Действительно ли контент-сервисы отправили ECM-системы в отставку?

Представляем вашему вниманию перевод статьи Дэвида Джонса (David Jones) – директора по продуктовому маркетингу компании Nuxeo – североамериканского разработчика CSP. Автор рассказывает о том, что стало с ECM-системами после знаменитой статьи исследовательской и консалтинговой компания Gartner о смерти термина ECM. Оригинал статьи читайте на сайте ITProPortal.com.

В 2017 году Gartner приняла смелое решение похоронить термин “Enterprise Content Management”. Вместо него компания анонсировала рождение контент-сервисов. «Но что произошло с ECM с тех пор?», – спрашивает Дэвид Джонс, директор по продуктовому маркетингу в Nuxeo.

В посте с заголовком «Смерть ECM и рождение контент-сервисов» компания Gartner заявила, что термин ECM уже отжил свое. ECM-решения задумывались как централизованные платформы для управления всем контентом предприятия. Кроме того, эти системы должны были упорядочивать насыщенные контентом процессы, такие как сбор и распространение информации о знаниях компании, сопровождение клиентов, HR, соблюдение требований регулирующих органов, управление рисками и многие другие. К сожалению, потенциальная возможность ECM-систем помочь организациям использовать собственные информационные ресурсы более эффективно, одновременно повышая оперативность работы за счет управления рабочими процессами, так и не была в полной мере реализована.

ECM-системы имеют важное значение для бизнеса, поскольку являются единым пространством для управления информацией в организации, что увеличивает продуктивность. Пользователям нравится, что они могут искать контент быстро и легко. Однако в некоторых случаях, ECM-системы были загублены архитекторами корпоративных процессов, которые не понимали, как люди на самом деле работают в организации.

Мысль, что ECM сдадут в архив, шокировала как высшее руководство компаний, так и обычных пользователей. Первые были обеспокоены потерей огромных инвестиций в ECM, а также нарушением планов по автоматизации процессов и повышению эффективности компании. Вторые же боялись, что им вновь придется тратить до четверти рабочего времени просто на поиск информации. Если рынок действительно уходит от ECM-систем, то как контент-сервисы заменят их?

Согласно Gartner, контент-сервисы «ориентированы скорее стратегически, нежели чем технологически». Это достигается с помощью набора сервисов и микросервисов, которые Gartner рассматривает в виде интегрированного пакета программ или отдельных приложений с общими API и хранилищами данных для управления различными типами контента. Однако это не значит, что все функциональные возможности ECM отмели в сторону. Речь идет об уходе от инвестирования в монолитные платформы и точечном поиске необходимых предприятию возможностей с последующим их выгодным использованием.

Более умный подход к управлению информацией

Неужели предприятия отказывались верить в происходящее? Они наверняка должны были предвидеть надвигающиеся изменения. В конце концов, цифровая трансформация изменяет наши ожидания от систем управления информацией. Предприятия хотят получить оперативные, гибкие и масштабируемые решения, которые легко интегрируются в другие ключевые бизнес-системы. Им нужны решения, которые работают в облаке и на мобильных устройствах.

Сегодня мы все ожидаем от приложений, что они окажутся умными, легкими и интуитивными в использовании. Современные корпоративные приложения быстро становятся потребительскими, доступными и массовыми. Наши ожидания от рабочих приложений во многом обусловлены теми продуктами, которые мы используем в личной жизни. В разрезе контент-сервисов, предприятия могут выбирать приложения и компоненты, подходящие под специфические нужды бизнеса, что совпадает с нашими потребительскими запросами.

Распутье

Официальное объявление Gartner отображает раскол в индустрии.

Изначально ECM-системы задумывались для перевода бумажных документов в электронный формат, чтобы более эффективно управлять и распределять информацию внутри и вне предприятия. С появлением новых форматов, таких как изображения, видео и другие мультимедиа, стало невозможным управлять контентом с одной платформы.

Контент стал основой всего. Прошли те дни гигантских «универсальных» систем, которые так долго доминировали на рынке корпоративных решений. Предприятиям сегодня не нужны огромные хранилища документации, им необходимы платформы, которые могут безопасно предоставить доступ к контенту в разных хранилищах, объединяя множество прикладных программ. Традиционные ECM-системы попросту не оснащены инструментами для управления столь разнообразным набором контента, а потому они больше не могут соответствовать динамике современного рынка.

Однако многие предприятия существенно вложились в ECM-направление и дали четко понять, что они не готовы отказаться от своих систем и начать все заново. Но подобный радикальный подход необходим. Системы класса Content Services Platforms могут интегрироваться с устаревшими ECM-решениями и существующими приложениями.

Переопределяя ECM

ECM трансформируется вместе с новыми стратегиями и технологиями, которые могут управлять контентом, деловыми процессами, правами доступа и другими базовыми ECM-возможностями таким способом, который охватывает всю информационную экосистему предприятия. Существует мнение, что ECM-система, какой мы ее знали, продолжит работать в фоновом режиме – она станет двигателем, который снабжает инфраструктуру все более разнообразным контентом и содействует процессу принятия решений.

По мере того как ECM продолжает эволюционировать в контент-сервисы, выбор предприятиями технологических решений будет определять насколько легко и эффективно они смогут адаптировать управление контентом и свою работу с электронными документами.

Перспективы на будущее

Переход на мобильные устройства, общие инструменты и облачные решения сделали среду управления информацией значительно более комплексной. Новые процессы, типы контента и бизнес-модели требуют новых инструментов.

Компания Gartner считает, что контент-сервисы станут тем способом, который предприятия начнут использовать для развертывания гибких, органично встраиваемых и масштабируемых решений. Это побудило многие предприятия пересмотреть свои стратегии и инструменты по управлению информацией и задуматься о более широком и стратегическом подходе, который позволяет эффективнее распоряжаться их текущими контент-системами и данными.  

Это вовсе не значит, что потребность предприятий в функциональных возможностях ECM-систем пропала. Однако означает, что предприятиям стоит больше думать о том, что они хотят делать со своим контентом и информационными ресурсами, чем просто об использовании инструментов ECM. Сегодня системы класса Content Services Platforms объединяют все части контента и данных, необходимых бизнесу для создания эффективных решений в таких сферах, как рассмотрение жалоб и претензий, оформление приема сотрудников и др. Создание таких решений означает мыслить иначе, связывать информацию из различных источников и разрабатывать решения, ориентированные на конечных пользователей – это будет непросто, но в конечном счете принесет хорошие плоды.

Реальность такова, что сейчас, больше чем когда-либо, для предприятий крайне важно эффективно управлять собственной деловой информацией для быстрого и легкого извлечения всех возможных конкурентных преимуществ.