Глаза боятся, руки делают: как самостоятельно внедрить Directum RX?

Задайте себе вопрос «Может ли моя компания развиваться дальше без корпоративной системы?». Если честный ответ — «Да, мы эффективно решаем вопросы в мессенджерах, ведем проекты в табличках, а подписываем документы вручную без проблем», значит, вы ещё не дошли до стадии, когда не можете жить без Directum RX.

Мы же слышали тысячи историй, когда в компании уходит месяц на согласование одного договора, время высокооплачиваемых сотрудников занимают рутинные операции, нужные файлы «разбросаны» по локальным компьютерам и все бесконечно бегают по кабинетам с бумажками. Если у вас так же — читайте дальше, расскажем, как внедрить корпоративную систему самостоятельно.

Что для этого нужно?

Самостоятельный вариант внедрения Directum достаточно популярен среди небольших компаний. Во-первых, потому что доступен по цене, во-вторых, потому что не требует сверхзнаний. Да и мы не «бросаем» клиентов с системой один на один.

И всё же, рекомендуем, удостовериться, подходит ли ваша компания под следующие критерии:

• руководство полностью поддерживает изменения, готово выделять ресурсы, оказывать поддержку;
• у вас есть полное понимание, для цифровизации каких процессов вам нужна система;
• количество процессов не превышает 5. Если их больше, рекомендуем спланировать этапы по 4-5 за раз;
• продукт будут использовать не более 100 пользователей. Когда пользователей больше, есть риск неправильно выстроить иерархию, чересчур упросить или усложнить регламенты;
• у вас есть полноценная рабочая группа: руководитель проекта, прикладной администратор, аналитик или ведущие пользователи. Замечательно, если у команды или отдельных ее участников есть опыт работы с корпоративными программными продуктами;
• для локального варианта установки Directum RX в команде обязательно должен быть ИТ-специалист, готовый обслуживать ПО на внутреннем сервере компании. Для облачной поставки, такого требования нет;
• у команды есть возможность выделить порядка 80% своего рабочего времени только на работы по внедрению.

Какие этапы предстоит пройти

Внедрять систему будет рабочая группа, но рассчитывать на помощь Directum или ее партнера вы можете всегда.

Наши специалисты обучат вашего администратора, сделают установку, обязательно дадут рекомендации и научат пользоваться встроенными справочными материалами.

Ваша же компания берет на себя:

1. Инициацию и организация проекта: выделить команду и руководителя проекта, определить цели и критерии успешности, составить план-график проекта и заручиться поддержкой руководства.
2. Проектирование бизнес-процессов: проанализировать и описать, указать предъявляемые требования, обеспечить единое понимание целей всех участников проекта.
3. Отправить к нам на обучение и аттестацию будущего администратора системы.
4. При локальном размещении — установить дистрибутив, настроить и протестировать ПО.
5. Обучение пользователей: провести демонстрацию, организовать курсы, записать видеоуроки или подготовить подробную инструкцию.
6. Опытно-промышленную эксплуатацию: надо провести оргсобрание, уведомить всех о запуске системы, организовать внутреннюю поддержку пользователей.
7. Завершить проект внедрения: оценить результаты по разработанным на первом этапе критериям, похвалиться итогами в своей компании и на Directum Awards.
8. Запустить сопровождение системы. Помните: Directum RX — это живой организм. Без обновления, добавления процессов и внесения изменений под новые потребности бизнеса она перестанет быть такой же эффективной.

Весь этот объем работ предполагает серьезные трудозатраты для всей команды внедрения — по нашему опыту порядка 80% рабочего времени. К этому должны быть готовы и коллеги, и руководство.

Но что делать, если на каком-то этапе вы поняли — это не для вас? Не страшно. Всегда можно обратиться к поставщику системы (компании Directum или нашему партнёру) и выбрать другой вариант.

Кстати, кейсы самостоятельного внедрения можно найти на Directum.Club. В сообществе вы можете не только прочитать истории успеха, но и пообщаться, задать вопросы коллегам из других компаний и поделиться своим опытом.

Читайте также:

• Выбираем корпоративную систему: 5 историй, когда компании ошиблись на этом этапе

• Как внедрить корпоративную систему вопреки всему: 8 поучительных историй