Электронный документ – для человека или для компьютера?
Чтобы организовать работу с электронными документами, нужны специальные инструменты. Причем часто недостаточно Word или Excel, особенно когда речь идет о юридически значимых электронных документах. Ведь оригинал ЮЗЭД сложнее по структуре, чем просто скан.
Электронный документооборот ускоряет процессы внутри компании и с контрагентами, сокращает издержки. Помимо быстрой пересылки и поиска, электронный документ может автоматически обрабатываться и тем самым повышать эффективность процессов. Однако, бумажные документы прочитать может любой, если они написаны на известном языке и видимыми чернилами! А для того, чтобы организовать работу с электронными документами, нужны специальные инструменты.
Причем часто недостаточно простого приложения, типа Word или Excel, особенно когда речь идет о юридически значимых электронных документах. Ведь оригинал юридически значимого электронного документа гораздо сложнее по структуре, чем скан бумажного документа.
Форматы документов
Первая проблема возникает в связи появлением формализованных (полуструктурированных) документов в формате xml. В таком формате представлен, например, универсальный передаточный документ (УПД).
Формат придумали для того, чтобы сформировать документ как единое целое (в отличие от набора полей-реквизитов учетной системы), но при этом упростить автоматическую машинную обработку (например, занесение информации из документа в учетную систему).
В последнее время количество подобных xml-документов увеличивается. И наряду с форматами, утвержденными ФНС и другими госструктурами, появляются отраслевые и локальные форматы. То есть формат документа может быть весьма уникальным.
Прочитать содержимое xml-документа обычному человеку затруднительно (исключение составляют, пожалуй, программисты, которые привыкли читать код).
Формируются такие документы, как правило, в учетных системах, работающих со структурированной информацией. Вручную xml-документ заполнить корректно очень сложно, практически нереально. Но работать с документом (согласовывать, подписывать, просматривать) должны пользователи разных систем: от ECM до электронной почты.
Визуализация электронной подписи
Вторая проблема — увидеть электронные подписи к документу. Электронная подпись — это отдельный реквизит электронного документа. При выгрузке это будет 2 (или более) отдельных файла (есть еще понятие «титула»). Но пользователь хочет видеть подписанный документ как единую сущность — текст и подписи, как это было на бумаге.
Как ИТ-системы отображают электронный юридически значимый документ
Для упрощения работы пользователя электронный документ надо перевести в «человекочитаемую» форму с информацией о подписях, чтобы он выглядел аналогично бумажному документу.
Теперь вопрос — кто и когда должен перевести документ в такую форму?
По большому счету есть два основных варианта решения проблемы:
1. В систему, где хранятся, согласуются и подписываются документы (ECM-система или сервис обмена), встраивается просмотрщик, который преобразует xml-документ в «человеко-читаемый» формат «на лету».
2. Из системы-источника, где сформирован xml-документ, в систему согласования и хранения передается не только xml-оригинал, но и печатная форма в нередактируемом формате (pdf).
Рассмотрим плюсы и минусы каждого варианта.
Встроенный просмотрщик
В этом варианте нет необходимости хранить лишнюю информацию в системе. Исключается расхождение оригинала и печатной формы.
Главный минус в том, что ECM-система (сервис обмена) должна «знать» правила формирования из xml-документа печатной формы, чтобы суметь его «прочитать». В случае изменения этих правил, придется вносить изменения и в систему. Это может быть довольно трудоемко, особенно если в электронный архив стекаются документы из разных систем и, как мы говорили, форматы могут быть нестандартными и придется обработать большое количество форматов. Кроме того, на формирование печатной формы нужно время и возможны задержки. Пусть это будет 15-30 секунд, но для работы топ-руководителей это часто бывает критично. Эта же проблема возникнет при массовой выгрузке печатных форм документов, и тут задержка может быть уже существенной, особенно если документов выгружаются тысячи и десятки тысяч.
Хранение печатной формы
В этом случае ECM-система может не знать о правилах и содержании xml-документа, ее задача только хранить и показывать пользователю печатную форму, а при необходимости по запросу выгрузить оригинал, печатную форму или то и другое. Про содержимое xml-документа знает только учетная система, которая его формирует. Пользователю не нужно ждать, когда сформируется печатная форма, т.е. открытие документа происходит быстрее, как и выгрузка.
К недостаткам этого варианта можно отнести необходимость хранения печатной формы, а это увеличение базы данных. Теоретически возможны расхождения между оригиналом и печатной формой, например, если из-за сбоя в системе выгрузили повторно что-то одно.
Выбираем вариант
Выбирать придется индивидуально, в зависимости от объемов документов и частоты их изменения.
