EDI: единый стандарт обмена данными обретает плоть в России

Мировой опыт использования систем EDI насчитывает уже около 30 лет. В России этот срок почти на порядок меньше. Однако, благодаря стремительному развитию рынка розничной торговли, вопрос о применении EDI стал весьма насущным и в нашей стране.

Пионерами технологии EDI (Electronic Data Interchange) в Европе были Швеция и Великобритания, а с 1987 г. началась реализация общеевропейского проекта по EDI (EANCOM).

EDI представляет собой сочетание трех направлений: бизнеса, обработки и обмена данными. Системы EDI являются эффективным средством взаимодействия бизнес-партнеров (производителей, ритейлеров, брокеров, оптовиков, складов, перевозчиков, таможенников и др.), осуществляемого путем передачи коммерческих данных непосредственно из одной компьютерной системы в другую. При этом взаимодействие происходит на уровне приложений и без участия человека. Кроме того, применение EDI освобождает компании от необходимости задумываться о совместимости их компьютерных систем.

Основа EDI — протокол прямого обмена деловыми и коммерческими документами между вычислительными средами. Суть EDI заключается в создании стандартизованных документов и представлении их в виде, удобном для компьютерной обработки.

Одними из основных преимуществ EDI являются:

Экономичность — значительное снижение объемов бумаг, подлежащих обработке, приводит к снижению расходов на персонал и административное управление. Освободившиеся сотрудники могут быть переориентированы на решение других задач.

Оперативность — большие объемы коммерческих данных могут быть в течение нескольких минут переданы из одного компьютера в другой. На них будет получен ответ, что позволит немедленно удовлетворить запросы клиентов.

Точность — использование EDI исключает появление ошибок, неизбежных при наборе данных вручную.

Кроме того, EDI позволяет компаниям улучшить процессы управления и контроля в сферах производства, закупок и материально-технического снабжения. EDI является ключевым компонентом стратегии «точно в срок» (just-in-time), обеспечивающей оперативное удовлетворение запросов заказчика на участке «поставщик-клиент» и значительное снижение расходов складского хранения.

Системы EDI имеют одно коренное отличие от систем корпоративного электронного документооборота. EDI — межкорпоративные системы обмена электронными документами, составленными по строго стандартизированным правилам. За счет этого и достигается интероперабельность системы. А в системах электронного документооборота, разрабатываемых, как правило, в рамках корпорации или предприятия, обмен данными осуществляется через распределенную реляционно-ориентированную СУБД и в произвольном формате. Внедрение EDI не означает замены действующей информационной системы компании, необходимо лишь настроить систему в соответствии с требованиями EDI.

Корректное внедрение EDI позволяет минимизировать расходы, связанные с составлением и передачей документов. По словам Сергея Федосеева, директора по развитию ААИ ЮНИСКАН, успешно действующая EDI-система — это выгода не только для ритейлера, но в значительной степени и для поставщика. Благодаря применению EDI поставщик имеет возможность оперативно реагировать на потребительские запросы, оптимизировать процессы планирования производства и управления товарными запасами. Небольшим компаниям не требуется крупного вложения средств в EDI, поскольку уже существуют решения, позволяющие осуществлять обмен данными на базе того программного обеспечения, которым оснащена компания-пользователь. Следует отметить, что во взаимодействии с помощью рассматриваемых систем заинтересованы не только коммерческие организации, но и контролирующие органы, такие, как таможня, налоговая служба и другие. Очевидно, что государство заинтересовано сделать финансовые потоки безналичными, прозрачными и контролируемыми, а также стимулировать быстрое обращение денег в экономике и уменьшить накладные расходы на их обслуживание и функционирование фискальных систем.

По мнению Сергея Федосеева, «процессы внедрения EDI и любого нового продукта схожи. Сейчас, при наличии доступа в интернет, эти услуги дешевы и доступны даже небольшим компаниям. В любом случае, распространенное мнение о том, что внедрение EDI в организации является весьма дорогостоящим удовольствием, ошибочно. Путем применения стандартных сообщений EDI можно быстро и точно передавать данные независимо от особенностей программного и аппаратного обеспечения, которыми располагают пользователи. При этом эффективность вложений средств в EDI становится очевидна в весьма короткий период времени». Однако переход в режим «он-лайн» дает возможность снизить издержки в тех компаниях, где уже достигнут определенный уровень упорядочения бизнес-процессов и внедрены системы автоматизации управления.

С помощью технологий EDI данные из корпоративных информационных систем переводятся на понятные другим системам стандарты и передаются по защищенным каналам связи. И здесь особую важность приобретают вопросы, связанные с организацией EDI, такие, как стандартные форматы, безопасность соединения и организация специализированных сетей. В связи с этим сегодня интернет становится не просто транспортной средой, на его основе возникают качественно иные формы взаимодействия.

