Экскурс в историю документооборота

Сейчас XXI век, и мы передаем информацию в виде электронных импульсов, звуковых волн, радиосигналов, …, ну и, конечно, бумажных документов. В данной статье я хочу, как раз, рассказать об истории документооборота и, насколько получится, сравнить с современной обстановкой дел в этой области.

В России, первыми официальными документами считаются приказы, ведающие управлением, сборами налогов и судами, которые начали появляться в конце XV века. Производство дела в приказах начиналось с момента поступления входящего документа, а также по указанию барина или царя. На входящем документе указывались дата и автор. Документы этого периода имели форму свитка. Таким образом, если документ относился к определенному делу, он приклеивался к концу свитка, и с обратной стороны место склейки заверялосьподписью дьяка на всю ширину приказа. Чтобы прочитать дело нужно было развернуть свиток, а читая – сворачивать его. (При чтении дело волочилось, отсюда пошло понятие «Волокита».) Длинна таких дел достигалаогромных размеров (Соборное уложение 1649 г. имело общую длину столпа 309м.).

В настоящее время документы, конечно, не подклеиваются в столпы, но от огромнейших папок, с подшитыми в них бумагами мы далеко не ушли. Однажды, в бухгалтерии одной государственной организации я увидела папку толщиной в 30 см, если не больше. Оказалось, что эта папка с документами на начисление заработной платы за один (!!!) месяц. При подшивке документов в папки, концы ниток, которыми сшито дело, приклеиваются к задней корке папки маленьким листочком бумаги, на котором пишется сколько листов в папке и ставится подпись и печать уже не дьяка, а руководителя организации.

Вернемся снова к истории: как и следовало ожидать, сильнейшие преобразования ввел Петр I. Он создал 12 коллегий, каждая из которых курировала определенную отрасль или сферу управления. В это же время появляются первые секретари (обер-секретарь, кабинет-секретарь, секретарь коллегии), к которым применялись требования: приветливость, смирение и учтивость. В конце XVIII в. уже существовали пособия по составлению документов. Например, служебная переписка велась на «Угловых» бланках. Появились упорядоченные системы регистрации. Документы каждой инстанции должны были регистрироваться в журналах (общих - в канцелярии и департаментах, частных – в отделениях канцелярий и департаментов). Журналы состояли из трех частей: для документов верховной власти, для «обыкновенных документов» и для секретных документов. Представьте, что с 1884г. в России издавались 8 специализированных журналов о конторском и канцелярском деле.

Регистрация документов и сейчас, в некоторых организациях, ведется в журналах (но мне больше нравится называть их «Амбарными книгами»), только стало их на порядок больше – отдельные для входящих документов, для исходящих, для приказов высшего руководства, внутренние приказы и т.д. Ну, а требования к секретарям теперь применяются различные: от длинны ног, до знания иностранных языков.

Во время октябрьского переворота 1917г. была необходимость «Выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей–машинисток, посыльных служащих в революционных организациях». Секретари руководящих работников были личными помощниками и помогали в приеме посетителей, следили за качеством подготовки служебных документов, были консультантами директоров и т.д. Однако, в 1925г. секретарей сравняли с машинистками, рассыльными, архивариусами. И только в 1932г. было принято решение разделить секретарей на 2 неравноправные группы: первая группа - помощники и референты, вторая – машинистки–секретари 1-й и 2-й категории. В 60-х годах появилась новая должность секретарь–стенографистка.

Да уж, на смену стенографисткам пришли диктофоны, секретари занимаются всем чем угодно: и документы набирают, и чай готовят, и архивы ведут, и посетителям объясняют, что у начальника совещание, а еще успевают цветочки полить и последние новости обсудить.

На дворе XXI век, а в некоторых организация до сих пор используются «технологии» XVIII в. Я не хочу сказать, что это плохо, тут больше подойдет слово «устарело». Технологии не стоят на месте, идет постоянное, прогрессивное развитие, в том числе и делопроизводства. На мой взгляд, пора уходить от макулатуры, ведь сейчас есть все возможности идти в ногу со временем.