Электронный документооборот. Подключаем бухгалтерию

В то время, как электронный документооборот уже давно получил широкое распространение в бизнесе и успел покорить не одну сотню компаний в самых разных профессиональных областях, к системам для автоматизации работы с юридически значимыми документами у бизнеса долгое время было настороженное отношение, и сейчас они пока только набирают популярность. Почему компаниям все же стоит обратить более пристальное внимание на решения в области цифровой обработки юридически значимой документации, рассказывает Антон Самойлов, генеральный директор компании «ЭвриТег».

Зачем это нужно?

Для начала компаниям, которые пока сомневаются, необходимо понять, что ЭДО юридически значимых документов, к примеру, первичной бухгалтерской отчетности, ни в коем случае не означает увеличения бюрократии при получении доступа к ним или усложнения работы с документами. Его внедрение, напротив, позволяет сотрудникам более эффективно тратить рабочее время и силы, а также значительно снижает вероятность фальсификации и кражи документа.

Вместе с тем, если организация уже использует систему электронного документооборота, но чувствует потребность в более глубокой и комплексной цифровизации процессов согласования и хранения корпоративного контента, ей вовсе необязательно полностью переходить на новое ИТ-решение. Например, уже сейчас рынок предлагает системы, которые становятся, по сути, промежуточным звеном между оператором электронного документооборота и внутренней системой бухгалтерского учета.

Как это работает?

Такие решения позволяют агрегировать все входящие документы (договоры, счета, накладные, расчетные ведомости и другие) с аккаунта компании в операторе электронного документооборота и создавать их образы. При этом решение автоматически определяет ответственного за обработку того или иного файла и отправляет его пользователю. В единой информационной инфраструктуре корпоративные пользователи, занятые в проекте, могут согласовывать документ, а также заверять его электронной цифровой подписью, которая и подтверждает его юридическую значимость. Количество необходимых подписей система определяет автоматически, анализируя тип первичного документа.

После того, как документ согласован, решение отправляет его в систему бухгалтерского учета для последующей обработки. Если у бухгалтерии возникнут замечания к документам, система позволит автоматически вернуть их соисполнителю на доработку или исправления.

В подобных решениях также предусмотрен механизм, обратный описанному. Так, они позволяют отправлять контрагентам документы, сформированные в системе бухгалтерского учета посредством используемого оператора электронного документооборота. В этом случае процесс также проходит этап согласования в подразделениях компании, которые имеют отношение к работе с этим документом.

Чем это удобно?

Вследствие того, что внедрение решения автоматизирует отправку бухгалтерской документации, ее согласование между департаментами организации и облегчает проставление электронной подписи. Система также позволяет контролировать и оптимизировать количество времени, которое необходимо для работы с конкретным документом. Параллельно с тем, как подразделения компании ведут работу с документацией внутри решения, оно автоматизирует ведение электронного журнала, в котором отражаются действия, произведенные с первичным документом. Таким образом, исключается сама возможность подлога либо преднамеренной передачи корпоративной документации третьим лицам, поскольку все операции протоколируются.

Как понять, что решение работает?

Оценить эффективность от внедрения такого решения ИТ-департамент компании сможет, проанализировав несколько параметров. Во-первых, большое значение имеет время, пройденное от получения бухгалтерией документа от контрагента до момента принятия его к учету в бухгалтерской системе (и наоборот: период между созданием документа в бухгалтерской информационной системе и его отправкой контрагенту). Чем меньше уходит на эти процессы времени, тем лучше.

Второй важный показатель – количество обработанных пользователем документов за определенный промежуток времени. Здесь напротив: чем больше документов пользователь может обработать и согласовать, находясь в системе, тем лучше.

Наконец, последний фактор – это количество замечаний, которые получают контрагенты. Их должно быть как можно меньше. Но этот показатель также обращает внимание и на качество проведенного для сотрудников тренинга по работе с решением, а не только на эффективность самой ИТ-системы.

Источник: ЭвриТег