Цифровая трансформация в действии — кейсы внедрения Directum RX в госсекторе

При запуске проектов цифровой трансформации органы госвласти вынуждены учитывать множество аспектов. Среди них — глобальные перемены, амбициозные инициативы государства, а также потребности граждан, которые используют государственные сервисы. Эффективное программное обеспечение становится основой для успешной работы.

Отечественная платформа Directum RX — оптимальный инструмент для органов власти. С ее помощью можно настроить и адаптировать бизнес-процессы, оперативно реагировать на изменения законов, соблюдать требования импортонезависимости. Directum RX внесена в реестр отечественного программного обеспечения (запись № 4499 от 16.04.2018 г.), учитывает нормы российского законодательства и совместима со свободно распространяемым ПО — операционными системами Linux, системой управления базами данных PostgreSQL, офисными пакетами LibreOffice, Мой Офис, Р7-Офис и ONLYOFFICE.

Некоторые государственные структуры давно и активно сотрудничают с компанией Directum. Другие — в начале цифрового пути. В этой статье на примере трех проектов внедрения попробуем определить общие тенденции цифровизации, характерные для госсектора России.

Миграция на импортонезависимую платформу и подключение ИИ в органах власти Владимирской области

Для многих организаций в России по-прежнему актуален вопрос миграции с иностранного ПО. Один из примеров — органы исполнительной власти Владимирской области, где довольно долго пользовались системой Alfresco. За время эксплуатации ее адаптировали под текущие процессы и запросы сотрудников, но в 2022 году пришлось задуматься о переходе на импортонезависимый программный продукт. При этом пользователи не были готовы отказаться от привычных регламентов работы. Знакомые сценарии требовалось сохранить в новой системе, параллельно расширив ее возможности.

Эти задачи решили в рамках проекта внедрения Directum RX. Текущие бизнес-процессы настроили на новой платформе с учетом пожеланий пользователей и добавили функциональность, которой недоставало сотрудникам в Alfresco. Так, оптимизировали работу с контрольными поручениями, обращениями граждан и НПА.

Ведомство уверенно движется к полному отказу от бумаги. Многие руководители уже сегодня рассматривают документы только в электронном формате, в том числе дистанционно — с помощью приложения Directum Solo.

Опыт органов исполнительной власти Владимирской области интересен еще и тем, что к работе с корреспонденцией здесь подключили искусственный интеллект. ИИ-механизмы Directum Ario оптимизируют и ускоряют работу с документами: реквизиты извлекаются автоматически, происходит классификация по видам документов, заполняются карточки, с точностью до 90% определяется исполнитель и формируется проект резолюции. Всё это — без участия человека.

Цифровая трансформация во Владимирской области не стоит на месте. Планируется расширить применение мобильных приложений и искусственного интеллекта, настроить решение Directum для управления проектами и командами.

Единое цифровое пространство для 100+ ведомств Астраханской области

Исполнительные органы власти Астраханской области используют Directum уже более 15 лет. За это время внутренние процессы трансформировались, появились новые потребности. Для того чтобы эффективно реагировать на изменения, в Правительстве области решили перейти на импортонезависимую систему Directum RX. Трудилась на проекте компания «Интеллектика Консалтинг» — бизнес-партнер Directum.

В результате более 100 органов и ведомств области взаимодействуют в едином цифровом пространстве. 50+ видов документов перевели в электронный формат. Подготовили стандартизированные шаблоны исходящей корреспонденции, оптимизировали обработку внутренних документов, поручений и нормативно-правовых актов. При этом сохранили привычные сценарии взаимодействия сотрудников.

Также на проекте усовершенствовали работу с обращениями граждан. Обновили карточку обращения и настроили систему так, чтобы она автоматически оценивала полученный текст на корректность и формировала черновик. Ответственный специалист проверяет заготовку и преобразовывает ее в полноценную карточку в один клик. При необходимости обращение легко переадресовать в другое ведомство, если вопрос касается его компетенций.

Еще одно важное обновление — настройка интеграций с МЭДО (Системой межведомственного электронного документооборота) и информационным ресурсом ССТУ.РФ.

