Электронные трудовые договоры. Опыт Казахстана

Переход на трудовые договоры в электронном виде в России постепенно приближается. Казахстан также двигается в этом направлении и уже провел пилотный проект. Предлагаю посмотреть, что у них получилось.

Предпосылки

В Казахстане существует аналог российского 63-ФЗ, который был принят ещё в 2003 году.  Закон Республики Казахстан № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» разрешает использование «электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения и передачи данных». Для сравнения: п.1 ст.6 российского закона об электронной подписи явно разрешает повсеместное использование электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной ЭП, но с оговоркой. Если другие нормативно-правовые акты (в частности, Трудовой кодекс РФ) явно требуют вести бумажные документы, то следует придерживаться норм таких НПА.

Уже сейчас в Казахстане можно вести кадровые приказы в электронном виде. Это право работодателей закреплено в Постановлении Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года№ 703
«Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях». В НПА прописан порядок оформления документов, состав реквизитов, правила работы с номенклатурой дел и т.д. Постановление явно разрешает использовать электронные документы, а в списке документов упоминаются и кадровые приказы.

Возможность заключения трудовых договоров в электронном виде ещё в 2018 году разъяснял вице-министр труда и социальной защиты населения Республики Казахстан Нариман Мукушев в официальной новости на сайте министерства.

Что удалось сделать

В июле 2018 года в Казахстане был запущен пилотный проект по внедрению Системы учета электронных трудовых договоров подведомственных организаций министерства и крупных компаний квазигосударственного сектора, а также других добровольно изъявивших желание участвовать в этом пилоте компаний. Министерством создано хранилище электронных трудовых договоров, а программные решения для работодателей разрабатываются ИТ-компаниями, поставщиками информационных систем (ИС) кадрового учета предприятия. Также с 1 ноября 2018 года на Портале Enbek.kz запущен сервис регистрации трудовых договоров для организаций, не имеющих ИС кадрового учета. В 2019 году планируется запуск аналогичного сервиса на портале Egov.kz.

Предполагается, что система учета электронных трудовых договоров позволит заключать трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним в электронном виде с помощью ЭП. Помимо этого, система будет выступать хранилищем личных дел сотрудников. Работник приносит работодателю только удостоверение личности. Работодатель получает данные об образовании, медосмотрах и пр. в системе за счет её интеграции с ИС госорганов. Работодатели смогут интегрировать свои кадровые ИС с новой системой учета, либо работодатель сможет работать напрямую в ней, если у него нет своей кадровой ИС.

Впоследствии систему учета планируется использовать и как источник данных для исчисления пенсий. Исторические данные вводить в нее будут работодатели, а чтобы упростить процедуру и исключить махинации, систему учета трудовых договоров интегрируют с госархивом. Минтруда РК реализует проект по проактивному сбору документов, необходимых при выходе граждан на пенсию. Человеку при наступлении пенсионного возраста уже не нужно будет собирать документы.

По окончании пилотного проекта появился ряд вопросов, требующих дополнительной проработки: повышение безопасности, требование бизнеса о неразглашении заработной платы и т.д.

Планировалось, что уже с 1 января 2020 года официально будет разрешено вести трудовые договоры в электронном виде. В законодательство были внесены соответствующие правки. В частности, в тексте Постановления Правительства РК содержатся следующие новые пункты Трудового кодекса: «Акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа с использованием электронной цифровой подписи» и «Заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений может производиться в форме электронного документа с использованием электронной цифровой подписи». Ожидается, что правки будут приняты в ближайшее время.

Тем временем в России

Продолжается подготовка ко второму эксперименту Минтруда. Как и в Казахстане, участие в эксперименте добровольное. Разница в том, что российские компании будут пробовать работать в электронном виде не только с трудовыми договорами, но и с другими кадровыми документами, а в качестве площадки для ведения документов работодатели на выбор могут использовать как единый общероссийский портал «Работа в России», так и собственную ИС.

 Автор: Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании Directum