Электронные сделки для бизнеса. Что сделать, чтобы бизнес перестал тонуть в документах?

Сегодня заключить сделку можно за пару кликов — без бумажного договора, печати и папок в архиве. Это норма для всё большего числа компаний. Электронная форма контрактов, счетов и актов становится полноценным юридическим механизмом, признанным законом и проверяющими органами. ФНС поощряет переход бизнеса на электронные документы.

Но что это дает компании на практике? Скорость, безопасность и порядок. Вместо недель поиска в архивах — мгновенный доступ к любому документу. Вместо риска потерять накладную — гарантия сохранности данных. А главное — никаких нервов перед проверками: все акты, счета и договоры под рукой, заверенные юридически значимой подписью.

Как бизнесу перейти на электронные сделки без рисков? Разбираем правовые основы, технологии и главные преимущества цифрового документооборота в статье.

Законодательное регулирование

Электронные сделки — легитимный и защищенный формат оформления. Главное — действовать в рамках закона. В России электронные сделки регулируются:

Гражданским кодексом РФ

• ст. 160 — письменная форма сделки соблюдена, если документ можно воспроизвести и по нему можно однозначно определить личность, выразившую волю — включая электронные средства с подписью.
• ст. 434 — договор может быть заключен в электронном виде посредством единого файла или обмена сообщениями.

ФЗ № 63‑ФЗ «Об электронной подписи»

Закон определяет три вида ЭП:

• простую (SMS, PIN) — для внутренних нужд;
• усиленную неквалифицированную;
• усиленную квалифицированную (КЭП) — с аккредитованным сертификатом, единственно надежный формат для взаимодействия с ФНС, оформлении официальных документов и цифровых доверенностей.

ФЗ № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»

Прямо разрешает оформления первичных документов (акт, накладная, УПД) в электронном формате с применением ЭП (в первую очередь — КЭП).

Налоговый кодекс РФ

• ст. 169 — позволяет выставлять электронные счета-фактуры, соблюдая технические требования ФНС (форматы, система обмена).

Условия действительности электронной сделки

Чтобы электронная сделка имела ту же юридическую силу, что и бумажная, она должна соответствовать ряду обязательных условий. Их игнорирование делает сделку уязвимой — как в суде, так и при проверке со стороны контролирующих органов.

Электронная подпись — обязательный атрибут

Для большинства договоров и значимых юридически действий требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Простая или усиленная неквалифицированная подпись допустима только в рамках отношений, где стороны заранее согласовали ее использование, например, во внутренних корпоративных системах.

Важно: Сертификат КЭП должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром. Сертификат КЭП, выданный ненадлежащим способом, признается недействительным.

Согласие сторон на использование электронного документооборота

Перед тем как начать обмен юридически значимыми электронными документами, стороны должны зафиксировать согласие. Это может быть:

• отдельное соглашение об электронном документообороте;
• включенное условие в основном договоре.

Формат документа должен соответствовать требованиям

Формат документа должен соответствовать установленным требованиям. Не любой файл можно считать юридически значимым. Для первичных учетных документов, актов, счетов-фактур и УПД регулятор утверждает строгие форматы. Для остальных видов документов формат может быть произвольным. Например:

• для счетов-фактур и УПД — формат, утвержденный приказом ФНС № ММВ-7-15/820@;
• при сдаче отчетности в налоговую — только в установленных форматах XML.

Использование произвольных форматов, даже при наличии подписи, может привести к отказу в приеме документа или его непризнанию в суде.

Виды электронных документов в сделках

Договоры

Большинство гражданско-правовых договоров можно заключать в электронной форме с использованием электронной подписи. В этом случае документ имеет такую же юридическую силу, как бумажный.

Таким образом, если нет прямого запрета, договор можно подписать ЭП. Но для сделок с обременениями или семейно-правовыми последствиями стоит проверять требования к форме, т. к. электронная подпись может быть недостаточной.

Счета на оплату

Счет на оплату — это не первичный и необязательный документ. Его можно направлять по email, через личный кабинет банка или систему ЭДО.

По закону счет не требует подписи или печати. Но для подтверждения подлинности и фиксации факта отправки желательно использовать усиленную ЭП — особенно при спорных ситуациях или при работе с новыми контрагентами.

Если счет выставляется через ЭДО, система фиксирует дату, время и статус доставки, что может пригодиться как доказательство.

Закрывающие первичные документы (акты, накладные, УПД)

Важно: Электронные УПД и ТОРГ-12 принимаются контролирующими органами по запросу при условии, что они соответствуют формату из приказа ФНС № ММВ-7-15/820@.

Технологии электронного документооборота

Системы ЭДО

Чтобы электронные сделки имели юридическую силу, обычно используются системы электронного документооборота (ЭДО).

Диадок, СБИС, 1С-ЭДО

Популярные операторы, через которых компании обмениваются договорами, актами, УПД и другими юридически значимыми документами. Системы фиксируют дату отправки и получения, проверяют ЭП.

Криптографическая защита

В каждой системе ЭДО реализована проверка электронной подписи. Это обеспечивает целостность подписанного документа (невозможность подмены) и подтверждает подлинность подписанта.

Важно: системы ЭДО интегрируются с корпоративными информационными системами, которые позволяют автоматизировать обработку документов и их хранение.

