6 критериев выбора системы управления договорами для юридического департамента

Правовые службы в компаниях часто работают с возросшими нагрузками из-за усиления требований к коммерческой безопасности: количество задач увеличивается, а штат и ресурсы остаются прежними. Традиционные подходы к управлению договорами исчерпали себя, они провоцируют финансовые потери, операционные разрывы, правовые риски, все меньше времени у юристов остается на полноценную экспертизу.

Какой должна быть информационная система, чтобы помочь в решении ключевых проблем договорной работы в коммерческой организации, — разберем в этой статье.

Новые вызовы — новые требования

Недавнее исследование «Яндекс 360» и центра НАФИ показывает, что офисные сотрудники тратят до 25% на поиск нужной информации и рутину, это в полной мере относится к юристам. Самые распространенные барьеры на пути к эффективности, согласно результатам исследования: постоянное переключение между разными сервисами, долгий поиск документов, сложность в организации коллективной работы и отсутствие централизованного хранилища файлов. Казалось бы, несущественные действия, но они ведут к проблемам в договорной функции:

• высокие операционные риски: ошибки в реквизитах, пропуск критических сроков и рисковых формулировок, согласование устаревших версий;
• невозможность управлять нагрузкой: руководитель не видит реальной загрузки команды и «узких мест»;
• снижение экспертного вклада: юристы погребены под рутиной, у них нет времени на анализ рисков и стратегическое консультирование.

Мы собрали 6 ключевых критериев, основанных на мнениях инхаус-юристов и экспертов в области юридических технологий. Этот чек-лист поможет вам сделать осознанный выбор и проанализировать системы по функциональности.

Для сравнения оцените, что может предложить цифровая платформа для управления компанией Directum RX, как решает основные задачи договорного и юридического отдела, какие даёт инструменты, за счет чего повышает ценность юристов для бизнеса.

Критерий 1. Сквозная автоматизация вместо точечных улучшений

Если ИТ-система для автоматизации управления договорами устарела, её дорого или невозможно доработать, это становится проблемой. Ручная обработка документов, хаотичное хранение версий документов, ведение списков дел в Excel, согласование через электронную почту или мессенджер с рискованными последствиями, несоблюдение регламентов — осложняют жизнь не только юристов, но и всей компании.

Взаимодействие между подразделениями усложняется из-за разной логики работы, отсутствия общей картины и путаницы в статусах. Возникают задержки, споры, дублирование задач и неясность, на чьей стороне документ ожидает завершения процедур.

Что проверять при выборе новой системы:

• Автоматизация всего цикла работы с договорами, счетами и актами, включая ЭДО с контрагентами устраняет задержки и ручные операции.
• Удобная маршрутизация и мониторинг сроков на каждом этапе сокращают время на заключение договоров на 50–70%, исключают задержки из-за человеческого фактора.
• Контрольные точки для отслеживания этапов исполнения обязательств, выполнение условий, сроков и бюджетов.
• Единая база договоров (а также претензий, исков, судебных дел) обеспечивает контекстный доступ к полной истории обязательств и пакету документов, удобный поиск по параметрам и тексту.

Ценность Directum RX: платформа нацелена на сквозные процессы и предлагает не набор функций, а единое цифровое пространство для всего жизненного цикла договора — от инициации и проверки контрагента до подписания, исполнения и архивирования. Работа с договорами идет в рамках электронного хранилища корпоративного контента.

Критерий 2. Экономия времени и интеллектуальное устранение рутины

Сотрудники договорных отделов считают проблемой большую трудоемкость непрофильных операций: ручное и дублирующее заполнение документов, указание повторяющихся формулировок, таких как условия оплаты, банковские реквизиты, сведения о штрафах, ответственности и форс-мажоре. Ценность информационной системы должна измеряться тем, сколько рабочих часов она высвободит для людей.

