Есть такой важный документ - Должностная инструкция

Еще обучаясь в политехникуме, хорошо запомнила, как преподаватель делопроизводства однажды сказала нам: - «Запомните, приступая к работе, прежде всего, попросите у работодателя должностную инструкцию и не соглашайтесь на провокацию тут же составить номенклатуру дел».

Тогда еще не предполагала, как часто буду вспоминать эти слова, переходя на очередное место работы, и, всякий раз, получая новый бесценный практический опыт.

Если говорить о номенклатуре дел, то ее составление, согласно совету моего педагога, шло в свое время, но с должностной инструкцией, с ее наличием, к примеру, в коммерческих организациях, было сложнее.  Далеко не все работодатели понимали необходимость ее наличия. Либо, наоборот, понимали суть этого документа и поэтому не спешили с его разработкой, ограничиваясь лишь подписанием трудового договора, вероятно, считая, что разделов, касающихся прав и обязанностей сотрудника, вполне достаточно. Такое впечатление складывалось у меня.

В любом случае договор не отражает в полной мере всего функционала и особенностей каждой конкретной должности.

Смена политической власти, переход к рыночной системе в экономике, стихийное возникновение коммерческих организаций – все это внесло свои коррективы и в область делопроизводства и архивного дела в том числе. Но было бы странным утверждать, что прежние нормы и правила стали ненужными и бесполезными для нового времени. Да, многое стало историей, но и тогда и теперь, когда объемы информации возрастают и необходимость в наличии автоматизированных систем управления ими бесспорна, очевидно, что знание специфики, основ делопроизводства, как отдельного направления деятельности, остается необходимым. А сутью этого направления, прежде всего, является организация работы с официальными документами, значение и важность которых  трудно переоценить. К таковым, в том числе, относится и должностная инструкция.

Чем же так важно наличие должностной инструкции для любой организации? И почему работодатель, имея представление о сути этого документа, не спешит обзаводиться им? Быть может, для того, чтобы иметь возможность добавить сотруднику какую-либо дополнительную или сверхурочную работу, пусть не всегда, пусть время от времени, что с утвержденной должностной инструкцией это сделать труднее, если сотрудник, руководствуясь ее пунктами, может на законных основаниях отказать работодателю или справедливо потребовать денежного возмещения за работу. В том числе, согласно утвержденным в организации Правилам внутреннего трудового распорядка.

Специалисты, говоря о важности наличия грамотно составленной должностной инструкции, приводят в пример возможные конфликтные ситуации на предприятии, вызванные неправильным представлением работника своих обязанностей, если этот документ составлен недостаточно полно или в принципе отсутствует.

Основываясь на своем опыте, могу добавить, там, где должностные инструкции, составленные  не четко, «для галочки», как правило, у сотрудников отсутствуют элементарное представление о том, чем занимается соседний отдел.

Впереди осень – время активного возвращения из отпусков, активного поиска квалифицированных сотрудников.  Поэтому соискателю, чтобы уберечь себя от возможных рисков, наличие утвержденной должностной инструкции желательно проговаривать на этапе собеседования.

Итак, основным организационно-правовым документом, регламентирующим деятельность сотрудника, разграничение обязанностей внутри службы документационного обеспечения и взаимодействие с другими структурными подразделениями является должностная инструкция. И первым источником для ее разработки является Квалификационный справочник должностей, специалистов и других служащих. Справочник содержит перечень требований к квалификации специалистов различных категорий*.

Второй источник при составлении должностных инструкций – типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).**

Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении.***

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений.

В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности****.

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

В разделы должностной инструкции обычно включают: "Общие положения", "Основные задачи и функции", "Обязанности", "Права", "Ответственность", "Взаимосвязи".

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД (Унифицированная система организационно-распорядительной документации Унифицированные формы. Инструктивные и методические материалы по их применению).

Как правило, должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений, если иное не закреплено в нормативных документах. На практике к подобной работе можно и нужно привлекать сотрудников службы ДОУ, юридическую службу (если возникает подобная необходимость). Описание функционала инструкций должно иметь четкие формулировки и вносить максимальную ясность, чтобы этот важный документ был действенным средством управления, позволяя объективно оценивать деятельность каждого работника. А так же является важным руководством для вновь новых сотрудников,  помогая быстрее сориентироваться в работе.

Тем более с должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под расписку.

Таким образом, важность этого документа не оставляет сомнений.
 

* Делопроизводство. Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О. В. Мосягина, Л.В. Санкина; под общей редакцией Т.В. Кузнецовой. – М.: Формум, 2011. С. 50.

** Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под редакцией Т.В. Кузнецовой. – М: Юнити-Дана, 2000. С. 208.

*** Там же.

**** Делопроизводство. Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О. В. Мосягина, Л.В. Санкина; под общей редакцией Т.В. Кузнецовой. – М.: Формум, 2011. С. 50.