Гибкая и жесткая инициация проектов: какую выбрать

Целеполагание

Основная цель процесса инициации —обеспечить соответствие реализуемых проектов возможностям и стратегии организации. При его выстраивании стоит иметь ввиду, что развитие системы управления проектами повлечет за собой переход возможности инициации с верхних эшелонов к рядовым сотрудникам. Например, в кайдзен (философия, легшая в основу Дао Тойота) каждый сотрудник может написать на листе бумаги свое предложение по оптимизации производства и направить его по пневматическим трубам руководству на рассмотрение и оценку. Таким образом в Тойота обеспечивается система непрерывных улучшений.

Итак, корректно выстроенный процесс инициации позволяет решить следующие задачи:

• определить цели проекта и критерии их достижения;
• оценить возможность реализации проекта;
• оценить соответствие целей проекта стратегии компании;
• выявить риски, которые могут возникнуть при выполнении этапов проекта;
• аргументировано принять решение о старте проекта, либо отказаться от его реализации;
• классифицировать проект и включить в соответствующую программу или портфель.

Стоит отметить, что процесс инициации является опорным в подходах, применяемых в системах непрерывных улучшений (lean production). Основная задача таких систем — обеспечить постоянный поток идей по совершенствованию существующих процессов, а также создать воронку отбора предложений.

Цифровизация процесса в системе

В Directum Projects есть набор инструментов, которые помогают цифровизировать инициацию. При этом подходы к организации процесса можно условно разделить на гибкие и жесткие. Directum Projects не ограничивает в выборе способа реализации и предлагает широкие возможности в зависимости от задач, стоящих перед руководителями.

Разберем, как стартовать инициацию проектов по гибкому и жесткому подходу с помощью функциональных возможностей Directum Projects.

Гибкий метод

Гибкий поход предполагает быстрый реинжиниринг процесса управления проектными инициативами. Это возможно благодаря легкому добавлению или исключению стадий рабочего процесса. Данный метод удобен при возникновении большого потока предложений и необходимости отбора их в последующий этап планирования.

Для работы по гибкому методу в системе есть инструмент аgile-доски. Можно создать соответствующую доску с проектными инициативами, которая будет служить единым окном взаимодействия в ходе всего процесса.

На доске каждое предложение зафиксировано в тикете: к нему можно подгрузить всю необходимую информацию.

Гибкий метод удобен своей наглядностью, так как отображает загрузку стадий процесса и помогает легко определить, на какой из них процесс «забился».

В каждом тикете можно проводить голосование за ту или иную инициативу, а также выставлять приоритет. Эти функциональные возможности необходимо использовать для оценки инициатив и их отбора на исполнение. Ранжирование предложений может происходить при помощи скоринговых моделей, где каждому параметру инициативы присваивают свой вес и определяют сбалансированный приоритет. Например, когда ряд предложений оценивают по набору критериев (бюджету, продолжительности, экономическому эффекту от реализации) и на основании сбалансированных оценок выбирают к старту проекты с наивысшими баллами.

Жесткий подход

Если требуется жестко зафиксировать процесс работы с проектными инициативами, то и здесь у системы есть, что предложить. С помощью no-code-настроек можно сконструировать бизнес-процесс, зафиксировать задачи и ответственных, а потом запускать по каждой проектной инициативе.

При этом все инициативы будут отображаться в едином реестре с уже реализуемыми проектами, и им присвоится признак по состоянию «Инициация». Для удобства их можно отфильтровывать по столбцу «Состояние».

Вся информация по инициативе и основные параметры хранятся в карточке, где также можно указывать приоритет и назначать ответственных:

Документы можно выкладывать в папки, либо настроить автоматизированную привязку к конкретному проекту (документы будут размещаться в преднастроенных папках автоматически):

Жесткий подход целесообразно использовать, если инициативы несут директивный характер и спускаются на исполнение с верхнего звена управления. В ходе процесса ставится акцент не на оценку необходимости реализации, а на выбор способа и деталей.

Выводы

При разработке Directum Projects мы старались предусмотреть широкий инструментарий для решения однотипных задач, чтобы не ограничивать наших клиентов и не заставлять «подгонять» уже действующие бизнес-процессы под возможности системы. Гибкий подход имеет смысл использовать при большом потоке проектных инициатив и низком проценте их прохождения до старта. Жесткий подход подойдет, если инициативы идут «сверху» (в директивном порядке), и остаются лишь вопросы по выбору способа их исполнения. В любом случае, при проектировании процесса инициации следует уделить особое внимание формированию целей проекта и критериев их достижения, так как понимание задач всеми участниками является основополагающим условием качественной его реализации, а также помогает провести оценку успешности на этапе завершения.

Изображение на обложке от Freepik.