Что проверять в системе:

• Автозаполнение реквизитов из единых справочников корпоративной системы и картотеки контрагентов.
• Шаблоны документов с подстановкой значений атрибутов.
• ИИ-сервисы: автоматическое извлечение данных из сканированных экземпляров, проверка обязательных условий договора, классификация входящих документов и их маршрутизация.
• Интеллектуальное сравнение версий с подсветкой изменений (сокращает анализ правок с 14 минут до 4).

Ценность Directum RX: ИИ-ассистенты уже встроены в приложение и доступны сразу после установки без интеграций и настроек. Система помогает резюмировать, генерировать документы, сравнивать версии. ИИ-сервисы обеспечивают нормоконтроль — проверку на соответствие шаблонам и корпоративным требованиям, предложение корректных вариантов замены для формулировки. Сервисы могут автоматически дообучаться на данных компании. Программа берет на себя до 80% рутинных операций, высвобождая время для анализа сложных правовых вопросов и риск-менеджмента.

Интеллектуальный поиск в Directum RX значительно ускоряет работу юриста: пользователь может найти информацию не только по атрибутам, но и по полному тексту документов, включая данные из сканов и любых PDF, которые ИИ распознаёт и индексирует. Система подбирает комплекты документов по смыслу, а генеративный ИИ позволяет не просто искать, а задавать вопросы на естественном языке и вести уточняющий диалог. Это ускоряет ориентирование в лучших практиках и подготовку документов, например, формирование ответов на претензии по аналогии с предыдущими делами.

Кейсы

В результате применения ИИ подготовка документов ускоряется в 4–6 раз, согласование — в 2 раза, а поиск в — 8–10 раз. (опыт IDS Borjomi Russia & Belarus).

Применение ИИ и автоматизация процессов в Directum RX исключила потерю версий и ускорила работу, прямая экономия составила 2 FTE (опыт «Систэм Электрик»).

На 95% сократилось время на согласование и сверку документов от контрагентов за счет сравнения версий с помощью ИИ (опыт «Газпром трансгаз Саратов»).

Критерий 3. Снижение юридических и репутационных рисков

Система должна быть не просто удобным инструментом, а вашим союзником в управлении рисками. Одна ошибка в реквизитах или пропущенный срок может стоить компании миллионов. Нарушение сроков исполнения обязательств и отсутствие прозрачности в процессах ведут к штрафам, убыткам и осложняют взаимодействие с партнёрами и надзорными органами. Все эти проблемы приводят к прямым финансовым потерям, разбирательствам, снижению инвестиционной привлекательности и репутационным рискам.

Что проверять в системе:

• Контроль полномочий: интеграция с реестром доверенностей и отслеживание прав подписанта.
• Проверка контрагентов по ИНН/ОГРН, детальность справочника организаций и досье, удобство ретроспективной проверки и мониторинга актуальности данных.
• Напоминания о критических сроках (окончание договора, исковая давность, подача претензии).
• Единство базы и версионность: система исключает возможность согласовать и подписать устаревшую версию документа.

Ценность Directum RX: предотвращает ошибки и минимизирует юридические и финансовые риски. Пользователь получает напоминания о контрольных точках, истечении срока договора или подачи претензии. Проверка контрагентов встраивается в процесс контрактования и настраивается под правила, принятые в компании. Позволяет работать только с надёжными партнёрами, соблюдать корпоративные стандарты и требования контролирующих органов (ФНС, ЦБ и др.). Снижает риск прямых финансовых потерь на 90%.

Встроенный контроль доверенностей гарантирует, что документы от имени организации-клиента подписывают только уполномоченные лица с действующими правами. Это защищает компанию от правовых рисков при проверках и спорах.

Все юридически значимые документы — договоры, доверенности, претензии, иски, переписка — хранятся в системе с поиском по содержанию, дате, связям, контрагенту. Юристу или помощнику не требуется искать информацию в почте, сетевых папках или Excel-файлах, всё собрано в одном цифровом пространстве. Централизованное хранение судебных дел облегчает подготовку к суду и анализ судебной активности.