Для массовых и общепринятых документов, например, УПД с функцией счета-фактуры, в ECM-систему можно встроить просмотрщик, а для каких-то уникальных неустоявшихся форматов запрашивать у системы-источника печатную форму.
Есть ли альтернатива?
Есть кардинально другие варианты.
Например, работать только с неформализованными документами (в форматах doc, xls, pdf и т.д.), которые хорошо читаются пользователем, а для извлечения реквизитов использовать механизмы интеллектуальной обработки. Но интеллект пока не получил повсеместного применения, хотя активно развивается.
Можно уйти от подписания документов совсем, используя технологии блокчейн. Тогда и ЭП не будет.
Для того, чтобы применять эти варианты, новые технологии должны стать общеприменимыми. Сейчас этого и про электронную подпись, и про сервисы обмена сказать нельзя. Так что пока осваиваем работу с электронными документами имеющимися средствами.
Комментарии 13
Тут несколько моментов: наличие подписи, автор подписи, что фактически подписано, действительность подписи. Все они решаются только с помощью средства электронной подписи.
Используя блокчейн уйти от подписания невозможно. Можно или подписать информацию в электронном виде, получив юридически значимый электронный документ (с помощью СЭП), или не создавать документ. Распределенный реестр не обеспечит основную задачу - авторство. Про конфиденциальность документов и не говорим.
Безусловно. Речь идет о том, что в печатной форме документа должен быть штамп ЭП, который все основные моменты отобразит в понятном обычному пользователю виде.
Блокчейн был больше фантазией на тему. :) Хотя некоторые наши заказчики явно взяли курс на уход от документов, там где они не обязательны, а значит и от необходимости их подписания. Например, служебная записка может быть заменена на запись в реестре/справочнике обращений в соответствующую службу.
Хотелось бы добавить еще вариант, когда в ECM-системе хранится оригинал документа с электронными подписями. А для просмотра используется внешнее ПО, способное просматривать нужный формат документа. Этот подход уже реализован для форматов, которые широко распространены - doc, xls, pdf и т.д.
Вариант с переходом на блокчейн звучит заманчиво, но тоже требует разработки специального ПО для просмотра, редактирования информации.
Хорошая идея! Может с распространением юридически значимых формализованных документов эта сфера начнет развиваться.
"Штамп ЭП" не предусмотрен нормативными документами и может стать медвежьей услугой, т.к. действительность/верность ЭП вещь не постоянная. При переводе электронного документа в бумажный, т.е. формирование его копии, нужно следовать правилам такого копирования. В этом случае должен быть штамп/акт заверения копии с собственноручной подписью уполномоченного лица и указанием времени формирования (в том числе проверки действительности ЭП как части ЭД) копии (например, так и делают нотариусы). "Визуализация ЭД" как формирование печатной формы, т.е. "графической основы для последующего распечатывания" является суррогатом, не имеющим никакой юридической силы. Проблема в том, что вместо документов начинают ходить их печатные формы (!не копии!) (так, например, иногда поступают некоторые подразделения ГИБДД).
Тут для себя надо решить: если это не документ (а служебная записка, вероятно, документ), то подпись ему не нужна; если документ - нужна. Но не всегда нужны квалифицированные ЭП, можно в незначимых случаях использовать любые АСП, которые придут в голову.
Про копии ЭД было обсуждение здесь https://ecm-journal.ru/post/Nuzhny-li-kopii-ehlektronnomu-dokumentu.aspx.
Сейчас мы говорим про визуализацию оригиналов. Визуализация документа все равно нужна! Вы же не заставите обычного обывателя разбираться в содержании документа и подписей к нему в формате нескольких xml-файлов? Круче только двоичный код учить читать :)
Про форму и формат электронного документа еще был рассказ на вебинаре https://www.synerdocs.ru/webinars?n=ispolzujjte_ehlektronnyjj_dokumentooborot__zakon_na_vashejj_storone (примерно с 6-й минуты, если все смотреть не хочется)
Вообще, ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает наличие "Отметки ЭП на документе", распространяется этот ГОСТ как на документы на бумажном носителе, так и электронные документы. А поскольку отметка об ЭП ставится на копию ЭД, которая юридической силы не имеет, то, по большому счёту не так важно, действительна ЭП на данный момент, или нет, главное, чтобы она была действительна на момент формирования копии.
Конечно, визуализация электронного документа нужна. Визуализация ЭП в визуализированном ЭД является профанацией, т.к. подпись проверяется только средством ЭП. Не встречал нормативных документов о визуализации ЭП!
