Почему проекты не достигают целей и как это исправить

Задача руководителя не ограничивается планированием и стратегией: проекты без контроля подобны кораблю без штурмана. Даже безупречный план может столкнуться с «рифами»: изменениями требований, непредвиденными расходами или срывами сроков.

В этой статье мы разберем, чем управление проектом отличается от контроля, почему оба процесса важны и как их эффективно сочетать.

Что такое управление проектами

Управление проектом — это больше, чем просто планирование и постановка задач. Это стратегическое видение и способность предвидеть проблемы до того, как они возникнут.

Ключевые элементы проектного менеджмента:

• Четкие и измеримые цели. Обозначьте конкретные показатели, которые можно достичь.
• Временные рамки и бюджет. Установите сроки и адекватно распределите финансы.
• Ресурсы и роли. Определите, какие ресурсы потребуются, кто и как будет их использовать.
• Риски. Создайте план действий на случай, если что-то пойдет не так.

Если цели недостаточно конкретны или ресурсы распределены нереалистично, то проект может провалиться.

Приведу пример. Один из наших заказчиков не заложил достаточное количество ресурсов и хотел выполнить большой объем работ за короткие сроки. Чтобы достичь цели, пришлось пересмотреть план: пересчитать время и добавить необходимые ресурсы.

Хороший менеджер проекта всегда смотрит вперед, готов к изменениям и умеет гибко адаптироваться к новым условиям.

Что такое контроль проектов

Если управление проектом — это стратегия и планирование, то проектный контроль — это механизм реализации. Руководителю необходимо следить за выполнением задач, анализировать ключевые показатели и в случае необходимости корректировать действия.

Главные ошибки:

Как эффективно сочетать управление и контроль?

Используйте современные информационные системы управления проектами, которые помогут спланировать, разделить стратегические и оперативные функции, а также регулярно пересматривать планы и метрики.

Directum Projects сочетает в себе классические и гибкие методологии: работайте в едином интерфейсе с проектами, задачами, документами, процессами и знаниями.

Практические рекомендации

1. Периодически пересматривайте стратегию и план проекта

Задачи, поставленные на старте, часто теряют актуальность из-за внешних условий или появления новых требований. Адаптироваться к изменениям поможет регулярный пересмотр плана.

Классическое представление плана проекта в Directum Projects

Изменения должны быть четко зафиксированы в системе и согласованы всеми заинтересованными сторонами. Это нужно, чтобы обеспечить прозрачность процесса.

Настройка маршрута согласования плана проекта

2. Установите четкие метрики для оценки эффективности проекта

Для каждого проекта нужно определить ключевые показатели, которые будут отображать его состояние и выявлять проблемные места. Обычно это сроки, затраты и трудоемкость.

В Directum Projects можно не только легко настроить эти метрики, но и расширить список показателей эффективности. Это поможет своевременно выявить отклонения и принять меры.

Настройка показателей эффективности

Статус по каждой группе объектов управления отображается в соответствующем виджете: перейти к нужному реестру можно по одному клику.

Набор виджетов по статусу проблем и стадиям выполнения

Дорожная карта покажет показатели «здоровья» проекта: они динамично меняются в виде цветной шкалы вдоль каждого объекта управления. Так можно узнать, на какой стадии находится проект, и где конкретно произошли изменения.

Дорожная карта с историческими данными состояния проектов

3. Разделите функции управления и контроля

Контроль и управление требуют разных навыков и фокусов. Менеджер проекта занимается стратегическим планированием и координацией всех участников. А контролер — следит за выполнением задач, предоставляет отчеты и анализирует прогресс.

Закрепите функции специалистов в проектной документации. Так каждый будет сосредоточен на своих задачах, и команда сможет быстрее прийти к обозначенным целям.

Карточка проекта с возможностью указать всех ключевых участников

4. Фокусируйтесь на управлении рисками

Появление рисков неизбежно в любом проекте, но грамотное управление помогает минимизировать их влияние. Создайте план: включите список угроз, их вероятность и потенциальное воздействие. Этот план нужно регулярно пересматривать. Особенно, когда вы вносите изменения в проект.

Описание карточки риска в Directum Projects

5. Проводите регулярные встречи с командой и заинтересованными сторонами

Directum Projects поможет подготовиться к совещаниям: из системы можно автоматически выгрузить отчеты, которые содержат все ключевые данные по проекту, а также привязать встречи к конкретному проекту со всеми документами.

Отчет по проекту

Эти рекомендации подойдут как новичкам, так и опытным управленцам. При помощи информационной системы управления проектами вы сможете разделить стратегические и оперативные функции.

Помните, что управление проектами и их контроль — не статичные, а гибкие и динамичные процессы, которые требуют постоянного внимания и оперативной реакции.