Где точки оптимизации договорного процесса? Проблемы и решения
Когда договорной процесс идет ни шатко ни валко, но идет, о нем не задумываются. Но сейчас приходит время искать точки улучшения, сокращать потери и оптимизировать! Нужно посмотреть на процесс свежим взглядом, разложить на шаги и оценить строго каждый этап, найти узкие горлышки. Пройдем по основным болевым точкам и посмотрим на «страдания», знакомые многим инхаус-юристам и выплывающие на уровень высшего менеджмента компаний.
Потери времени и денег при взаимодействии с контрагентами
Текущая система, обеспечивающая автоматизацию договорного процесса, устарела, доработки дорогие или невозможны. Согласование в «ручном режиме», бесконечная работа с версиями документов в Word и Excel, и согласование через электронную почту или мессенджер, с рискованными последствиями несоблюдения регламентов.
А затруднения, связанные с процедурой согласования и подписания договоров, ручная обработка счетов и актов задерживают старт проектов, поставок и поступление выручки. Нарушаются сроки исполнения обязательств, замедляется денежный оборот в компании, из-за чего упускаются рыночные возможности и снижается рентабельность.
Чего не хватает и что делать?
Автоматизация всего цикла работы с договорами, счетами и актами, включая ЭДО с контрагентами, устраняет задержки и ручные операции. Четкие маршруты и контроль сроков на каждом этапе сокращают время на заключение договоров на 50–70%, ускоряют оплату счетов и исключают потери из-за человеческого фактора.
Когда информационная система поддерживает этапы исполнения обязательств по договорам с использованием контрольных точек, это помогает отслеживать выполнение условий, контролировать сроки и бюджеты, видеть отклонения. Финансовый цикл внутри компании ускоряется, возрастает гибкость и способность быстро адаптироваться к изменениям рынка.
Задача: кратно ускорить взаимодействие с поставщиками.
Решение: Цифровизация с помощью Directum RX полного цикла работы с договором от создания, внутреннего и внешнего согласования, передачи в архив помогла существенно оптимизировать процессы для более 10 000 контрагентов в компании АШАН. За полтора месяца опытной эксплуатации менеджеры запустили 1,7 тыс. задач по оценке рисков поставщиков.
«Слепые зоны» — риски финансовых и юридических последствий
Отсутствие централизованного контроля по договорам, доверенностям и проверкам контрагентов создаёт «слепые зоны», из-за которых бизнес рискует столкнуться с серьёзными последствиями:
- Заключение договоров с недобросовестными или неподтверждёнными контрагентами может привести к признанию сделки недействительной или невозможности взыскания;
- В договорах остаются ошибки, устаревшие версии или неточные формулировки, что приводит к невыгодным условиям, штрафам, убыткам и судебным процессам;
- Документы подписываются сотрудниками без действующих или соответствующих полномочий, что делает обязательства юридически уязвимыми и нарушает внутренние регламенты;
- Нарушение сроков исполнения обязательств и отсутствие прозрачности в процессах ведут к штрафам, убыткам и осложняют взаимодействие с партнёрами и надзорными органами.
Все эти проблемы приводят к прямым финансовым потерям, разбирательствам, снижению инвестиционной привлекательности и репутационным рискам.
Чего не хватает и что делать?
Управляемость ключевыми точками риска: встраивание проверки контрагентов в процесс заключения договора, контроль условий договоров на соответствие корпоративным правилам, автоматическая проверка полномочий подписантов. Это снижает вероятность юридических и финансовых последствий, позволяет работать только с надёжными партнёрами и соблюдать корпоративные стандарты и требования контролирующих органов (ФНС, ЦБ и др.).
Задача: минимизровать риски подписания документов с просроченными доверенностями.
Решение: В «Газпром трансгаз Саратов» ИИ сравнивает версии и экономит время обработки документов от контрагентов на 95%. За счет интеграции Directum RX с реестром МЧД компания исключила нелегитимное подписание и теперь контролируется 100% доверенностей.
Снижение контролируемости процессов юридического отдела
Проблематика: Ручные процессы тормозят выполнение задач, сотрудники тратят время на согласование, поиск документов, уточнение статусов. Это приводит к срыву сроков, потере данных, несогласованности действий, увеличению трудоемкости. В результате страдает выполнение KPI, проекты и сделки сдвигаются, а потери накапливаются. Особенно резко это проявляется при росте компании или существенном изменении условий бизнеса, базы контрагентов и т. д.
