Должностная инструкция для бухгалтера по стандартам цифровой экономики

Савельева Мария, бизнес-аналитик DIRECTUM

Мы живем в эпоху цифровизации, когда все процессы и документы постепенно переводятся в электронный вид. Конечно, этого не случится в ближайшие пару лет, но событие ближе, чем мы думаем. Бухгалтеры одними из первых столкнулись с электронными документами – это и сдача отчетности в ФНС, отправка и получение платежей из банк-клиента, оформление электронных счетов-фактур.

Когда автоматизация только началась, бухгалтеры использовали учетную систему (чаще всего 1С), в которую заносились бумажные документы. Архив на тот момент существовал только в бумажном виде.

Но постепенно перечень используемых систем расширялся, появился банк-клиент и сервисы сдачи отчетности – ими пользуются уже практически все по той простой причине, что указания спускаются централизованно.

Сравнительно недавно обороты начали набирать сервисы обмена документами (счетами-фактурами, первичными документами, договорами). Но на данный момент еще ни одна компания не перешла на обмен только электронными документами. Доля бумаги в документообороте еще велика, но она постоянно сокращается.

Бухгалтеру нужно быть готовым к цифровому настоящему и будущему. И прокачивать свои компетенции.

Структура должностной инструкции бухгалтера

Должностную инструкцию рекомендуется составлять в соответствии с профессиональными стандартами. Профстандарт «Бухгалтер» утвержден Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 21 февраля 2019 года N 103н и введен с 08.04.2019. То есть это достаточно современный стандарт.

Обычно структура должностной инструкции состоит из разделов: «Квалификация», «Обязанности», «Права», «Ответственность».

В разделе «Обязанности» должностной инструкции бухгалтера при полностью цифровом документообороте останутся примерно те же пункты, которые соответствуют трудовым функциям по профстандарту. Но все эти обязанности нужно будет делать, используя инструменты работы с электронными документами. Необходимость знаний этих инструментов будет зафиксирована в разделе «Квалификация».

Какие инструменты нужны для полностью цифровой бухгалтерии:

• учетная система;
• система банк-клиент;
• сервис обмена электронными документами с контрагентами;
• сервис сдачи отчетности для взаимодействия с налоговыми органами;
• ECM-система для согласования и хранения бухгалтерских документов и отчетов;
• электронная подпись для обеспечения юридической значимости документов.

Не удивляйтесь, что бухгалтеру нужно иметь достаточно технические знания и умения работать с разными информационными системами. Это также зафиксировано в профессиональном стандарте. Например, указано, что для выполнения должностных обязанностей главный бухгалтер должен знать:

• порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи;
• современные технологии автоматизированной обработки информации;
• передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления процессом формирования информации в системе бухгалтерского учета;
• основы информатики и вычислительной техники;
• правила защиты информации;

И одной из новых цифровых обязанностей для бухгалтера является работа с электронной подписью. Правила работы с ней будут зафиксированы в разделе «Ответственность».

В образец должностной инструкции бухгалтера при электронному документообороту мы рекомендуем включить разделы:

Работа с электронной подписью

Работа с первичными учетными документами

Составление регистров бухгалтерского и налогового учета

Составление и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности

Хранение электронных документов

Предоставление документов по требованию контролирующих органов

Работа с электронной подписью

В арсенале бухгалтера может быть несколько электронных подписей, предназначенных для разных целей и систем. Подробнее об этом вы можете прочитать в специальном разделе Бухгалтеру об электронной подписи.

Работа в системе банк-клиент

Бухгалтеры уже давно не ходят пешком в банк и не носят платежки. Большинство учетных систем имеют инструменты для обмена данными с банк-клиентом. Бухгалтер выгружает из учетной системы платежные поручения для оплаты, а из банк-клиента получает выписку для отражения движения денежных средств на счетах учета.

Работа с первичными учетными документами

Все первичные учетные документы уже сейчас могут создаваться и существовать только в электронном виде (пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Внешние документы

При реализации товаров, работ, услуг бухгалтер создает в учетной системе документы, выгружает их в ECM-систему и отправляет на согласование и подписание ответственным, например, главным бухгалтером. После подписания бухгалтер прямо из ECM-системы может отправить документы контрагенту через сервис обмена.

Получение входящих первичных документов может происходить напрямую из сервиса обмена в учетную систему. Но если перед проведением в учетной системе документы могут требовать предварительного согласования и подписания, то в этом случае и используется ECM-система. После согласования утверждающий подписывает документы электронной подписью, контрагенту автоматически отправляется ответ об их подписании, а сами документы загружаются в учетную систему. После загрузки в учетную систему бухгалтеру остается провести документы.

Внутренние документы

Большинство внутренних первичных учетных документов также могут переведены в электронный вид, подписываться электронной подписью ответственных лиц и храниться в ECM-системе.

На текущий момент есть сложности с подписанием электронной подписью кассовых документов (приходные и расходные кассовые ордера), но даже это в ближайшем будущем (когда все физические лица обзаведутся универсальной электронной подписью) перестанет быть проблемой.