В системе Directum RX это реализовано через решение «ЭДО с контрагентами», которое дает возможность:

• работать с документами в интерфейсе единого окна от создания и согласования до отправки и приема документов;
• синхронизировать справочники контрагентов, загружать статус и содержимое документа прямо из системы ЭДО;
• получать наглядную статистику: кто, когда подписал документ, какие бумаги остаются ожидающими;
• хранить документы в корпоративном архиве с отметками подписи.

Электронная подпись (ЭП)

Для юридической силы электронного документа важен тип подписи:

• Простая ЭП — это коды из СМС, email-подтверждения, логины/пароли. Часто используется во внутренних документах, где достаточно обычной идентификации, не требуются строгие форматы подписи по закону и риски изменения документа малы.
• Квалифицированная ЭП (КЭП) — приравнивается к собственноручной подписи. Обязательна для подписания счетов-фактур, УПД, отчетности в ФНС. Выдается удостоверяющим центром.

Преимущества электронных сделок

Рассмотрим на примере сотрудника, отвечающего за договорную работу с контрагентами.

Скорость и предсказуемость ключевых процессов

Менеджер формирует проект договора, согласовывает его с несколькими подразделениями, направляет контрагенту, ждет правок и подписания. В бумажной модели этот путь может занимать недели: документы пересылаются по почте, могут теряться в переписке, их статусы приходится уточнять вручную.

Использование информационной системы может помочь сделать весь маршрут прозрачным. Система будет направлять документ нужным участникам, фиксировать этапы и уведомлять о задержках. Руководитель сможет увидеть, где процесс замедлился, и сможет оперативно вмешаться.

Минимизация ошибок при вводе

В ручных процессах велика вероятность неточностей, вызванных человеческим фактором. Сотрудники допускают опечатки, неверно переносят реквизиты или суммы и т. д.

Системы снижают вероятность подобных ошибок благодаря автоматизированному заполнению полей, проверкам корректности введенных данных и готовым шаблонам документов. Контроль обязательных реквизитов и блокировка отправки неполных или некорректных документов происходит автоматически.

Исключение дублирования операций

Из-за отсутствия общей цифровой среды одни и те же действия нередко могут выполняться несколькими сотрудниками. Данные копируются между файлами, версии разрастаются, документы пересылаются параллельно. Это увеличивает трудозатраты и создает риск того, что в работу уйдет неактуальная версия документа.

С системой дублирование возможно исключить. Все участники могут наблюдать за процессом и будут уверены, что работают с верным экземпляром договора, доступ к которому регулируется. Изменения вносятся централизованно, обновления автоматически отражаются для всех. Это экономит время и снижает риск ошибок, связанных с устаревшими или параллельными документами.

Автоматизация учета

В бумажной и почтовой модели значительные ресурсы тратятся на хранение, поиск и учет договоров.

При переходе на электронное взаимодействие все файлы и подписи будут храниться централизованно. Не нужно будет искать что-либо в почте, на флешке, в архиве. Если придет запрос от налоговой или другого контролирующего органа, нужный документ за короткое время удастся найти по реквизитам: ИНН, дате или номеру.

Безопасные проверки и подтверждения расходов

Юридическая значимость цифровых документов обеспечивается использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) и соблюдением требований законодательства. Такое оформление делает возможным надежное подтверждение факта подписания, даты отправки и получения документа.

В случае споров компания может доказать подлинность и неизменность содержания договора, легитимность подписанта и корректность временных меток.

Опыт клиента: цифровизация договорной работы с Directum RX

Одна из крупнейших федеральных торговых сетей, имеющая обширную географию, десятки подразделений, магазинов и распределительных центров, столкнулась с типичной для масштабного бизнеса проблемой многоступенчатого процесса согласования договоров.

Чтобы упорядочить процесс и повысить прозрачность согласования, компания внедрила Directum RX и адаптировала систему под свои требования.

Карточка договора содержит больше 50 атрибутов. По ним система автоматически выбирает ответственных и определяет порядок согласования. Если нужно, сотрудники могут добавить новых участников. В Directum RX видно все шаги процесса: комментарии, делегирование задач, количество итераций. Система поддерживает работу со всем жизненным циклом документа.

Для гибкой настройки маршрутов сделали матрицу согласования. В ней задают свойства договора: типовой или нетиповой, расходный или доходный, финансовый или нефинансовый и другие параметры. Для каждого правила указывают обязательных согласующих и их порядок. Матрица помогает учесть все особенности процесса. При этом администраторы компании могут сами менять правила и добавлять новые без обращения к ИТ-специалистам для доработки.

Поставщики компании проходят проверку специализированных внутренних служб для определения уровня благонадежности. Итоги этой работы сотрудники фиксируют в системе. В дальнейшем эту информацию используют участники согласования для принятия решения о подписании договорных документов.

Большинство сотрудников подписывают документы при помощи электронных доверенностей, что автоматически исключает ошибки и делает подписание юридически значимым и надежным.

Внедрение электронного документооборота и ведение электронных сделок — это современный и удобный инструмент для бизнеса. Он помогает убрать из процессов лишние шаги и постоянные ручные проверки. Документы проходят все этапы быстрее, а ответственность за каждый шаг становится понятной.

Такой формат дает возможность бизнесу любого масштаба и отрасли работать ровно, предсказуемо и без лишних затрат.