В процессе внедрения некоторые руководители начали использовать мобильное приложение Directum Solo для оперативного решения важных вопросов. Предполагается, что в будущем весь руководящий состав возьмет на вооружение эту практику.

Кроме этого в планах — переход на операционную систему Astra Linux, интеграция с Платформой обратной связи, подключение решений Directum для управления совещаниями и проектами, а также настройка долговременного хранения документов. В ведомстве намерены внедрить интеллектуальные механизмы обработки документов, а также тиражировать систему на органы местного самоуправления и подведомственные учреждения.

Развитие цифровизации в Правительстве Вологодской области: бесшовный обмен документами с ведомствами

В 2022 году в Вологодской области завершился проект по миграции с Directum 5 на импортонезависимую платформу Directum RX. В результате в исполнительных органах власти организовали бесшовный цифровой документооборот. Исторические данные перенесли в новую систему, оптимизировали отдельные бизнес-процессы, а также обучили сотрудников работе с ПО.

Успех проекта заложил основу для дальнейшей цифровой трансформации. Уникальные бизнес-процессы заказчика потребовали от партнера Directum, компании СТАРКОВ Групп, гибкости и индивидуального подхода при решении новых задач.

Одной из целей стало создание специальной утилиты для быстрого и удобного переноса отдельных документов из исторической системы. Такая потребность возникала у сотрудников довольно часто. Чтобы для выгрузки каждого документа им не приходилось переключаться между интерфейсами, разработали инструмент, с помощью которого можно прямо из Directum RX найти документ по его ИД (идентификатору), части имени или номеру, а затем перенести его в текущую систему. При этом в Directum RX попадают все версии документа и электронные подписи, сохраняются настроенные права доступа.

Еще одно обновление коснулось процесса обмена данными с внутренними и внешними участниками документооборота. В исторической системе информацию передавали через два отдельных канала — МЭДО (систему межведомственного электронного документооборота) и РДО (систему регионального документооборота). Объединили их возможности с помощью решения «Интеграция с МЭДО».

Теперь обмен документами с внутренними и внешними участниками идет внутри одного модуля «Интеграция». Переключаться между интерфейсами больше не нужно, что очень удобно. По новой схеме данные передаются быстрее, каждый день обрабатывается 600-800 пакетов корреспонденции.

Общие тенденции цифровизации госсектора

Опыт клиентов Directum показывает, что перед государственными органами сегодня стоят разнообразные задачи. В то же время можно выделить некоторые векторы, которые характерны для сектора в целом.

Импортонезависимость в приоритете

Вопросы импортозамещения по-прежнему в фокусе внимания, и это неудивительно. Переход на отечественные программные продукты во многом определяет направление цифровизации, влияет на выбор поставщиков и мотивирует органы власти не откладывать модернизацию информационных систем в долгий ящик.

Интерес к новым технологиям и решениям

Не импортозамещением единым сегодня заняты умы представителей госсектора. Всё чаще их внимание привлекают нестандартные и инновационные инструменты для решения задач. Яркий пример — подключение интеллектуальных механизмов к обработке документов во Владимирской области.

Еще одна тенденция: после того, как настроили базовый электронный документооборот и создали «ядро» цифровизации, заказчики развивают информационную систему и устанавливают новые модули для решения других задач. Самые популярные сферы — управление совещаниями, проектной и командной работой, организация долговременного хранения документов.

Мобильный доступ к системе

Работники госорганов обязаны выполнять задачи четко в срок. Неудивительно, что мобильное приложение, которое открывает доступ к информационной системе через телефон или планшет 24/7, пользуется спросом. Многие руководители в органах исполнительной власти Владимирской, Астраханской, Вологодской областей уже оценили скорость и удобство работы в Directum Solo. Программный продукт, который предлагает мобильный доступ к системе, определенно выигрывает по сравнению с конкурентами.

Оптимизация работы с обращениями граждан

Государство диктует жесткие требования: обращения граждан должны отрабатываться качественно и в срок. При этом количество таких запросов постоянно растет, каналы их передачи множатся. Госорганы вынуждены адаптироваться. На помощь приходят современные ИТ-решения, которые уже интегрированы с госсервисами и помогают обрабатывать обращения граждан без лишних переключений.