентами, то такие сквозные бизнес-решения могут закрепиться и на уровне облаков, при этом текущие пользователи этого не заметят, продолжая работать в интерфейсе привычной ECM-системы (такая возможность работы с сервисами через один привычный интерфейс уже реализована в системах DIRECTUM и DirectumRX)

PC Week: Какие проблемы (технические, организационные, нормативные) приходится решать вендорами и провайдерам при создании облачных СЭД-сервисов?

Василий Бабинцев: Компания DIRECTUM работает на рынке СЭД РФ уже 13 лет. Начиная с 2016 года, мы усилили продвижение облачной ECM-системы DirectumRX на массовый рынок в виде коробочного ПО. Это был для нас определенный вызов.

С организационной стороны мы создали новую модель быстрых продаж от первого контакта с потребителем, до выставления счета и автоматического создания тенанта. Нормативно — перешли на модель договора присоединения (оферты). При этом процесс проходит в электронном виде, и заказчик сразу подключается к юридически значимому документообороту на базе сервиса Synerdocs. В этом случае клиент начинает работать в системе уже в день обращения. Правда, стоит признать, что не все заказчики готовы работать на безбумажной основе, но это дело времени. С технической точки зрения — это обеспечение безопасной и безотказной работы клиента в публичном облаке. Мы круглосуточно мониторим состояние систем клиентов и гарантируем работоспособность не менее 99% времени, а за каждый час недоступности (если такая будет) компенсируем по 1% от месячной суммы договора.

PC Week: Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД? Как решаются вопросы эксплуатации, модернизации и развития подобных систем?

Василий Бабинцев: Опять же будем говорить об облачном ECM-рынке SaaS для СМБ.

Организационный вопрос — недоверие внутренних заказчиков к облакам. Несмотря на то, что за последнее время многие вопросы безопасности сняты и провайдеры участвуют в регулярных аудитах и проверках с целью подтверждения соответствия требованиям стандартов и законодательства, техническое и психологическое сопротивление до конца не снято. В т. ч. аргументом является полная зависимость от интернет-провайдеров (и здесь приходится признавать, что придется разворачивать резервные каналы связи). Иногда сталкиваемся и с неготовностью отдельных ИТ-специалистов, которые предвзято относятся к появляющимся на рынке технологиям, и даже явные преимущества в экономической эффективности не всегда могут изменить их приоритеты к безопасности.

Упомянутая безопасность выступает и основным техническим ограничителем в силу наличия специфических настроек безопасности в ИТ-инфраструктуре компании-заказчика:

● прокси-серверы с большим количеством ограничений (некоторые облачные приложения используют специфические протоколы и не умеют работать со всеми типами прокси-серверов);

● средства мониторинга трафика и утечек информации вносят существенные задержки в работу облачных приложений, что снижает производительность приложений, а в некоторых случаях приводит к невозможности использования приложения.

Решаются такие технические проблемы только адаптацией инфраструктуры к требованиям облачных провайдеров.

С нормативной точки зрения сетевой и облачный провайдеры предоставляет пользователям параметры собственных сервисов (SLA). В них включаются гарантированная доступность сервиса, время проведения плановых работ, информация о резервном хранении информации и т. д. В случаях, когда заказчикам не подходит существующий SLA, а специальные условия будут стоить значительно дороже, что затрудняет старт работ.

Но, как показывает практика, вендоры облачных систем и заказчики движутся друг к другу, пытаются максимально приблизить требования, развивать общую инфраструктуру. Так что многие проблемы вполне решаемы.

Полный текст обзора «Автоматизация документооборота: трудная дорога в облака» читайте на PCWeek.

Источник: PC Week