Что на самом деле мешает массовому переходу на ЭДО?

Павел Овчинников, Synerdocs

Источник картинки

В течение года мы – операторы электронного документооборота (ЭДО) - много говорили о проблемах перехода на обмен электронными документами с контрагентами, оперируя серьезными понятиями законодательства и экономики. Но общаясь на конференциях (например, Учет. Налоги. Право. - 2014) с рядовыми бухгалтерами и пользователями мы часто с удивлением обнаруживали, что переход на ЭДО задерживается по совершенно иным, более прозаичным причинам, а большинство наших доводов о причинах перехода ориентировано на персон, глубоко разбирающихся в отрасли электронного документооборота и законодательстве.

В этой статье мы решили проанализировать те препятствия к переходу на ЭДО, которые по факту нам называют рядовые специалисты-предметники. В итоге у нас получился сборник психологических препятствий, который будет интересен всем, кто занят продвижением сервисов ЭДО, а также всем, кто заинтересован в обмене электронными документами с контрагентами.

Обмен или электронная отчетность?

Вы удивитесь, но бОльшая часть бухгалтеров абсолютно уверена в том, что отправляя налоговые декларации в электронном виде, они уже обменивается электронными документами. И это утверждение верно: электронная налоговая декларация – это такой же полноправный документ, как и все остальные, который отправляется контрагенту – в данном случае в ФНС. В этом случае мы объясняем, что не стоит путать электронную отчетность, которая представляет собой всего один бизнес-процесс, с полноценным обменом документами с контрагентами, где сценариев множество. 

При более глубоком разъяснении собеседник сильно удивляется: он действительно не четко разделяет электронную отчетность и ЭДО и не представляет, что помимо налоговых деклараций он может отправлять электронные счета-фактуры, акты и другие документы.

Сложный процесс регистрации

Главная юзабилити-задача всех интернет-сервисов (к коим без сомнений относятся операторы ЭДО) – это создание минимального порога входа. Для того, чтобы понять важность этого процесса, сравните процесс регистрации в любой социальной сети и на портале госуслуг. В первом случае вам зачастую достаточно указать имя и e-mail. Во втором – пройти несколько довольно длительных и сложных процедур. Конечно, портал госуслуг – это не какой-нибудь там имиджборд, тут все серьезно. Тем не менее, сложность регистрации является одним из основных препятствий для работы, скажем, для граждан преклонного возраста, у которых само понятие «интернет» вызывает множество вопросов, не говоря уж о необходимости разбираться во всех этих полях регистрации.

У сервисов ЭДО ситуация аналогичная. Для множества пользователей они представляют собой довольно громоздкие по функциональности и внешнему виду сущности. Для начала работы необходимо пройти ряд процедур – от введения реквизитов до принятия различных регламентов. Первый взгляд на все это уже может оттолкнуть.

Конечно, мы сейчас наблюдаем планомерную работу по упрощению входа в сервисы ЭДО. Операторы убирают или объединяют определенные шаги, упрощают первый вход в сервис. Тем не менее, процесс регистрации еще долгое время будет достаточно стрессовым этапом перехода на обмен электронными документами.

Контрагенты не переходят

Это довольно популярный ответ на вопрос «почему вы не переходите на ЭДО» - «а никто не переходит». Опять уместно сравнение с другими интернет-сервисами: никому же не хочется самому себе писать комментарии под фотографиями в социальной сети. Сервисы ЭДО сами по себе весьма похожи на любые другие решения для коммуникаций, в которых абсолютно нет смысла, если не с кем поговорить.

В последний год мы чаще сталкиваемся с ситуацией, когда компания готова переходить на ЭДО, но большинство ее контрагентов – отказываются или медлят. В масштабах всего рынка у нас сильный дефицит позитивного опыта внедрения ЭДО: об этом рассказывают только очень крупные компании, чей рост и жизнеспособность напрямую связаны с инновациями. Компании поскромнее не торопятся – ведь никто не торопится.

И оператор ЭДО почти ничего не может с этим поделать. Он может только взять на себя львиную долю задач по подключению контрагентов и продумать схемы мотивации. Но «стадное» чувство для пользователей он создать не в силах. Не сегодня.

Нет повода подключаться

Здесь можно было бы пошутить про русский менталитет. Действительно, внешних факторов, как-то прямо влияющих на принятие решения о переходе на ЭДО – нет. Часто на выставках и конференциях приходится слышать фразу от бухгалтеров - «ФНС заставит, вот тогда и перейдем». И значительная часть потенциальных пользователей сервисов ЭДО ждет этого самого пинка, когда не будет другого выхода.

При том, что сегодня на самом деле поводов предостаточно: ФНС уже обещает ужесточить требования к оформлению документов и увеличить число выездных проверок, а операторы проводят маркетинговые акции с выгодными условиями подключения. Предпочтительней согласиться на праздничные предложения и заодно снизить количество поводов для визитов ФНС в ваш офис, правда?

***

Во всех своих маркетинговых активностях мы говорим, что «сейчас самое время начать обмен электронными документами». Это действительно так. Но чисто психологических барьеров (это я еще не говорил о доверии к ЭДО, это тема для вообще отдельного разговора, который ведется с переменным успехом уже много лет) все еще предостаточно. Снять большую часть таких препятствий в силах сами операторы, которые, стоит отметить, за последний год действительно далеко продвинулись в вопросах юзабилити и в работе с аудиторией. Тем не менее, настоящий взлет интереса к ЭДО, скорее всего, будет обусловлен не их стараниями, а экономической ситуацией в стране. Хотя, сегодня строить прогнозы, как показывает практика, дело не благодарное.

Источник: Synerdocs