Что будет, если не купить? Пять примеров, когда компании пригодилась подписка на новые версии СЭД

Меня зовут Наталья Шутова, работаю в Directum и помогаю небольшим компаниям с выбором корпоративной системы под их задачи.

Немного вводных: если систему документооборота приобретают с локальной поставкой, СЭД устанавливают на сервер компании. Надо один раз оплатить программное обеспечение и далее ежегодно вносить платеж за подписку на новые версии и сервисы. Можно реже — зависит от заинтересованности бизнеса в дальнейшем развитии и автоматизации.

Подписка даёт право на получение новых версий системы, гарантию работоспособности ПО, ряд полезных сервисов от вендора, возможности для обучения и повышения квалификации пользователей системы.

В первый год покупки ПО все обновления будут вам доступны по умолчанию. В следующем периоде менеджер сопровождения обратится к вам с вопросом о продлении подписки. Ежедневно я получаю вопросы от заказчиков: «А что будет, если не купить?». Объясняю на примерах.

Дождались нужной фичи

Минимум 2 раза в год (а чаще 3-4 раза) мы наполняем систему новыми функциями. Реализуем их не просто так, а на основе запросов наших текущих клиентов. Свои пожелания они оставляют в личном кабинете, мы оцениваем, приоритизируем и передаем в работу. Заказчики ждут их и обновляются.

Пример 1: есть клиент из сферы ритейла, который не продлевал подписку больше трех лет. Через некоторое время в компанию пришел новый административный директор. Он проанализировал существующие маршруты согласования документов и увидел, что их стоит упростить и сократить. Но те инструменты, который были в их версии, не подходили. Сначала он решил, что система нуждается в доработках, потом и вовсе стал задумываться о смене якобы «устаревшего» ПО. Только своевременный звонок менеджеру сопровождения избавил компанию от лишних трат. Стоимость подписки за 3 года составила почти 50% от цены ПО, внедренного в компании, но это всё равно гораздо дешевле и быстрее, чем модифицировать систему или переходить на новую СЭД.

Новая функциональность «Согласование по процессу» помогла в считанные дни настроить более гибкие схемы и ускорить утверждение документов в 2 раза.

Пример 2: заказчик не обновлял систему 6 лет — его всё устраивало. Но в какой-то момент вышла версия с такими фичами, которые заинтересовали клиента. Нюанс в том, что пользователи привыкли к версии 3.2., знали ее вдоль и поперек, а обновление до 4.8 вызвало у них шок. За эти годы у системы поменялся интерфейс, значительно изменилась функциональность. Работа встала. Чтобы избежать саботажа и получить эффект от обновлений, руководитель купил услугу по обучению сотрудников.

Потеряли автозаполнение контрагентов по ИНН

Есть особенность — когда у заказчика действующая подписка, то по умолчанию доступен сервис автозаполнения карточек контрагентов.

Пример: компания, предоставляющая коворкинговое помещение, год пользовалась набором из пяти базовых модулей. Когда пришло время принимать решение о подписке, руководство отказалось от продления. Имеющихся возможностей им хватало, никаких инцидентов и новых запросов не появилось — всё логично. Но когда перестала работать кнопка «Заполнить по ОГРН/ИНН», юристы и делопроизводитель ахнули. Специфика бизнеса такова, что несколько новых контрагентов появляются ежедневно, поэтому было очень удобно заполнять данные фирм по одному клику. Пришлось вернуть подписку.

Поддержка стала платной

В подписку включена инцидентная поддержка, то есть поставщик ПО исправляет ситуации, которые влияют на нормальную работу системы.

Пример: клиент из сферы строительства активно использовал проектные модули. Через 6 лет ИТ-специалист решил перенести систему на новый сервер, но столкнулся с ошибками и трудностями. Он обратился к вендору, но версия такой давности уже не поддерживалась, бесплатные консультации по ней были невозможны. Сотрудник компании закупил их по прайсу, но был очень расстроен, узнав, что подписка стоила дешевле…

Исчез доступ к порталу с подсказками

При действующей подписке заказчику доступен раздел «База знаний» на портале Directum Club. Там размещаются новости, полезные статьи про внедрение, лайфхаки, как нетривиально порой заказчики используют систему.

Пример: делопроизводитель компании, оказывающей юридические услуги, регулярно заходила на портал, чтобы почитать кейсы компаний и повторить чужие успехи в своей организации. Но спустя 5 лет использования системы генеральный директор решил не продлевать подписку, пояснив: «Новые фичи нам не нужны, а поддержкой мы никогда не пользовались, у нас и так всё хорошо». Руководство, вероятно, не догадывалось, что «всё хорошо» у них благодаря делопроизводителю Елизавете, которая постоянно изучала новые возможности и в рабочем порядке тихонько воплощала их в жизнь. К счастью, ей удалось убедить директора продлить подписку.

«Хакнули» компанию Directum и очень рады

При продлении подписки клиенты могут 1 раз в год на 3 месяца бесплатно увеличить масштаб системы (количество одновременно работающих пользователей) на 10%. При непрерывной подписке более 1 года — на 20%. Этим успешно пользуется самый хитрый заказчик Directum.

Пример: клиент из сферы продаж стройматериалов купил 40 одновременных лицензий. Примерно столько сотрудников компании работает в системе ежедневно. И есть страшный период под названием «закрытие года», когда в СЭД заходят не только пользователи, согласующие документы, но и вся бухгалтерия, включая сотрудников на аутсорсе. В один из таких декабрьских дней бухгалтерия заняла так много лицензий, что парализовала текущую работу других сотрудников.

Своевременный звонок менеджеру сопровождения помог решить задачку: с сентября по декабрь компания использовала возможности текущей подписки и купила дополнительные 8 лицензий, а с началом нового года снова оформила подписку, и с января по март использовала бонусные лицензии. Таким образом на 6 месяцев в году, в самый горячий период, у них увеличился масштаб системы с минимальными тратами.

Если вы спросите мое мнение, я считаю, что вовремя продленная подписка — залог уверенного развития компании и спокойствия ее сотрудников. Возможно, звучит пафосно, но примеры это подтверждают. Мы рассмотрели лишь пять кейсов, а в моей практике их сотни.

Но решение всегда за вами!

Кстати, есть ли у вас свои показательные истории?