Кейсы

Проблема: компании требовалось минимизировать риски подписания документов с просроченными доверенностями.

Решение: За счет интеграции Directum RX с реестром МЧД исключили нелегитимное подписание и теперь контролируют 100% доверенностей (опыт «Газпром трансгаз Саратов»).

Проблема: отсутствовала проверка контрагентов, были ошибки в проверке полномочий и согласовании.

Решение: Построена цифровая экосистема: интеграции с Контур.Фокус и ФНС, единый оборот доверенностей (МЧД), настроены регламенты согласования. Юридическая уверенность и контроль рисков выросли: 35% договоров заключается через ЭДО в 80 организациях клиента (опыт IEK Group).

Критерий 4. Гибкость и адаптивность под ваши бизнес-процессы

Ошибочно выбирать программный продукт, который заставляет вас работать строго по одной мерке, заданной разработчиком. Система должна адаптироваться под ваши специфические требования, максимально помогать в вашей бизнес-модели, а не наоборот.

Что проверять в системе:

• Гибкость запуска согласований и работ: параллельные, последовательные, с условиями ветвления; варианты маршрутов настраиваются под регламенты.
• Возможность самостоятельно настраивать карточки договоров, добавляя нужные поля (например, «Статус оплаты», «Ответственный менеджер»).
• Создание и изменение шаблонов документов без привлечения программистов.
• Автоматический подбор маршрута: система помогает определить последовательность согласования по параметрам, подобрать исполнителей по ролям.

Ценность Directum RX: платформа не диктует жесткие правила, а адаптируется под процессы вашей компании. Приложение позволяет бизнес-пользователям (а не только ИТ) самостоятельно настраивать маршруты согласования, карточки документов и шаблоны без программирования (no/low-code-подход). Это защищает инвестиции и не ставит в зависимость от вендора.

Кейс

Чтобы повысить эффективность бизнеса, компания решила отказаться от согласования документов на бумаге и по электронной почте и перевести документооборот в цифру.

Результат: цифровизация полного цикла работы с договорами с помощью Directum RX помогла кратно ускорить процессы для 10+ тыс. контрагентов в АШАН. Более 30 различных критериев матрицы согласования позволяют наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов и пр. Автоматическая рассылка уведомлений, напоминаний и задач на почту оперативно задействует всех заинтересованных лиц.

Критерий 5. Прозрачность и управляемость работы департамента для руководителя

Руководитель правовой службы в компании должен видеть полную картину: кто чем занят, где «бутылочное горлышко», какие риски актуальны. Без дашбордов и отчетов менеджмент превращается в авральное латание дыр. «Ручные» процессы тормозят выполнение задач, специалисты тратят время на согласование, поиск документов, уточнение статусов.

Что проверять в системе:

• Дашборды в реальном времени: загрузка сотрудников, просрочки по согласованию.
• Аналитика и KPI: количество контрактов по типам, контрагентам, причинам приостановки согласования.
• Прозрачность и дрилл-даун анализ: статусы договоров в работе, оперативный анализ от реестра до каждого документа и переписки, удаленный доступ с различных устройств.
• История действий и конфиденциальность: гибкое разграничение прав, полный аудит по каждому документу — кто, когда и что правил или комментировал.

Ценность Directum RX: руководитель департамента получает панель управления (дашборд) в реальном времени. Интерактивные реестры, встроенные отчеты и аналитика показывают загрузку сотрудников, стадии всех договоров, причины задержек согласования, статистику по контрагентам. Удобно приоритизировать задачи по дате суда, дате подписания документа, срокам подачи претензий и т. д.

Единая настройка бизнес-процессов под регламенты гарантирует соблюдение единых подходов к работе с договорами во всех подразделениях компании и снижает риски. Позволяет юридическому отделу поддерживать методическое единство, быстрее реагировать на изменения законодательства и внедрять инновации в менеджменте. Снижается трудоемкость и длительность заключения договоров, проверки на благонадежность поставщика или участника тендера.

