Электронная транспортная накладная: кому нужна и для чего

Уже второй год производители, дистрибьюторы и торговые сети в России отказываются от бумажных транспортных накладных. Почему они предпочитают документы в электронном виде? И насколько это законно? На вопросы журнала «Современная торговля» ответила эксперт по электронному документообороту в грузоперевозках, бизнес-аналитик Synerdocs Алиса Муратова.

В 2018 году в России появилось первое решение для юридически значимого обмена электронными транспортными накладными (ЭТрН). Его представил торговым компаниям сервис Synerdocs. Тогда же стало известно о первопроходцах на рынке, которые рискнули опробовать новинку. В числе первых были российские представительства Levi’s, DB Schenker, Itella, FM Logistic и другие. В феврале 2019-го о полном отказе от бумажных накладных заявил онлайн-ритейлер №1 в России – интернет-магазин Wildberries.

Как бумага стала злом

Без транспортных накладных обойтись в торговле сложно. Однако в бумажном виде документы доставляют массу проблем. Оригиналы везут неделями вместе с грузом, портят или теряют в пути. Часто накладные оформляют с ошибками, из-за чего приходится отправлять бумаги обратно и задерживать товар на складах – пока не прибудут исправленные документы.

Чем электронная накладная лучше

Компании, которые уже перешли на ЭТрН, отмечают как минимум 3 важных плюса новинки.

Во-первых, вы можете контролировать и видеть все этапы передвижения груза. При подписании транспортной накладной фиксируются основные операции с товаром, то есть вы будете знать всё: отпустил ли грузоотправитель продукцию со склада, приняла ли её транспортная компания, были ли переадресовки или недогрузы и т.д. Вся информация отображается в онлайне – достаточно просто войти в сервис обмена и проверить статус ЭТрН.

Благодаря электронному документообороту ускоряются все процессы, в том числе быстрее проходит расчет между контрагентами. Например, как только накладную подпишет грузополучатель, грузоотправитель может сразу оплатить услуги транспортной компании. Таким образом, вы избавляетесь не только от канцелярских и курьерских доходов, но и сокращаете кассовые разрывы в компании.

Во-вторых, документы не теряются и их всегда легко найти. Товар во время доставки может преодолевать огромные расстояния, зачастую водитель одновременно везет сразу несколько заказов в различные точки. Бумажные документы легко перепутать или потерять. А ЭТрН всегда находится в сервисе и одновременно на мобильном устройстве водителя. При необходимости нужную накладную всегда можно найти, а для хранения не нужны шкафы – все документы хранятся в облаке.

В-третьих, снижается вероятность кражи товара в процессе доставки. По данным МВД России, только за первые 6 месяцев 2019 года зарегистрированы более 1000 заявлений по статье 159 УК РФ «Мошенничество». Все они касаются пропавших в пути грузов.

«Использование ЭТрН снижает вероятность подобных инцидентов. Доступ к мобильному подписанию документа водитель получает только после процесса идентификации, – отмечает Алиса Муратова. – Он не может забрать груз, пока не подпишет документ электронной подписью с помощью мобильного устройства. Соответственно, получить информацию по конкретной накладной и подписать ее в электронном виде у мошенников не получится». 

Преступники не смогут воспользоваться стандартной схемой внезапной переадресации. Даже если мошенник узнает номер телефона водителя и попросит его, прикинувшись владельцем груза, изменить место доставки, ничего не произойдет – смена адреса отразится в сервисе, а значит машина точно не свернет с пути.

А законно ли это всё

Обмениваться транспортной накладной легитимно как на бумаге, так и в электронном виде. Порядок использования перевозочных документов описан в Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». В нем законодатели пояснили, что транспортная накладная подтверждает факт перемещения товара, служит основанием для ведения учета покупателем и продавцом, а также расчетов с перевозчиком. То есть она является первичным учетным документом.

При этом российское законодательство давно разрешает оформлять все первичные учетные документы в электронном формате. Это подтверждает ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. Цитируем статью 9 часть 5: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

И так как транспортная накладная является первичным документом, то ее может истребовать налоговая служба. Представить его можно. Просто нужно распечатать документ из сервиса с отметками о подписании всеми сторонами, заверить подписью руководителя и печатью организации. Более того, в Письме ФНС РФ от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/5364@ говорится напрямую, что вы можете использовать транспортную накладную в электронном виде.

Но и это еще не всё – ЭТрН точно примут и в суде. Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ст. 75) и Гражданский процессуальный кодекс РФ (ст. 71) разрешают использовать документы, подписанные электронной подписью, в качестве письменных доказательств. А интернет-сервисы «Мой Арбитр» и ГАС «Правосудие» давно позволяют направлять в суд электронные транспортные накладные, главное – они должны быть подписаны усиленной квалифицированной подписью.

«Как видите, опасаться закона нет смысла – обмен транспортной накладной в электронном виде полностью легитимен, а мифы легко «разрушаются» положениями действующих нормативно-правовых актов», – добавляет Алиса Муратова.

Дальше – больше. Переход на ЭТТН 

Электронные транспортные накладные – один из важнейших трендов в логистике уже два года подряд. Сегодня на подходе ещё один – ритейлеры, которые уже оценили плюсы ЭТрН, теперь планируют отказаться и от бумажных товарно-транспортных накладных.

Насколько это выгодно, уже знают клиенты Synerdocs – тестировать новинку они начали осенью этого года. Переход на электронные товарно-транспортные накладные снова показал плюсы: существенно ускорились взаиморасчеты с контрагентами и сократились расходы на документооборот.

Источник: Современная торговля