Будет ли документ, подписанный только с одной стороны электронной подписью, принят налоговой инспекцией?

Вопрос: Наш поставщик услуг связи предлагает забирать из личного кабинета документы (акты), подписанные с их стороны квалифицированной электронной подписью. Мы же не можем подписать электронный документ со своей стороны живой подписью и печатью!?

Будет ли данный документ, не подписанный с нашей стороны электронной подписью, принят налоговой инспекцией в качестве доказательства произведенных расходов?

Ответ:

Да, просто распечатать электронный документ и подписать со своей стороны рукописной подписью вы не можете.

Распечатав документ вы создаете дубликат первичного электронного документа. Таким образом, появится два оригинала (два подтверждения одной хозяйственной операции) – один в электронном виде, другой на бумаге -- это является нарушением ст.9 п.1 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом, ни один из них не будет содержать подписей всех сторон, а ФНС такие акты не примет ни у вас, ни у вашего поставщика.

Возможно 2 варианта дальнейших действий:

1. Распечатать документ из личного кабинета, подписать и отправить поставщику в 2-х экземплярах, для подписания в бумаге.

2. Имеет смысл вам и вашему поставщику подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО) и обмениваться актами в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

Кроме того, возможна такая ситуация, что личный кабинет уже интегрирован с оператором ЭДО, и вы получили акт в виде формализованного документа, но у вас по каким-то причинам нет технической возможности его подписать (например, просто на данный момент нет сертификата электронной подписи). В этом случае электронный акт состоит из нескольких файлов, один из которых создается и подписывается электронной подписью покупателя. Без вашей подписи, электронный документ будет не доукомплектован.

Документооборот по таким актам будет не завершен, и они не будут обладать юридической значимостью. В качестве подтверждения ваших расходов эти документы не будут рассматриваться налоговой инспекцией, так же, как и не могут рассматриваться в качестве обоснования прихода у вашего поставщика.

Подробнее о форматах формализованных электронных документов читайте в серии статей Новые форматы электронной первички. Часть 2. Особенности и отличия.

В любом случае, обе стороны заинтересованы в корректном подписании документов. Так или иначе, вам необходимо прийти к соглашению с партнером, и продолжать подписывать документы на бумаге или приобрести сертификат квалифицированной ЭП и перейти на электронный ЭДО через оператора.

Источник: Synerdocs. Консультации по обмену электронными документами.