Единые стандарты превыше всего

При организации EDI-системы трудно переоценить значение четких и понятных стандартов — неотъемлемой части EDI. Соответствие форматов данных определенным стандартам позволяет наладить эффективный обмен информацией между всеми участниками рынка и получение ее в однозначно определенной форме. На сегодня в системах EDI широко используются около двенадцати стандартов, но наибольшую популярность прибрели два: UN/EDIFACT и ANSI ASC X-12.

В настоящее время почти все компании имеют приложения для обработки и представления коммерческих данных в электронной форме — в виде различных электронных документов, причем внутри компаний эти данные трактуются известным и однозначным способом. Проблема в том, что при использовании одинаковых типов данных большинство компаний применяет разные прикладные программы.

В 2003 году был разработан формат AS2, который объединяет EDI и интернет. Новый стандарт позволяет обмениваться цифровыми данными через протокол http, который обычно используется для просмотра веб-страниц. Большинство современных систем электронного обмена документами поддерживает этот стандарт.

Существующие EDI-системы, в которых используются ранее разработанные стандарты, могут быть интегрированы с XML/EDI, и это не потребует новых капиталовложений для разработки глобальных систем. Такая интеграция возможна несколькими способами:

●     разработкой форм, способных генерировать EDI-сообщения, для пользовательских приложений;

●     созданием форматов EDI-сообщений для их передачи по интернету или через сети с добавленными услугами (Value-added Networks, VANs), или, как их еще называют, «электронные почтовые сервисы»;

●     разработкой пользовательских шаблонов для интерпретации согласованных правил с помощью стандартных программ просмотра, например, через браузер.

Однако стоит отметить, что многообразие стандартов — основной риск проектов EDI.

Каналы связи

EDI-пространство может быть организовано поверх различных телекоммуникационных протоколов (Х.25, FR, TCP/IP), электронной почты стандарта Х.400 и SMTP/S-MIME. Таким образом, любая вновь подключившаяся к EDI-сообществу организация получает возможность работать со всеми EDI-партнерами, независимо от их числа. При этом единственным необходимым условием является установка EDI-шлюза в организации.

Для EDI-систем распространенными видами прямых соединений являются VPN (Virtual Private Network), FTP (File Transfer Protocol) и EDIINT (EDI over the Internet), сети с добавленными услугами (Value-added Networks, VANs).

В качестве платформы для EDI может использоваться широкий диапазон оборудования: мэйнфреймы, серверы среднего класса или клиент-серверы и даже обычные ПК. При выборе платформы главное — правильно оценить объем ожидаемых транзакций, вид данных для обмена и число бизнес-партнеров.

EDI-рынок: нарастающий темп

В течение прошедших двух лет мировой рынок EDI испытал новый «всплеск». Связано это с тем, что EDI в соединении с практически повсеместно применяемым интернетом позволяют осуществлять электронные транзакции в реальном времени и тем самым существенно ускорить процессы взаимодействия между торговыми партнерами. Согласно прогнозам IDC, в течение ближайших пяти лет объем продаж товаров посредством EDI в Европе будет возрастать ежегодно более чем на 15%. При этом главным двигателем роста рынка останутся традиционные EDI-каналы, но наравне с ними будут применяться и технологии EDI по интернету.

По данным аналитического агентства Giga Information Group, проводившего исследование североамериканского рынка EDI-систем, в течение следующих нескольких лет EDI-транзакции продолжат составлять большую часть B2B-сделок. Объем продаж программного обеспечения и услуг в сфере EDI вырастет с $1,8 млрд. в 2001 г. до $2,1 млрд. к 2006 г.

Распределение EDI-транзакций по отраслям

Источник: Giga Information Group, Inc., 2002 г.

В приведенной таблице представлено распределение объемов EDI-сделок по отраслям промышленности в США. Эксперты Giga Information Group отмечают, что технология EDI почти не внедряется в сельском хозяйстве и лесной промышленности.

По мнению Giga Information Group, на рынке прослеживается устойчивая тенденция к использованию интернета в качестве транспортной среды для EDI-коммуникаций. Несмотря на это, многие компании все еще предпочитают сохранять в качестве основного канала для передачи данных сети с добавленными услугами (VANs) или соединения типа "точка-точка".

Россия. Интерес к EDI возрастает

Ситуация с внедрением и использованием EDI в нашей стране сильно отличается от того, что наблюдается в западных странах. Там электронные системы обеспечения доставки товаров, платежей, торговли по каталогам, автоматизации предприятий и EDI развивались десятилетиями, а у нас все это появилось лишь несколько лет назад.