Кейсы:

Сотрудники тратили часы на поиск версий, документы дублировались, процессы были неудобны.

Решение: Интеллектуальный поиск, видимость версий и автоматизация принесли значительную экономию времени и снижение ручных операций. В системе обрабатывается более 32 тыс. договоров и 78 тыс. счетов, среднее время согласования договоров сократилось на 20 %, счетов на 12 % (опыт Девелопмент‑Юг).

Юристы выполняли роль договорного бюро и многие действия приходилось делать вручную. Необходимо было высвободить время для юридической практики.

Решение: Юристы стали выступать как согласующие лица, а не отслеживающие процессы, и занялись прямыми обязанностями — контролем рисков (опыт IEK Group).

Критерий 6. Разграничение прав доступа и защита конфиденциальной информации

Информационная система должна не только встраиваться в управление договорами, но и быть достаточно защищенной, не увеличивать риски разглашения конфиденциальной информации. Для полной уверенности меры безопасности должны включать организационные методы, гарантию работы специалистов высокой цифровой грамотности и корпоративной ответственности.

Что проверять в системе:

• Разграничение прав доступа с гибкой настройкой. Ролевая модель доступа на основе должности, отдела, проекта или даже конкретного договора. Возможность скрыть отдельные атрибуты (например, суммы или текст).
• Работа с конфиденциальными документами (например, договорами о неразглашении) с шифрованием и строгим доступом. Ограничение действий с файлом (экспорт, отправка электронной почтой и на печать).
• Подписание различными видами электронной подписи, возможность использования облачных сервисов (например, Госключ) и мобильной КЭП, поддержка юридической значимости ЭП на длительных сроках.
• История действий: кто, когда и что смотрел, изменял или подписывал.

Ценность Directum RX: в системе права могут быть как личными, так и наследоваться через роль или группу. Конфиденциальные документы увидят только те сотрудники, кто прямо указан в правах, включая защиту от администраторов. Это позволяет безопасно работать с чувствительной информацией, выделяя для её согласования специальных ответственных лиц и минимизируя риски утечек.

В Directum RX можно проходить безопасную аутентификацию и авторизацию с использованием двух факторов. При подключении к системе используется шифрование каналов связи. С помощью парольных политик можно настроить требования к сложности кода доступа, частоте его смены и другим характеристикам. Существует возможность блокировки IP-адреса в случае попытки подбора пароля. При подключении через мобильное устройство реализованы специальные меры контроля доступа.

Заключение

Выбор системы управления договорами — это стратегическое решение, которое определяет эффективность юридического департамента на годы вперед. Сфокусируйтесь не на количестве «крутых» функций, а на том, как система решает ваши конкретные бизнес-задачи: экономит время, снижает риски и дает руководителю инструменты для управления.

Выбирайте решение, которое поможет вам выстроить по-настоящему эффективные и прозрачные процессы, а не просто заменит бумажный хаос на цифровой.

Чек-лист. 6 вопросов вендору системы управления договорами для юридического департамента

При демонстрации или выборе продукта для правовой службы задайте эти вопросы вендору:

1. Как система обеспечивает юридическую значимость договора на всех этапах, включая подписание, согласование, хранение?
2. Можем ли мы самостоятельно изменить этапы согласования для определенного типа договоров? Сколько времени это займет?
3. Продемонстрируйте, как создается типовой договор купли-продажи с автоподстановкой данных контрагента.
4. С помощью каких инструментов юрист будет отслеживать важные сроки и даты по договорам, претензиям и искам?
5. Как система фиксирует историю изменений договора на этапе согласования? Можем ли мы посмотреть, кто и какие именно правки вносил в черновик, и кто их утвердил?
6. Можем ли мы провести тестовый прогон типового сценария для 2-3 наших сотрудников?