Для чего автоматизировать работу СМК

Грамотно выстроенная СМК, как мы знаем, позволяет повышать качество продукции/услуг, которое напрямую влияет на удовлетворение клиентов. Поэтому сегодня СМК является неотъемлемой частью системы управления предприятием и составляющей успешного бизнеса.

В этом материале я еще раз хочу выделить основные факторы, которые помогут предприятиям понять, для чего надо автоматизировать связанные с системой менеджмента качества (СМК) процессы.

Работа СМК строится на выполнении широкого спектра задач. Остановимся сегодня подробнее на двух, которые я условно назвала управление технологическими документами и управление внутренними аудитами.

Начнем с процесса управления документами. Итак, технологические документы создаются для описания процесса выполнения работы, т.е. отражают типовые приемы работы и правила, принятые на предприятии. Известно, что такие документы создаются не для руководителей, а для сотрудников предприятия, поэтому каждый документ имеет большое число копий (идеальный вариант – 1 документ на 1 сотрудника), которые своевременно передаются всем, кто имеет отношение к описанному в нем процессу. Документы необходимо своевременно актуализировать. И независимо от того, переписаны этапы процесса или добавилась всего лишь одна строчка на 17 странице документа, его необходимо согласовать и поставить подпись высшего руководства. После чего сделать всем новые копии и раздать/заменить.

А теперь задумайтесь над тем, насколько бы сократилось время сотрудников и затраты на бумагу и тонер, если бы эти процессы были автоматизированы? Например, с помощью системы электронного документооборота. Не надо распечатывать документ и бегать с ним по всему предприятию и выстаивать в очередях, для того чтобы собрать подписи. А затем делать бесконечное число копий этого документа и всем его раздавать. Автоматизация документооборота предоставляет возможность разослать документ через  систему, а также опубликовать ее на внутреннем портале организации. Кроме этого, СЭД позволит создать единое хранилище документов. И данные, ранее хранящиеся в виде файлов на компьютере, незащищенных от чьего-либо изменения или случайного удаления, теперь будут всегда защищены, например, посредством разграничения прав доступа. Таким образом, работа с технологическими документами становится более простой и защищенной.

Для развития СМК недостаточно описать процессы предприятия в документах, нужно также отслеживать их исполнение. В рамках анализа деятельности на предприятии регулярно проводятся внутренние аудиты. Их задача – выявлять несоответствия фактического выполнения процесса с прописанной технологией. По результатам аудита разрабатываются корректирующие и/или предупреждающие действия. К концу года предприятие имеет одну папку с отчетами о проведении аудита, и вторую – с документами, в которых отражается: что, кому и когда сделать для устранения несоответствия и предотвращения его появления в будущем. С таким количеством бумажных документов можно пропустить или даже забыть о контроле выполнения какой-либо работы по устранению несоответствия. Вместе с этим, каждый ответственный за качество может в любой момент запросить развернутый анализ по своему участку СМК. В этом случае, все документы в папках срочно пересматриваются, а данные переносятся в итоговый отчет. Напрашивается вопрос: как вы думаете, насколько быстро можно сформировать отчет с такой стопкой бумаги? Да, времени это займет немало.

Тут может помочь специализированное бизнес-решение, которое позволит планировать и проводить аудиты, отражать и анализировать, полученные в его ходе результаты и фиксировать их в отчеты. А уже зафиксированные корректирующие результаты можно отправить на исполнение по направлениям и вести контроль. И самое главное, бизнес-решение дает возможность сформировать итоговый отчет для руководства быстро и в любое время. Сроки предоставления отчетов максимально сокращены. Эффективностью такой работы все довольны: и исполнители, и ответственные за качество, и руководство. В результате, СМК работает!

Подведу итог.  Автоматизация работы СМК позволяет:

●    структурировать процесс работы с документами СМК;

●    сократить трудоемкость (исправить, распечатать, согласовать, подписать, сделать копии, всем раздать – этот процесс будет автоматизирован);

●    уменьшить материальные затраты на распечатывание и копирование;

●    создать единое хранилище документов (вы избавитесь от бесконечных стопок бумаги);

●    защитить документы от потери, а также от несанкционированных исправлений;

●    оптимизировать работу по планированию и проведению внутренних аудитов;

●    контролировать исполнительскую дисциплину по устранению несоответствия;

●    анализировать результаты, полученные в ходе внутренних аудитов и фиксировать их в отчетах;

●    сократить время формирования отчетов по работе СМК.

Я перечислила только основные результаты автоматизации. Но даже по ним видно, что автоматизация приведет к дальнейшему развитию бизнеса, появится возможность перенаправить освободившиеся ресурсы на выполнение других основных функций, на которые раньше времени не хватало.

Оригинал текста опубликован: Club CNews.