Благодаря стремительному развитию рынка розничной торговли, вопрос о применении EDI стал весьма насущным. Тому есть несколько причин, основными из которых являются:

●     Стремительное расширение ассортимента продукции, и, как следствие, увеличение числа поставщиков для розничных сетей. Если раньше десяток поставщиков, работая с отдельными торговыми точками, справлялся с небольшим ассортиментом, то с появлением крупных форматов торговли, таких, как супер- и гипермаркеты, потребовались сотни, а впоследствии — тысячи поставщиков, чтобы обеспечить бесперебойное снабжение магазинов.

●     Как следствие увеличения числа поставщиков, произошло и увеличение потока бумажных документов, требующих обработки. Контрагенты вынуждены создавать специальные отделы, осуществляющие обработку взаимной бумажной документации, и соответственно, архивы для хранения этой документации.

●     С ростом информационных потоков возрастает и количество ошибок при вводе информации вручную.

●     Появление на российском рынке крупных зарубежных ритейлеров стимулирует заинтересованность во внедрении EDI. Мировые розничные сети, такие, как Auchan, Metro и др., а также их партнеры — ведущие производители и поставщики: Coca-Cola, Gillette, Procter&Gamble и др. — уже давно основывают свою работу на применении EDI на своих предприятиях за рубежом. При этом все компании отмечают заметное сокращение материальных и временных затрат на поставку, складирование, хранение товаров и материалов и, соответственно, увеличение прибыли.

Учитывая названные причины, современный рынок ритейла в России невозможен без использования EDI. Говорить о том, что электронный обмен данными в России вообще не существовал ранее, наверное, не стоит, но до недавнего времени вопросам EDI не уделялось достаточно внимания из-за относительной неразвитости российского рынка. Многие потенциальные потребители EDI, например, розничные компании, были больше ориентированы на рост и экспансию, уделяя меньше внимания оптимизации затрат на логистику и производство — те проблемы, которые как раз и решаются с помощью EDI. Однако сегодня конкуренция заставляет искать новые источники прибыльности, и экономия на затратах выходит на первый план. К тому же, в Российской Федерации только начат процесс разработки законодательных актов, регулирующих процессы обмена электронными документами, а в связи с этим полномасштабное развитие EDI-систем идет не столь быстрыми темпами.

В настоящее время работы по внедрению EDI-систем ведутся совместно двумя организациями: ECR-Rus (Efficient Consumer Response — Эффективный отклик на запросы потребителя) и ААИ ЮНИСКАН/EAN Россия, являющейся единственным полномочным представителем в России глобальной Ассоциации товарной нумерации EAN International. Эта организация принимает непосредственное участие в разработке глобальных стандартов EDI. Каждый продукт (товар), к какой бы группе он ни принадлежал, имеет свой уникальный номер EAN. Так, вместо использования собственных «внутренних» кодов товаров, все используют один и тот же международный код. В то же время, каждая сторона, участвующая в транзакции, также идентифицирована уникальным номером EAN — GLN (Global Location Number), который используется при электронном обмене данными. Сеть национальных организаций EAN охватывает более 100 стран мира, обеспечивая поддержку стандартов EAN.UCC на национальных языках этих стран для постоянно расширяющегося числа пользователей.

Осенью 2004 года инициативе ECR в России исполнился 1 год. Задача ECR в России, как и в мире, — оптимизация цепи поставок совместными усилиями производителей, поставщиков и предприятий розничной торговли с целью уменьшения материальных и временных затрат в процессе доставки товара, увеличения прибыли, оптимизации складских операций, ценовой политики, ассортимента и улучшения качества обслуживания конечного потребителя. На данный момент в мире активно функционируют пять региональных органов, развивающих инициативу ECR, — в США, Европе, Азии, Африке и Австралии. По всему миру крупные оптово-розничные сети, такие, как Wal-Mart, Tesco, Carrefour, Shaw's, Target, Lowe's, Wegmans, Procter&Gamble, Hershey Foods, Campbell's и т.д., а также ведущие производители и поставщики основывают свою работу на принципах методики ECR. Многие компании привлекают своих торговых партнёров к использованию этой технологии для успешного ведения дел в торговом сообществе. ECR также уделяет значительное внимание разработке российских стандартов EDI на базе международного стандарта EANCOM и созданию инфраструктуры EDI. Так, в середине 2004 года ECR провела тендер, по результатам которого было выбрано несколько компаний, получивших право предоставления услуг электронного обмена данными в рамках инициативы Effective Customer Response.