У "бумажного" документа не может быть ЭП. Отметка ЭП (используемая только при визуализации ЭД) лишь говорит, что ЭП есть в этом ЭД. Невозможно после подписания ЭД добавить в него реквизиты/отметки не нарушив ЭП и соответственно ЭД. Поэтому надо относиться к ней как к отметке о наличии ЭП (которую надо перепроверять каждый раз при использовании ЭД) только в процессе визуализации ЭД, а не как к штампу о заверении копии ЭД с указанием, что ЭП при создании копии была проверена уполномоченным лицом.
Отметка об ЭП не ставится ни на электронный документ, ни не на его копию! Она используется для визуализации ЭД, а не для визуализации ЭП, которая, вероятно, является изобретением программистов. Никто нигде не говорит, что Отметку об ЭП надо включать в ЭД (что и невозможно без изменения ЭД). Визуализацией ЭД можно и нужно заниматься, но не надо вносить изменения в подписанные ЭД!
С этой визуализацией ЭД народ сходит с ума: вместо ЭД или их бумажных копий начинают ходить сформированные для визуализации ЭД электронные или распечатанные "печатные формы", которые не являются собственно документом и предназначены исключительно для его визуализации.
Вот вы руководитель, вам пришел электронный документ (пусть УПД) на подпись, подписанный уже контрагентом. Вы должны посмотреть, что подписываете. Уже вроде согласились, что xml можно показать форме человеко-читаемого документа. Но вы хотите еще видеть, кто подписал документ с той стороны и когда. Для этого вам нужно посмотреть информацию об ЭП. Как это сделать? Предполагается, что в систему встроены средства проверки ЭП, и система вам после проверки выдает результат в виде штампа ЭП.
Это все та же визуализация, никто не предлагает вносить изменения в ЭД.
Все стандартно. Для подписи нужно Средство ЭП, которое используется и для формирования, и для проверки ЭП. О том, что ЭП есть, в процессе визуализации ЭД будет сигнализировать Отметка об ЭП. Информацию об ЭП проверяем в ЭД с помощью Средства ЭП.
Система должна в процессе визуализации ЭД преобразовать ЭД в человеко-читаемый вид и сигнализировать Отметкой об ЭП о существовании ЭП к ЭД. Штамп ЭП не предусмотрен нормативными документами, не имеет юридической силы, вводит пользователя в заблуждение, что "печатная форма", созданная в процессе визуализации ЭД, и есть сам документ или его копия (при распечатке). В отличие от скан-копии "бумажного" документа, где подпись и печать графически представлены в человеко-читаемом виде как и в оригинале, нечто, созданное при визуализации ЭД (в принципе, нормативами при визуализации ЭД не предусмотрено создание новой сущности - печатной формы), не обладает теми же свойствами - ЭП, заменяющая подпись и печать, должна перепроверяться человеком с помощью Средства ЭП. Как делать бумажною копию из ЭД, проверяя при этом ЭП и фиксируя собственноручной подписью, известно.
Процедура "Визуализация ЭП" не предусмотрена нормативами, не стоит делать из Отметки об ЭП автоматизированно-волшебно-функциональный Штамп ЭП, уровень доверия к документу он не повышает, лишь вводит в заблуждение.
Так все дело только в том, что система не должна "сигнализировать о наличии ЭП" в виде "красивого штампа ЭП" (или даже просто не называть отметку штампом?), чтобы не создавать у человека иллюзию юридической значимости визуализации (печатной формы)? Чтобы они печатную форму не путали с оригиналом ЭД и не слали куда попало? :)
По мне так это не критично. Это скорее уже шаг вперед. Долгое время люди ЭД вообще воспринимали только как скан бумажного, так что если сейчас вместо живой подписи, они ЭП на документе согласны видеть - уже прогресс. Постепенно научатся все разбираться и в хитростях формализованных документов. И при разбирательствах всегда можно оригинал ЭД выслать, если случайно копию отправили.
Предусмотрен, только называется не "штамп", а "отметка". Да, термины не совпадают.
--------------------
ГОСТ 7.0.97-2016
5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
-----------------------
Там и пример в ГОСТе есть, и в понятиях рядового пользователя он очень похож на штамп. А я лично за то, чтобы система была понятна и упрощала вхождение в мир ЭД.
Так формирование новых сущностей ("печатных форм") только мешает пользователям "учиться разбираться" с ЭД! Для чего пускать в оборот суррогаты, когда люди должны научиться работать с самими ЭД и визуализация ЭД должна им помочь?
:-) не надо путать людей. Отметка - это индикатор для привлечения внимания, дополнительное пояснение, в нашем контексте - сигнал пользователю убедиться в верности ЭП с помощью средства ЭП (что ЭД не изменен в ходе визуализации ЭД). Штамп/штемпель/печать - официальная фиксация значимого действия, в нашем контексте - подтверждение верности копии документа. Это разные сущности.