Идеальный КЭДО: избегаем пяти популярных ошибок и внедряем систему на 5+

Разберем, как 5 распространенных ошибок при внедрении мешают благополучному переходу на КЭДО и что нужно делать, чтобы их избежать.

Ошибка 1. Оставить сотрудников один на один с системой

Задача: руководство расходует значимую для бюджета сумму на программу для КЭДО, затем от трех месяцев тратит на ее внедрение. Установка проходит гладко, однако кадровые специалисты все равно работают на бумаге, а во взаимодействие с ПО вовлечен только ИТ-отдел.

Вопрос: почему документы продолжают дублироваться, а персонал не заметил эффекта от цифровизации?

Ответ: пропущен очень важный этап внедрения — обучение, вовлечение в электронный документооборот рядовых сотрудников и кадрового отдела. Если не объяснить пользователям функциональность новых ИТ-решений и способы работы с ними, высок риск саботажа.

Подробнее об этом рассказывает владелец продукта Directum HR Pro Алексей Доронин в одном из выпусков проекта «Диалоги о КЭДО»: «Людям, когда от них что-то требуется, надо дать максимально развернутую информацию о проекте. Сотрудник не должен чувствовать, что это очередная инициатива, спущенная сверху, — это плохая мотивация.

Необходимо донести, что КЭДО — это большой плюс не только для предприятия, но и для персонала. Благодаря мобильному приложению в смартфоне у сотрудника появляется возможность легко взаимодействовать с работодателем: оформить заявление на отпуск, подписать документ, и это буквально в пару кликов».

Ошибка 2. Игнорировать требования юристов

Обработка и хранение кадровых документов — бумажных и электронных — жестко привязаны к требованиям законодательства. Ошибки могут быть чреваты крупными штрафами.

Чтобы при переходе в цифру сохранилась юридическая значимость документооборота, нужно знать обо всех нюансах применения ЭП, не стесняться подключать юристов и разрабатывать с ними регламент работы с ЭДО.

В правилах использования УКЭП и УНЭП помогает разобраться эксперт Directum Александр Быков в нашем спецпроекте.

Ошибка 3. Не предусмотреть интеграцию с другими системами

Когда ПО для КЭДО не связано с бухгалтерскими программами, учетными системами и электронным архивом, каждое событие приходится вручную вносить в разные сервисы. Из-за человеческого фактора появляются расхождения в данных. Часть информации теряется по пути, а сотрудники тратят часы на перепроверку и исправление опечаток. ​

Гораздо надежнее с самого начала планировать, как кадровый ЭДО будет встроен в ИТ-ландшафт компании: какие данные уйдут в бухгалтерию, а какие — в «учетку». Для этого удобны решения с открытым API и готовыми модулями интеграции с 1С и другими учетными системами.

Ошибка 4. Не учесть правила хранения документов в цифре

Какие данные можно архивировать в электронном виде, а какие нет? Где и как правильно разместить кадровые документы в контуре КЭДО? Незнание ответов на эти вопросы приведет компанию к штрафам при проверках.

Разработанная политика хранения электронных документов, которая автоматически поддерживается системой, и регулярная проверка читаемости архивных файлов помогут сохранить данные и соблюсти закон.

Ошибка 5. Внедрить и забыть

После запуска КЭДО работа с системой не заканчивается. Если не настраивать ПО под потребности компании и не собирать обратную связь, люди постепенно вернутся к привычным бумажным процессам и все затраты на цифровизацию будут напрасны. ​Чтобы этого не произошло, нужно постоянно развивать и адаптировать систему для КЭДО.

Как внедрить кадровый ЭДО без ошибок?

Руководитель поддержки внедрения Directum HR Pro Екатерина Сюрсина советует начинать с самого простого и понятного сценария — массовой работы с заявлениями. Для старта можно подключить ограниченный круг сотрудников (примерно 100–200 человек) и опираться на типовую «коробочную» конфигурацию без лишних доработок. Такой подход помогает быстро запустить систему, собрать обратную связь, отладить процессы на небольшой группе и только потом масштабировать решение на весь штат. ​

Поэтапному, «безболезненному» внедрению посвящен онлайн-курс «Методология организации и внедрения кадрового электронного документооборота» (SA-03), который ведут Екатерина Сюрсина и методолог-аналитик Directum Руслан Нуриев. Участники получают пошаговый план запуска КЭДО, разбираются с юридическими требованиями, узнают:

• как адаптировать сотрудников к новой системе;
• выстроить интеграцию ПО с другими ИТ-решениями;
• организовать надежный электронный архив кадровых документов.

Длительность программы — 6 часов.

Записаться