Проще простого: лайфхаки в поддержку акции «День без бумаги»

4 ноября 2016 года, по версии Международной ассоциации AIIM, весь мир отмечает акцию «День без бумаги». Цель акции — привлечь внимание населения к современным безбумажным технологиям, с помощью которых можно сберечь лесные богатства нашей планеты.

В России День без бумаги проводится под эгидой DOCFLOW. Компания DIRECTUM традиционно принимает участие в акции, различными способами привлекая внимание сообщества к теме отказа от бумаги. Так, в 2013 году мы подсчитали, сколько стоит день без бумаги, а в 2014-ом — сколько деревьев спасает в год ECM-система. В 2015 году совместно с порталом ECM-Journal был запущен спецпроект «28 дней без бумаги», а наши партнеры из сервиса Synerdocs провели акцию «Напиши электронное письмо Деду Морозу Synerdocs».

В этом году мы вновь поддерживаем тему безбумажных технологий. Перед вами — подборка лайфхаков, как можно отказаться от необоснованного применения бумаги в рабочих процессах, а иногда и в бытовых. Читайте и применяйте на практике эти простые способы автоматизации вашего труда и экономии бумажных ресурсов.

●    Нет скучным выступлениям «по бумажке»! Сделать ваш спич живым и естественным поможет создание ментальной или интеллект-карты. Набросайте основные тезисы доклада или презентации в виде структурированной карты. Для этого воспользуйтесь приложениями-помощниками — XMind, FreeMind или WiseMapping.

●    Выше контрастность. Сегодня многие электронные билеты содержат штрихкод. Чтобы воспользоваться таким билетом, не нужно его распечатывать. Достаточно увеличить контрастность дисплея своего смартфона и поднести его к сканеру.

●    Капитан очевидность. Всем известный, но многими игнорируемый лайфхак. Важные напоминания давно пора вносить в календарь своего мобильного. Он точно не забудет и вовремя напомнит о приближающемся событии. Есть и другой вариант: синхронизируйте электронную почту на ПК с соответствующим приложением своего смартфона, и никакие блокноты и стикеры больше не нужны.

●    Флипчарты — прошлый век. Этот офисный «мольберт» оставьте художникам, последнее слово в переговорных комнатах за интерактивной доской. Только представьте, что больше не нужно записывать мысли на флипчарте или маркерной доске, а потом переносить написанное в электронный документ. Все данные с интерактивной доски сохраняются на компьютер в удобном формате.

Можно прокачаться и в другом направлении. Так, если без маркерной доски вам не обойтись, просто сделайте снимок написанного и вставьте фото в протокол совещания. А в мобильном приложении DIRECTUM Jazz можно и вовсе создать документ из снимка с камеры. Как видите, никакой необходимости переписывания.

●    Кстати, о рисунках. Даже для художников есть неплохая альтернатива бумаге. Пользователи Android могут использовать 70 разных кистей в приложении ArtFlow, а владельцы iPad оценят самый популярный в мире инструмент для творчества Paper.

Так как речь зашла о мобильных приложениях, считаем своим долгом побольше рассказать об этих эффективных инструментах, заменяющих современному человеку бумагу. Представляем нашу версию приложений для безбумажной работы.

Подборка полезных приложений, или без бумажки ты…

●    Знаешь все пароли, ведь записываешь их не на бумажках, которые к тому же постоянно теряются, а используешь практичный менеджер паролей LastPass.

●    Романтик, потому что любишь писать, а не печатать тексты. Используй приложение Renultimate для iOS и получай возможность писать, стирать, копировать, добавлять изображения. На выбор предлагаются три псевдобумажные подложки: бумага в линейку, обычная и миллиметровая.

●    Писатель, который любит печатать на печатной машинке без бумаги, поэтому отводит душу, словно заправский автор ушедшей эпохи, с приложением PlainText 2 для iOS-устройств.

●    Продвинутый Скрудж МакДак, потому что считаешь свои расходы не в бумажном блокноте, а в приложениях Кошелек, Budget, Дзен-Мани, EasyFinance, CoinKeeper и др.

●    Антистенографист, потому что фиксируешь информацию во время телефонного разговора не на бумагу, а в приложении Automatic Call Recorder, который сразу записывает содержательный звонок в аудиоформате (amr, 3gp, wav).

●    Сомелье, ведь понравившиеся марки и названия вин больше нет надобности запоминать или записывать в блокнотик. Есть замечательный сервис Vivino – фотографируйте этикетку и получайте справку о качестве вина. Сервис запомнит все за вас. Вам же останется только хвастаться перед друзьями своими познаниями в Grand Cru Classé или Chateau Labegorce.

Надеемся, наши лайфхаки помогут вам сократить (а, может, и вовсе исключить) объем бумаги в тех процессах, которые раньше без нее не обходились. Как минимум, скачайте себе приложение на смартфон, как максимум, ограничьте свои «бумажные аппетиты» в ноябре, ведь неофициально акция World Paper Free Day длится весь месяц.