Дирижер проектного управления — контрольные точки

На первый взгляд, эту же функцию может выполнять веха проекта. В чем разница между вехой и КТ? Найдем ее с помощью простых аналогий.

Веха — это маркер, который подсвечивает ключевые моменты на проектном плане. Она обозначает достижение определенного этапа или цели. У вех нет продолжительности и трудоёмкости. Они служат ориентирами, которые показывают прогресс проекта. Веха помогает РП акцентировать внимание на самых важных моментах в хронологии проекта.

Контрольная точка — «промежуточная станция техобслуживания» в жизненном цикле проекта. Она помогает оценить, как команда движется к конечной цели, и в каком состоянии находится проект. Контрольные точки требуют времени для анализа и оценки. В отличие от вех, КТ могут выставляться на уровне программы или портфеля.

Контрольные точки часто связаны с конкретными задачами и результатами. Так, вехой может быть начало разработки, а КТ — выпуск первой версии продукта.

Ломаем барьеры: как экосистемный подход улучшает управление проектами В ИСУП Directum Projects реализован уникальный инструментарий по управлению контрольными точками, который сочетает в себе 2 подхода.

Первый подход: своевременный анализ

Гейтовая модель — это подход, который разбивает проект на отдельные этапы или «ворота». Каждые из которых представляют собой контрольную точку. В ней команда тщательно анализирует и оценивает проект, чтобы принять решение о его продолжении, изменении или прекращении. Этот подход помогает контролировать сроки и бюджет проекта, а также его соответствие ожиданиям стейкхолдеров.

Особенности подхода:

• каждая КТ — отдельная карточка;
• владелец точки отвечает за ее прохождение;
• у КТ есть уровень, который определяет ее критичность;
• можно заранее спрогнозировать, будет ли точка достигнута;
• для закрытия КТ нужно вложить необходимые документы.

Карточка контрольной точки

При грамотной расстановке таких КТ в проекте появится список с ключевыми событиями. Он поможет оценить состояние проекта без погружения в план-график и выполнение задач по этапам.

Перечень контрольных точек в проекте

С помощью КТ вышестоящему руководству доступна объективная картина по проекту без необходимости погружаться в детали.

Гибридный подход к управлению проектами: как одновременно работать с классическими и гибкими методологиями При таком подходе команда может вести проект по водопадной модели с помощью план-графика и по Agile на соответствующих досках. В последнем случае работы ведутся по гибкой методологии, но с верхнеуровневым инструментом контроля. Так, реализуется гибридная модель управления проектами.

Второй подход: синхронизация между проектами

Контрольные точки можно связывать с вехами проектов. В этом случае заданные КТ используются для синхронизации между связанными проектами на уровне программ и портфелей. Например, при достижении вехи на одном проекте запускаются работы по другим проектам. Если изменятся сроки прохождения вехи в связанном проекте, система оповестит владельца КТ. Ему придется проанализировать ситуацию и принять меры в смежных проектах.

Контрольные точки связывают проекты между собой, создавая сеть взаимодействия и синхронизации. Они позволяют управлять изменениями и адаптироваться к новым обстоятельствам, обеспечивая гибкость и эффективность управления проектами. Они как дирижер, который синхронизирует оркестр, чтобы создать гармоничное музыкальное произведение. Каждый музыкант играет свою партию, но все они работают вместе, чтобы создать нужную композицию. Так и контрольные точки помогают различным проектам работать вместе, чтобы достичь общей цели.

Для визуальной оценки состояния проекта можно использовать интерактивный отчет «Дорожная карта». На нем отображаются контрольные точки, связанные с ними вехи и их движение относительно проектов. Отчет можно скроллить по шкале времени и масштабировать для акцентирования внимания на нужных участках. Всплывающие подсказки укажут необходимую информацию по всем элементам на дорожной карте. А руководство сможет оценить проект на верхнем уровне.

Дорожная карта портфеля

Правила успеха при работе с КТ

Для грамотного планирования и определения контрольных точек нужно:

• связывать КТ с целями и результатами проекта. Также контрольные точки должны отражать критерии, по которым будут оцениваться результаты. Чтобы избежать разногласий со стейкхолдерами, КТ согласуются с ними.

• связывать контрольные точки с планом и ресурсами проекта. КТ должны быть реалистичными и выполнимыми в рамках сроков, бюджета и качества проекта. Контрольные точки сопоставляются с проектным планом и распределением ресурсов.

• связывать контрольные точки с рисками и проблемами проекта. Контрольные точки должны быть адаптивными и гибкими, чтобы учитывать возможные изменения и неопределенности.

Использование контрольных точек — признак высокого уровня зрелости проектной деятельности. Directum Projects даёт возможность комбинировать разные подходы и методы управления с помощью КТ. При грамотном использовании этого инструмента получается максимально точная дорожная карта. Она помогает анализировать состояние портфелей проектов и соответствие стратегическим целям компании.