Цифровизация кадровых документов и их надежное хранение — два условия стабильности вашего бизнеса

Причины интереса очевидны:

• развитие законодательства в сфере цифровизации документооборота;
• стремление руководителей ускорять процессы и повышать их эффективность;
• удобство и прозрачность цифрового взаимодействия как для работодателей, так и для сотрудников.

Уже сейчас в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе, можно создавать огромное количество документов. Ежегодно их объем в России увеличивается на 20%. Компании уже оценили быстроту и удобство работы в СЭД и при оформлении бухгалтерской документации. Поэтому стремятся перевести в цифру и кадровые процессы. А законодательство разрешает это делать.

В этой статье я расскажу, какие кадровые документы можно оформлять в электронном виде

и почему важно правильно их хранить.

Какие документы можно создавать в электронном виде

Какие документы могут существовать только на бумаге

При переходе на электронное взаимодействие надо помнить, что есть ряд документов, создание которых в электронном виде запрещено законодательно.

Если ваш работник не дал согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде, то вам придется продолжать вести ее на бумаге.

Правила перехода на КЭДО

Основное, что надо помнить про КЭДО, — это не обязанность, а добровольный выбор работодателя и работника. По закону решение о переходе на электронное оформление документов остается за сотрудником. Исключение — те, кто впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа. Для них КЭДО становится базовым форматом.

Задача работодателя — донести, насколько этот способ быстрее и удобнее привычной бумаги. Опыт компаний показывает: даже те сотрудники, кто поначалу отказался от КЭДО, в течении 2-3 месяцев соглашаются на переход. Они видят, как работа коллег упрощается и идет без лишних пауз.

Что обязательно надо сделать, чтобы начать электронное взаимодействие и ничего не нарушить?

1. Разработать и утвердить внутренние нормативные документы, которые регламентируют КЭДО в организации (приказ о вводе КЭДО, положение о КЭДО и соглашение об использовании информационной системы).
2. Получить от работника согласие на электронное взаимодействие (кроме случаев, когда он впервые устраивается после 31 декабря 2021 года и не имеет трудового стажа).
3. Определить форматы и правила использования электронных подписей.
4. Начать создавать документы в разрешенном формате.

Чтобы ничего не упустить и выстроить процесс системно, можно воспользоваться готовыми материалами. Например, чек-лист «Обоснование внедрения КЭДО» поможет структурировать аргументы для руководства, а гайд «Как влюбить сотрудников в электронные кадровые документы» — учесть интересы персонала и повысить вовлеченность.

При выборе решения необходимо обратить внимание на то, каким образом организовано хранение электронных документов до момента их передачи в архив. Главное — сохранить их юридическую значимость.

Требования Минтруда к форматам документов, связанных с работой

С 1 марта 2023 года вступил в силу приказ Минтруда от 20.09.2023 № 578н, который утвердил единые требования к оформлению электронных документов, связанных с работой. Любой документ, задействованный в КЭДО, должен включать:

• основную часть — файл в формате PDF/A-1A;
• файлы приложений к основной части электронного документа (при наличии);
• файлы электронных подписей основной части и приложения;
• МЧД (при наличии), которая должна быть сформирована в соответствии с требованиями приказа Минцифры России от 18.08.2021 № 858;
• описание электронного документа в формате XML.

Отличия форматов кадрового и архивного документа

Электронный документ, связный с работой, и электронный архивный документ имеют похожую структуру:

Но обращаю ваше внимание, что состав метаданных в файле описания файле описания документа отличается.

Эти файлы служат разным целям и содержат неодинаковую информацию. Файл описания документа, связанного с работой, включает сведения, которые должны быть в оперативном контуре и нужны для единообразного предоставления документов по запросам контролирующих органов.

Архивный файл описания также содержит метаданные, но они необходимы для долговременного хранения, а также для обеспечения унификации и при передаче документов в государственные и муниципальные хранилища.

Это важно учитывать, потому что документы по личному составу входят в перечень обязательных к передаче на государственное хранение, например, при ликвидации или банкротстве коммерческих организаций. Предложения обязать все организации передавать такие документы в государственные архивы обсуждаются на профильных конференциях, поэтому к этому вопросу лучше быть готовыми заранее, даже если ликвидация кажется далекой или даже невозможной перспективой.

Почему нужно передавать кадровые документы в архив

Трудно переоценить значимость документов по личному составу — они отражают наши взаимоотношения с работодателем. Корректное ведение этих документов дает возможность избежать проблем при оформлении социальных выплат, пенсии и других официальных процедур. Нам важно, чтобы документы хранились долго и правильно. Для работодателя сейчас это тоже критично.

Я бы отметила основные причины, зачем нам нужно хранить электронные кадровые документы в архиве:

Обеспечивать сохранность документов требует законодательство:

Штрафы за хранение и утечку персональных данных

С мая 2025 года взыскания выросли очень сильно и достигают катастрофических размеров.

Важно знать: действие 152-ФЗ «О персональных данных» НЕ распространяется на отношения, возникающие при:

• организации хранения, комплектования, учета и использования документов, содержащих персональные данные (ст. 1 п. п. 2.2);
• хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов, осуществляемых архивом — учреждением или структурным подразделением организации, как это определено в ст. 3 п. 9 125-ФЗ.

Таким образом, чтобы документы по личному составу не попадали под действие 152-ФЗ, в организации должен быть архив для бумажных документов и система хранения электронных документов (СХЭД) для электронных архивных документов.

Штрафы за неправильное хранение или отсутствие документов

Не стоит забывать и про штрафы за неправильное хранение или отсутствие документов: они не такие большие, как у Роскомнадзора, но тоже неприятные:

А если мы говорим о хранении документов по личному составу, надо учитывать, что если суд принял положительное решение в сторону одного работника и создал прецедент, то и другие могут пойти по его стопам. А это уже может привести работодателя к ощутимому ущербу.

Где правильно хранить документы

Электронные документы сохраняются в специализированной системе, которая обеспечивает их корректное хранение.

Источник изображения на обложке: freepik.com