Формат машиночитаемой доверенности. Что уже известно о новом документе?

Елена Бебешко,

бухгалтер:

«Здравствуйте, поделитесь, пожалуйста, информацией. Имеются ли итоговые требования к формату машиночитаемых доверенностей, подтверждающих полномочия физического лица для подписания электронной подписью (ЭП) документов юридического лица (в связи с изменениями 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи»)? Определен ли порядок хранения и передачи данных доверенностей при организации электронного документооборота? Имеется ли информация о смещении сроков вступления в силу изменений порядка использования ЭП в рамках 476-ФЗ?».

Электронная подпись (ЭП, ЭЦП): что изменилось

Раньше сертификат усиленной квалифицированной ЭП юридического лица выдавался руководителю компании или должностному лицу с доверенностью на определённые виды деятельности. Электронную подпись должностного лица получали, как правило, главный бухгалтер или другое руководящее лицо компании. В ЭП организации было указано ФИО сотрудника и его полномочия.

Но теперь всё по-другому. С 1 января 2022 года сотрудники организаций и уполномоченные лица будут использовать личную подпись и для рабочих, и для личных документов (п.1 ст. 17.2 и п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Такая ЭП называется «электронная подпись физического лица» — в ней указаны только ФИО сотрудника и нет данных о юридическом лице, в котором он работает.

С 2022 года получать подписи физлиц нужно будет в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы по новым правилам.

Использовать подпись физлица для документов организации можно будет только вместе с электронной доверенностью (официальное название — «доверенность в машиночитаемом виде» или «машиночитаемая доверенность»).

Машиночитаемая доверенность: что уже закреплено законодательством

Всё тот же 476-ФЗ уточняет: «Электронные доверенности, которые подтверждают полномочия владельца КСКПЭП (подписанта электронного документа) оформляются в соответствии с требованиями ГК РФ в машиночитаемом виде в соответствии с формами доверенностей, которые могут быть определены и размещены на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных систем, для использования которых представляются документы, а также ЦБ РФ на своем официальном сайте в отношении доверенностей кредитных организаций».

Татьяна Лушникова,

бизнес-аналитик Directum:

«При этом если формы доверенностей не определены и не размещены, то применяется форма доверенности, формируемая и размещаемая Минцифры России на Едином портале государственных и муниципальных услуг. Однако пока её нет. Впрочем, не приняты ещё и организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены электронных машиночитаемых доверенностей. Их должно установить Правительство РФ».

О формате машиночитаемой доверенности известно, что он будет опубликован на сайтах информационных систем, в которых предполагается его применение. В частности, об этом сообщается на сайте ФНС.

Какие нормативные акты готовят сейчас

Рассмотрим только самые важные документы, в которых уже можно «подглядеть» кое-что о форме и формате машиночитаемой доверенности, а также о порядке работы с ней.

Документ 1. Проект Приказа Минцифры РФ «Об утверждении требований к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронном виде»

Статус: находится на этапе общественных обсуждений.

Важное по тексту: Проект документа уточняет, что машиночитаемая доверенность должна создаваться в формате XMLDSIG и подписываться УКЭП доверителя.

При этом доверенность должна содержать:

1) наименование документа;

2) сведения о доверителе для физического лица/индивидуального предпринимателя (перечень сведений здесь и далее по пунктам — в Проекте Приказа);

3) сведения о доверителе для российского юридического лица;

4) сведения о доверителе для иностранного юридического лица (организации);

5) сведения о представителе;

6) дату совершения доверенности (в случае создания метки доверенного времени в момент подписания машиночитаемой доверенности датой совершения доверенности считается дата создания метки доверенного времени);

7) срок действия доверенности (при его наличии);

8) перечень полномочий представителя;

9) код полномочия (коды полномочий) из классификатора полномочий, предусмотренного в соответствии с ч. 2 ст. 17.1 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

10) если отсутствует код полномочий в классификаторе полномочий, ‎иное описание полномочий в виде текста (в соответствующем текстовом поле) и (или) кодов;

11) идентифицирующие сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу её отмены доверителем;

12) номер доверенности;

13) усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность;

14) полномочие передоверия доверенности в соответствии с положениями ст. 187 Гражданского кодекса РФ.