Решение: Автоматизация ключевых этапов позволяет сократить задержки, исключить потери и обеспечить контроль выполнения задач. Руководитель видит, где «застряло» исполнение, и может влиять на ситуацию. Повышается управляемость, процессы укладываются в сроки, KPI выполняются.
Проблема: отсутствовала проверка контрагентов, были ошибки в проверке полномочий и согласовании.
Решение: Построена цифровая экосистема: интеграции с Контур.Фокус и ФНС, единый оборот доверенностей (МЧД), настроены регламенты согласования. Юридическая уверенность и контроль рисков выросли — 35% договоров заключается через ЭДО в 80 организациях клиента. Теперь IEK GROUP работает с 5 тыс. проверенных контрагентов.
Высокая нагрузка на руководителя снижение эффективности управления
Проблематика: Руководитель не видит полной картины: где находится документ, кто его согласует, сколько времени тратится на этап. Процессы непрозрачны, статусы приходится выяснять вручную, задачи теряются между сотрудниками. Отчётность формируется вручную и занимает время, не отражает объективной аналитики по просрочкам, нагрузке и качеству работы. Из-за этого сложно управлять загрузкой команды, планировать сроки и контролировать эффективность.
Решение: Автоматизация рутинных задач и прозрачные маршруты дают доступ к актуальным статусам, срокам и загрузке сотрудников. Через дашборды и отчеты можно контролировать просрочки, эффективность команды и точки роста. Руководитель быстро принимает решения, оптимизирует работу и повышает результативность отдела.
Проблема: Юристы выполняли роль договорного бюро, вручную вели учет и организацию процессов работы с документами.
Решение: Система Directum RX помогла выстроить цифровую информационную среду. Юристы IEK GROUP освободились от ручного контроля этапов согласования договора и занялись задачами, которые требуют экспертного анализа.
Конфликты при взаимодействии с отделами
Согласование между подразделениями усложняется из-за разной логики работы, отсутствия общей картины и путаницы в статусах. Возникают задержки, споры, дублирование задач и неясность, на чьей стороне документ ожидает завершения процедур. Разные требования к проверке и обработке не учитываются, а контроль передачи задач между участниками разрозненный.
Решение: Единая система согласования с автоматической передачей задач, учётом сроков и ролей, журналами ЭДО и уведомлениями устраняет несогласованности между подразделениями. Каждый работает по своей логике, но в рамках общего процесса без потерь, задержек и лишних конфликтов.
Проблема: В головной компании и её структуре, насчитывающей около 80 юридических лиц с разными типами договоров, отсутствовал единый процесс согласования. Из-за чего процессы затягивались на недели, а клиенты уходили к конкурентам.
Решение: Интеллектуальный поиск, видимость версий и автоматизация: значительная экономия времени и снижение ручных операций. В системе обрабатывается более 32 000 договоров и 78 000 счетов, среднее время согласования договоров сократилось на 20 %, счетов на 12 %. Время согласования договоров в Девелопмент-Юг уменьшилось до 3-5 дней, а отток клиентов снизился на 15-20%.
Как изменить ситуацию
Во многих компаниях договоры обрабатываются в устаревших системах, где доступно лишь базовое создание и согласование документа. При этом часто отсутствует поддержка актуальных электронных подписей и вспомогательных модулей, поэтому работа ограничивается формальным документооборотом без контроля исполнения и автоматизации смежных бизнес-задач.
Решение Directum «Договоры: защита от рисков» и «Сведения о контрагентах» позволяют вести полный цикл работы с договорами: от подготовки и согласования, до исполнения, оплаты и хранения. Помимо договоров, система закрывает смежные задачи:
- управление справочником контрагентов с досье, ретро-проверками и актуализацией данных;
- обработка первичной документации, счетов, актов и накладных с автоматической привязкой к договорам;
- контроль исполнения обязательств;
- напоминания о контрольных точках и сроках;
- управление доверенностями и полномочиями, автоматическая проверка актуальности прав подписи, отслеживание сроков действия доверенностей, исключение рисков недействительных документов;
- централизованное хранение и быстрый поиск всей связанной документации;
- аналитика и наглядные виджеты по статусам договоров, платежам, просрочкам и загруженности подразделений.
Цифровые инструменты для помощи юристу уже доступны и эффективно работают. При этом выигрывают все: специалисты сокращают рутину и обретают контроль над согласованием документа, а для руководства становятся прозрачными риски и обязательства. Сделки заключаются без задержек, и компания быстрее получает прибыль.
Комментарии 0