Госструктурам нужна информация,иначе они не смогут оказывать госуслуги

В настоящее время государство, общество и IT-компании прикладывают значительные совместные усилия для того, чтобы в России с помощью программных разработок было создано по-настоящему безбарьерное пространство для получения соотечественниками государственных услуг в электронном виде.

В стране принимаются законы, которые позволяют не только внедрять передовые IT-решения,  но и кардинальным образом изменять механизмы взаимодействия гражданина с властью по любым вопросам – налоговым, трудовым, строительным, просветительским и так далее. Принятый летом текущего года Закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» № 210-ФЗ регулирует право россиян запрашивать и получать официальные сведения и необходимые документы в электронном виде,  и обязанность госорганов эти документы предоставлять. Бумажные и электронные документы отныне становятся равнозначными, как при взаимодействии между ведомствами, так и при взаимодействии между госорганом, гражданином или юридическим лицом. Теперь Закон запрещает требовать у заявителя предоставления документов, согласований и других уже имеющихся в государственных и муниципальных органах данных.

Основным источником информации для оказания услуг населению через портал gosuslugi.ru и (или) многофункциональный центр являются государственные информационные системы (ГИС), которых в настоящее время  с учетом региональных около пяти тысяч.  Сведения, содержащиеся в ГИС, являются официальными, что подразумевает полную ответственность ведомства, в чьем ведении  находится система, за полноту и достоверность информации.

Для того чтобы выполнить требования законодательства по оказанию услуг, органам власти предстоит в кратчайшие сроки провести  модернизацию государственных информационных систем. Это означает, что ГИС должны быть обеспечены исчерпывающей информацией оперативного характера и ретроспективными данными, поскольку значительное количество запросов населения связано с документами, которым более 50 лет (в т.ч., запросы о подтверждении трудового стажа). Кроме того, необходимо соблюсти принцип максимально оперативной актуализации информации, содержащейся в ГИС, так как невнесенные вовремя данные сделают невозможным принятие решений.  

Современные инструменты наполнения и актуализации данных в государственных информационных системах основываются на технологиях промышленного сканирования, распознавания текстов и использования форм для быстрого внесения информации. Оборудование для промышленной оцифровки документов должно одинаково быстро и качественно функционировать как в обычном режиме, так и в периоды сезонных нагрузок на ведомства или многофункциональные центры. Но наиболее сложной задачей, которая стоит сегодня перед госструктурами, является наполнение информационных систем документами ретроспективного характера. Ретрофонд, как правило, представляет собой не только огромный массив документов, который нужно перевести в электронный вид. Из него нужно извлечь информацию, которую ведомство сможет применить для оказания госуслуг гражданам. Более того, ретроспективные данные будут «работать» в госинформсистеме только если они будет точными и достоверными. Едва ли не каждая российская семья имеет «в архиве» историю изменений фамилий или имен родственников из-за описок или опечаток, которые совершали работники ЗАГсов и паспортных столов.

Для перевода в электронный вид и обработки ретроспективных фондов в настоящее время используются специальные технологии, с успехом примененные при реализации крупных государственных проектов. Это, в частности, созданные Министерством обороны РФ информационный ресурс открытого доступа «Подвиг народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.» и  объединенный банк данных «Мемориал»; оцифровка кадровых документов Министерства финансов с 1925 года, документов по актам гражданского состояния за период с 1918  по 1994 год в ЗАГС г. Москвы и т.д.

Когда речь идет об обработке ретроспективной информации для наполнения государственных информационных систем, могут быть использованы методики  сохранения документов с их минимальной индексацией. В этом случае специалист ведомства сможет документ просмотреть и заполнить по запросу гражданина необходимую справку. Но также возможно преобразование документов в полноценные записи баз данных. Современная технология ретроконверсии способна гарантировать не только полноту, но и достоверность и точность сведений. Прежде чем оказаться в базе данных, информация проходит многоступенчатую систему контроля. В частности, с помощью дублирования работ, когда несколько операторов вводят и обрабатывают одни и те же данные в разное время и независимо друг от друга. Сведения будут считаться верными и попадут в информсистему только если информация, обработанная операторами, будет совпадать на 100%. Благодаря распределению функций при обработке документов, операторы работают только с обезличенными персональными данными. Сам принцип «конвейера», при котором один специалист заносит в базу только года, а другой только имена, позволяет решить проблему защиты персональных данных и  одновременно повысить скорость проведения работ.

Таким образом, чтобы российские ведомства могли выполнить законодательные требования по предоставлению государственных услуг в электронном виде, им предстоит,  прежде всего, провести аудит своих информационных систем. В результате такой проверки появится чёткое представление о степени наполненности ГИС актуальными и необходимыми данными. Кроме того, потребуются разработка стратегии и выбор инструментов для  обеспечения систем недостающей информацией за счет перевода в электронный вид ведомственных документальных фондов.