«Эксперты ECR-Rus постоянно проводят оценку деятельности поставщиков услуг EDI на российском рынке, рекомендуя участникам рынка только компании, отвечающие высоким мировым стандартам обслуживания. Список рекомендуемых провайдеров состоит на данный момент из 3-х компаний, однако ECR планирует расширять его по мере рассмотрения заявок» — говорит Максимилиан Мусселиус, координатор проектов ECR-Rus. Критериями выбора компаний были как технологическая готовность к оказанию такого рода услуг, так и стоимость услуг. Последний параметр приобретает особое значение в свете того, что ECR ставит своей задачей внедрение технологий электронного обмена данными не только в крупных компаниях, но и в компаниях среднего и даже малого бизнеса. «ECR подписывает соглашение со всеми поставщиками услуг, тем самым контролируя и поддерживая базовый стандарт качества для всех компаний членов ECR» пояснил г-н Мусселиус.

«Появление в России провайдеров EDI-услуг значительно ускоряет развитие этого сервиса. Провайдер берет на себя всю совокупность процессов, ресурсов по обеспечению электронного обмена данными между компаниями, несет обязательства по срокам доставки сообщений и корректности их обработки, работоспособности системы в целом, а также оказывает поддержку пользователям. Это приводит как к значительной экономии инвестиций компаний, планирующих использовать EDI, так и к ускорению процессов подключения компаний к сервису, а также к повышению интеллектуальности и надежности обмена данными» —отметил г-н Мусселиус.

Особый интерес к электронному обмену данными проявляют в России компании розничной торговли. В настоящее время в информатизации российской розничной торговли идет перестройка. Двумя рычагами этого процесса стали рост масштаба бизнеса торговых сетей и приход крупных западных торговцев. Отечественные торговые компании готовы внедрять новые технологии и, в частности, интеграционные решения. Целый ряд компаний уже высказали свою заинтересованность в сервисе EDI. В настоящее время к инициативе ECR присоединились более 20 компаний, в том числе крупнейшие российские и западные розничные торговые сети: «Лента», «Metro Cash & Carry», «Auchan», «Ramstor», «Эльдорадо», а также целый ряд поставщиков и производителей: «Вимм-Билль-Данн», «Procter&Gamble», «Gillette», «Johnson&Johnson», «Nestle Foods», «Coca-Cola» и др.

В качестве примеров успешного использования систем EDI можно привести использование стандарта UN/EDIFACT в международных банковских системах обмена информацией SWIFT. Государственный таможенный комитет (ГТК РФ) реализует EDI-проект взаимодействия с информационной системой МПС (министерства путей сообщения).

С 1996 года в группе компаний Metro стали задумываться о внедрении EDI-системы для взаимодействия между Metro и поставщиками. Работа в этом направлении началась с анализа цепи процессов EDI от размещения заказа до подтверждения об оплате. В настоящий момент EDI-транзакции осуществляются в онлайновом виде через интернет, а также в виде приложений для EDI по электронной почте. В европейских странах, где работают магазины Metro, используемое программное обеспечение, контрольные процедуры и базы данных гарантируют невозможность фальсификации данных. Используемая система позволяет пересылать в налоговые органы в электронной форме сведения об общем объеме продаж по каждому НДС-коду, предотвращая, таким образом, возможность внесения изменений в декларированный объем продаж. Необходимая система защиты данных (электронная подпись, аппаратно-программные средства межсетевой защиты и др.) устанавливается в каждом торговом комплексе. Реализация проекта в России окажет положительный эффект на прозрачность уплаты налогов торговыми предприятиями и позволит государственным органам сохранить контроль за деятельностью предприятий.

Использование EDI позволит торговым компаниям оптимизировать процессы управления ассортиментом продукции и услуг, добиваясь тем самым сокращения расходов на использование складских и торговых площадей. А определение оптимального предложения товаров будет способствовать достижению основной цели — увеличению прибыли как предприятий розничной и мелкооптовой торговли, так и поставщиков и производителей товаров, а также удовлетворению потребностей клиентов.

Стандарты электронного обмена коммерческими документами

EDIFACT. Стандарт Обмена Электронными Документами для Управления, Торговли и Перевозок (EDIFACT) - это стандарт ООН, разработанный Международной Организацией по Стандартизации (ISO).

EANCOM. Стандарт Обмена Электронными Документами, разработанный Ассоциацией EAN International на основе международного стандарта UN/EDIFACT. EANCOM представляет собой компактное подмножество объемного перечня сообщений UN/EDIFACT. Он обеспечивает четкое толкование и подробное разъяснение порядка использования сообщений, что позволяет коммерческим партнерам обмениваться электронными документами в простой, короткой и ясной форме. Данный международный стандарт адаптирован Ассоциацией ECR-Rus и ЮНИСКАН/GS1 Россия к российской специфике.

ANSI ASC X12. Стандарт Обмена Электронными Документами, разработанный Комитетом ANSI ASC. TheAmericanNationalStandardsInstitute'sAccreditedStandardsCommitteeX12 - это  стандарт,  принятый  в  США  для коммерческих  операций  (транзакций).