Читайте так же Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге. Переходим на электронные документы

Составление регистров бухгалтерского и налогового учета

Регистры бухгалтерского и налогового учета могут составляться в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (пункт 6 статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и статья 314 Налогового кодекса РФ).

По окончании каждого месяца бухгалтером формируются регистры в учетной системе в виде отчетов, которые затем выгружаются в ECM-систему, при необходимости согласуются с заинтересованными лицами и затем подписываются электронной подписью работника, уполномоченного приказом руководителя на ведение регистров в электронном виде.

При необходимости регистры можно выгрузить из ECM-системы со штампом электронной подписи, например, для предоставления по требованию из налоговой (Статья 93 Налогового кодекса РФ).

Хранение регистров в ECM-системе гарантирует неизменность данных по сравнению с формированием аналогичных отчетов при каждом запросе из учетной системы.

Составление и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется в учетной системе в формате xml и отправляется в соответствующие контролирующие органы по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.

Бухгалтеру необходимо обеспечить хранение комплекта электронных документов, подтверждающих сдачу отчетности (декларация и квитанция о приеме), для чего идеально подойдет единый архив на базе ECM-системы. Таким образом, заинтересованные лица организации смогут получить к ним доступ в случае необходимости (например, для участия в тендерах).

Хранение электронных документов

На первый взгляд первичные учетные документы могут храниться в сервисе обмена, большинство операторов бесплатно предоставляют такую возможность. Но оператор в любой момент может прикрыть доступ к архиву или сделать его платным, что усложнит предоставление документов по запросу налоговой в срочном порядке. Поэтому предпочтительнее документы хранить локально, тем более, что в организации может использоваться несколько сервисов обмена и быстро собрать все нужные документы из разных мест будет затруднительно.

Эффективнее, когда вся информация хранится в одном месте, как и раньше, когда архив был исключительно бумажным. Такую возможность предоставляет организация электронного архива в ECM-системе.

Бухгалтерские документы формируются в архив путем группировки документов определенного типа за определенный период по папкам (например, «Счета-фактуры за март 2019 года»). Один и тот же документ в системе может быть помещен в неограниченное число папок в зависимости от привычки и потребностей пользователя в поиске. Например, документ акт выполненных работ может одновременно находиться в папке «Акты за январь 2019» и в папке «Договор № 4 от 20.10.2018 с ООО Ромашка». Все это позволяет относительно быстро найти нужные документы в случае проверки.

Кроме ручного поиска по папкам ECM-система предоставляет механизмы гибкого поиска по виду, номеру, дате, контрагенту, а также поиск связанных документов, например, по договору, поставке, хозяйственной операции и т.д.

При хранении документов в электронном виде может быть настроено разграничение прав доступа к ним. При этом все оригиналы электронных документов будут защищены от изменения электронной подписью. Документы должны быть подписаны усовершенствованной ЭП, в формат которой заложены инструменты для доказательства подлинности: штамп времени, данные об отзыве сертификата и др. Подписание электронных документов такой подписью гарантирует их юридическую значимость на протяжении всего срока хранения.

Читайте так же Хранение электронных документов где и как Долговременный архив: зачем и как его создавать?

Предоставление документов по требованию

Хранение первичных учетных документов, регистров, бухгалтерской и налоговой отчетности в едином электронном архиве обеспечивает быстрый доступ к ним для предоставления по запросам налоговой и других заинтересованных лиц, как внутри организации, так и извне.

Бухгалтер может получить запрос из налоговой инспекции на предоставление определенного перечня документов. Электронный архив предоставляет все инструменты для быстрого поиска и выгрузки истребуемых документов в форматах, принимаемых налоговым органом. При подготовке к выгрузке бухгалтер сможет распределить документы по папкам, соответствующим пунктам требования налоговой, а затем выгрузить их вместе с файлом описи и отправить в ФНС через сервис сдачи отчетности.

Читайте так же Как отправить электронный документ в налоговую?

Будущее цифровой бухгалтерии

Как вы видите, уже сейчас у бухгалтера есть возможность вести практически все документы в электронном виде.

Но на данный момент большая часть документов все еще остается в бумажном виде – некоторые не доверяют электронным документам, другие пока не имеют электронной подписи, третьи считают, что дорого, хотя это совсем не так, кто-то не может убедить контрагентов перейти на электронный обмен. Поэтому бухгалтеру приходится наряду с электронным документами сканировать бумажные и включать в единый архив.

Постепенно доля электронных документов будет увеличиваться. Сначала крупные организации одна за другой будут переходить на использование документов только в электронном виде, затем они потянут за собой более мелкие компании и объем электронного документооборота будет нарастать как снежный ком до тех пор, пока полностью не вытеснит бумажный. А пока у бухгалтера есть время привыкнуть жить без бумаги и постепенно внедрять в должностную инструкцию требования по работе в электронном виде.

Ну а если говорить о совсем будущем, то в полностью цифровом мире, возможно, даже уйдет понятие документ! Документы перейдут в понятие «контент» или «электронный регистр». Многие рутинные операции бухгалтеры смогут поручить роботам. И этого не нужно бояться, у бухгалтера появится время на свои более креативные функциональные обязанности, связанные с обобщением и анализом хозяйственной деятельности предприятия.