Электронные кадровые процессы

На вопросы участников вебинара «Электронные кадровые процессы» отвечает Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании DIRECTUM.

Судебная практика и контролирующие органы

Какова судебная практика по использованию неквалифицированных электронных подписей (НЭП)?

Елена Истомина: Если говорить про кадровые документы, то здесь судебная практика по использованию УНЭП еще не накоплена. Но есть опыт активного использования таких подписей в сфере бухгалтерского учета. Согласно Федеральному закону N 63-ФЗ «Об электронной подписи», усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) приравнивается к собственноручной, даже если между сторонами не заключено соглашение по этому поводу. Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП), как правило, требует, чтобы стороны явно подписали — в бумажном виде или с использованием УКЭП — условия, что они признают такую подпись легитимной.

С точки зрения кадрового документооборота, нам кажется интересным и перспективным вариант, когда сотрудник использует для подписания УНЭП, на которую затем устанавливается УКЭП работодателя. Но пока не накоплено достаточного опыта использования таких механизмов, поэтому и о судебной практике говорить немного рано.    

Как суды относятся к практике включения в трудовой договор обязанности сотрудника ознакомиться с документами в электронном виде?

Елена Истомина: Пока мы можем судить об этом лишь по косвенным признакам и минимальному количеству прецедентов. В целом, сейчас суды начинают активнее работать с электронными документами, так как и судебный документооборот тоже переводится в электронный вид. Как минимум, суды готовы рассматривать такие свидетельства в качестве сопутствующей информации.

Есть какие-то пояснения, как будут проводиться проверки от служб и инспекций?

Елена Истомина: Вопрос нового порядка, в котором работодатель должен предоставлять документы в трудовую инспекцию для проверок, находится в списке тем для дополнительной проработки. Пока можно ориентироваться на сложившуюся практику бухгалтерского электронного документооборота — например, при обмене счетами-фактурами или УПД. Есть документы, которые передаются в установленном ФНС формате, например, xml + служебная информация. Иногда они передаются в формате бумажных копий электронных документов: как правило, это PDF со штампом электронной подписи, которая заверяется УКЭП. Возможно, эти практики в сфере бухгалтерского учета будут транслироваться в области КДП. 

Применение электронной подписи

Государство планирует выдавать ЭЦП, как, к примеру, права с чипом, чтобы потом использовать их?

Елена Истомина: Идеи по поводу объединения подписей с сервисами ЕСИА были. Но технически это довольно сложный процесс, который необходимо прорабатывать, и пока сложно сказать, в каком направлении пойдет движение. На наш взгляд, связь между аутентификацией на сайте госуслуг и подписанием документов гражданином должна постепенно появиться.

Может ли организация взять на себя оплату электронных подписей сотрудников, наподобие электронных зарплатных карт?

Елена Истомина: Организация будет обязана это сделать. Мы не можем возложить на сотрудника никаких финансовых обязательств по подписанию документов. Даже если мы примем в качестве основного единственный вариант подписания (например, УКЭП) и будем бороться за снижение его стоимости, в любом случае, затраты на подписание кадровых документов будет нести работодатель.

Можете привести примеры приказов или дополнительных соглашений, которые необходимы для внедрения или признания простой электронной подписи (ПЭП) со стороны сотрудника?

Елена Истомина: Первое, что появляется во взаимоотношениях работодателя и сотрудника, — это трудовой договор, который работник подписывает в бумажном виде.  Вы можете прописывать в договоре необходимые вам положения.

Что касается ПЭП, с ней все достаточно сложно технически: нет общих требований, как ее реализовать в каждой конкретной информационной системе. Просто выполнить задание в СЭД — это не ПЭП, должно быть какое-то явное действие сотрудника по подписанию. Способов технической реализации достаточно много. Видимо, если в РФ остановятся на этом варианте, то требования к ПЭП будут уточняться. 

Приказы на выплату (отпуск, премии) со стороны исполнителя могут быть подписаны ПЭП, или только квалифицированными?

Елена Истомина: Со стороны работодателя мы всегда рекомендуем использовать УКЭП. Это гораздо проще, чем обосновывать простую подпись или неквалифицированную подпись. Выдайте своим ответственным доверенности на подписание определенных документов, запросите для них электронные подписи в удостоверяющем центре и используйте УКЭП.

ПЭП подходит тогда, когда необходимо организовать упрощенный процесс массовой выдачи ЭП сотрудникам. В случае с работодателем подпись будет использовать ограниченный круг лиц, поэтому УКЭП гораздо предпочтительней.  

Хотим организовать ознакомление работников с документами сроком хранения до 10 лет (предусматривающими «синие подписи»). Будет ли легитимна НЭП в этом случае?

Елена Истомина: С точки зрения текущего трудового законодательства — нет. Но в целом, двигаться нужно в эту сторону. Сегодня мы уже обсуждали такой пример, когда вы отправляете документ на ознакомление, сотрудники подписывают его неквалифицированными подписями, а дальше поверх листа ознакомления ставится УКЭП сотрудника кадровой службы или руководителя. Эти детали сейчас как раз должны прорабатываться в рамках следующего эксперимента Минтруда РФ. 

Автоматизация

Как можно реализовать электронное кадровое делопроизводство в 1С 8.3?

Елена Истомина: Система учета и СЭД изначально решают разные задачи. В учетной системе хранится структурированная информация — по сути, это набор таблиц. Один из примеров — электронная трудовая книжка. Данные в ПФР будут выгружаться, скорее всего, из учетной системы.

В случае электронного КДП подпись необходимо ставить на документ. На наш взгляд, эти процессы удобнее реализовать при совместной работе учетной системы и СЭД. Например, как может выглядеть такой процесс: кадровый специалист создает запись в учетной системе, заполняя необходимые поля карточки. На основании этой карточки формируется документ, который в системе электронного документооборота подписывают сотрудник и руководитель. В этом случае должна быть налажена связь между системами, чтобы пользователям было удобно открывать, выгружать, предоставлять необходимую информацию.

Возможна ли интеграция электронного документооборота и 1С, есть ли такая практика?

Елена Истомина: Да, конечно, есть, в том числе у наших заказчиков. Это уже обязательная связка между учетной системой и СЭД — и с 1С, и с SAP такие варианты есть. Примеры реализации такой связки на базе нашей системы можно увидеть на DIRECTUM Awards — нашем конкурсе лучших практик.

Какие СЭД рекомендуете для использования в кадровом документообороте?

Елена Истомина: Вы можете использовать ту систему, которая есть на вашем предприятии или внедрить новую под ваши задачи. Имеет смысл выбирать СЭД не только под задачи КДП, а стараться максимально охватить процессы компании. Какую-то специальную СЭД для кадровых процессов устанавливать не стоит, так как требования к ней совпадают с запросами к системе электронного документооборота в целом.

Один из критериев — насколько легко будет интегрировать СЭД и другие системы, в том числе решения, позволяющие вовлечь сотрудников: чат-боты, корпоративный портал и т.д. Также важно задуматься о возможностях хранения электронных документов длительное время (электронные подписи, перештамповка и т.д.), предусмотреть выгрузку данных, например, в контролирующие органы или работнику. Так что требования к СЭД расширяются, хотя повторюсь: это связано не столько с КДП, сколько с общей цифровизацией бизнеса и перевода максимума документов в полностью электронный вид.

Источник: Practicum DIRECTUM: Электронные кадровые процессы