Документ 2. Проект Приказа Минцифры «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях»

Статус: находится на этапе публичных обсуждений.

Важное по тексту: Документ о полномочиях оформляется с учетом следующих требований:

• составляется в машиночитаемой форме в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в формате XMLDSIG или в соответствии с Форматом электронной подписи, обязательным для реализации всеми средствами электронной подписи, утвержденным приказом Минцифры № 472. Допускается также иной формат, если он предусмотрен соглашением между участниками информационного взаимодействия;
• в случае, если для подтверждения полномочий требуется передача документа о полномочиях в информационную систему, в которой не реализована возможность автоматизированной обработки и визуализации данных документа о полномочиях, указанный документ может быть составлен в машиночитаемой форме в формате pdf.

Документ 3. Проект Постановления Правительства «Об утверждении организационно-технических требований к порядку хранения, использования и отмены машиночитаемых доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронной форме».

Статус: находится на этапе общественных обсуждений.

Важное по тексту: Согласно проекту Постановления, машиночитаемая доверенность хранится в информационной системе лица, её выдавшего, или в информационной системе лица, которому направлен электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью на основании такой доверенности. Третий вариант — в информационных системах третьих лиц. К ним относятся оператор государственной информационной системы, аккредитованные и прошедшие аккредитацию УЦ, аккредитованные доверенные третьи стороны, операторы электронного документооборота.

Размещение доверенности для хранения в информационных системах третьих лиц проходит так:

1. Лицо, выдавшее доверенность, обеспечивает её наличие в информационной системе лица, осуществляющего хранение доверенности.
2. После появления доверенности информационная система третьего лица:

• фиксирует дату и время появления доверенности;
• автоматически формирует подтверждение о появлении доверенности;
• подписывает подтверждение о появлении доверенности усиленной квалифицированной ЭП с применением технологии автоматического создания электронной подписи и направляет подтверждение о появлении доверенности в адрес доверителя.

3. Срок, в течение которого третьим лицом, в информационной системе которого хранится доверенность, должна быть размещена доверенность, не должен превышать 12 часов с момента её получения от доверителя.

Порядок использования подразумевает как хранение доверенности в системе, так и передачу совместно с подписанным документом. Описаны оба случая. Также в Проекте Постановления зафиксирован порядок отмены машиночитаемой доверенности.

Документ 4. Проект Постановления Правительства «О порядке предоставления доверенности, подтверждающей полномочия физического лица действовать от имени индивидуального предпринимателя или юридического лица, при участии в правоотношениях индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в электронной форме».

Статус: находится на этапе оценки регулирующего воздействия.

Важное по тексту: Представление доверенности посредством включения в каждый пакет электронных документов, подписываемых представителем, требуется не всегда. Исключений два. Первое — если взаимодействие ИП и/или юридических лиц осуществляется на основании соглашения, в котором предусмотрена однократная передача доверенности. Второе — если взаимодействие ведётся с органом исполнительной власти на основании полученного документа о полномочиях из системы головного УЦ.

При этом машиночитаемая доверенность может предоставляться одним из следующих способов:

1) из информационной системы головного удостоверяющего центра, являющейся составной частью инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме;

2) удостоверяющим центром, прошедшим аккредитацию;

3) аккредитованной доверенной третьей стороной;

4) оператором электронного документооборота;

5) оператором информационной системы, в которой подписан и из которой направляется электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью представителя на основании такой доверенности.

Если машиночитаемая доверенность представляется в пакете с электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью представителя, то в электронном документе указывается номер и дата совершения соответствующей доверенности.

В случае представления доверенности способами, указанными в пунктах 1-4, в электронном документе, дополнительно прописываются сведения об информационной системе, в которой хранится доверенность.

Как видите, машиночитаемая доверенность, её форма и формат — темы, которые пока ещё только обсуждаются на федеральном уровне. ECM-Journal продолжает следить за развитием событий в законодательстве. Обо всех решениях и принятых изменениях читайте в следующих материалах на нашем сайте.