Интеграция СЭД: разбираем узкие места

Бизнес требует прозрачного обмена документами и данными между ECM различных поставщиков, а также использования этой информации в сквозных бизнес-процессах. Аналогичная ситуация складывается и в госсекторе, где движущим фактором развития выступают электронные госуслуги — внедрение во всех ОГВ одной-единственной СЭД невозможно в силу многих причин, поэтому есть потребность в согласованной работе систем множества поставщиков.

Времена, когда корпоративные системы работали изолированно друг от друга, прошли. Сегодня взаимодействие, обмен данными между системами являются обязательным требованием. В частности, Gartner считает создание интегрированной экосистемы одной из десяти стратегических задач для ИТ на 2013 год. На рынке происходит сдвиг в сторону более интегрированных экосистем и уход от слабосвязанных гетерогенных сред. Это вызвано желанием пользователей снизить расходы, упростить работу и достичь большей безопасности, как было объявлено на ежегодной конференции Gartner Symposium/ITxpo в конце 2012 г. В контексте СЭД/ECM можно выделить несколько типовых задач, при решении которых это прозрачное взаимодействие между различными системами особенно актуально.

Межкорпоративный юридически значимый документооборот

Бизнес требует, чтобы обмен документами происходил в электронной форме. Прежний подход, когда документ создается в одной СЭД, распечатывается, отправляется в адресату, где сканируется и поступает в другую СЭД, представляется сегодня до крайности нелепым.

"В самом минимальном варианте, обмен юридически значимыми электронными документами между организациями может происходить по электронной почте, причем даже без применения ЭП, теоретически для обеспечения юридической значимости достаточно соответствующих регламентов и соглашений", - считает Сергей Полтев, руководитель направления современных ЕСМ-решений ЭОС.

Для внедрения ЭП в самом простом варианте компания ЭОС рекомендует EDSIGN – надстройку к MS Word, которая не только позволяет встраивать электронную подпись в документы, но и делает этот процесс максимально наглядным, с отображением в тексте документа графического факсимиле.

Следует признать, что невозможно свести все задачи управления исключительно к обмену документами и поручениями

Если говорить об обмене документами между системами документооборота, то "Дело" позволяет обмениваться документами и соответствующими метаданными между организациями по электронной почте. Для обмена данными между разными системами документооборота, а также для более тесного взаимодействия СЭД (например, возможности контроля за прохождением документа в подведомственной организации) применяется Сервер электронного взаимодействия (СЭВ). Еще один возможный вариант – предоставление удаленного доступа контрагентам к СЭД с помощью веб-интерфейса.

Компания "ДоксВижн" выбрала путь сотрудничества со специализированными операторами. "Эту задачу (межкорпоративный документооборот) обеспечивают EDI-провайдеры, например "Диадок", "Такском" "Тезис" и другие. Дело вендоров СЭД — обеспечить интеграцию с ними. Мы этим занимаемся. Уже есть модуль интеграции с "Диадок". Начали с него, поскольку это самый мощный по клиентской базе EDI-провайдер", – поясняет Сергей Курьянов, директор по развитию компании DocsVision.

Directum пошел еще дальше и создал компанию Synerdocs, которая выступает на рынке в качестве уполномоченного оператора ЭДО, конкурируя с такими игроками, как "Такском" и "Диадок". "Для обмена документами с нашими контрагентами, прежде всего, с партнерами, мы используем недавно разработанный сервис межкорпоративного электронного документооборота юридически значимыми документами Synerdocs. Юридическая значимость обеспечивается использованием электронной подписи, так соблюдаются все требования действующего законодательства применительно к межкорпоративному электронному документообороту. Активная реальная обкатка работы сервиса разработчиком гарантирует высокое качество продукта, поэтому мы смело предлагаем его использование и нашим клиентам", - говорит Василий Бабинцев, руководитель отдела маркетинга Directum.

Поддержка сквозных бизнес-процессов в организациях

Следует признать, что невозможно свести все задачи управления исключительно к обмену документами и поручениями. Для принятия решений сотрудникам организаций также необходима информация из различных учетных систем. Более того, реальные действия — платежи, подключение и отключение услуг, открытие счетов и пр. также совершаются не в системах документооборота, но пользователям нужен доступ к документам, хранящимся в СЭД. Интеграция СЭД с ERP на техническом уровне — вопрос сегодня уже банальный. Однако эта практика еще отнюдь не стала повсеместной. Очевидно, что есть вызовы на уровне методологии самой постановки бизнес-задачи, на которые должны ответить интеграторы и разработчики.

Василий Бабинцев считает, что неважно, какая из корпоративных систем занимает центральное место в бизнес-процессах предприятий, ECM или ERP. Это вопрос риторический, и ответ на него в большей степени зависит от бизнес-модели компании и даже от особенностей работы отдельных подразделений внутри ее. Для промышленного предприятия это может быть ERP, для сферы услуг — ECM или даже CRM. Важно, чтобы каждое предприятие старалось максимально полно использовать функционал используемых решений и как можно глубже интегрировать информационные системы в текущую бизнес-среду, чтобы упростить работу конечным пользователям, особенно тем, которым приходится взаимодействовать с несколькими системами.

Сергей Курьянов придерживается аналогичной позиции по этому вопросу и приводит практический пример интеграции: "В разных процессах рулевыми могут и должны быть разные люди. Это касается не только инициации процесса, но и справочников. Всегда какая-то система должна быть ведущей. В архитектуре DocsVision имеются шлюзы к бизнес-приложениям (например к "1С:Предприятию"). В стандартной функциональности шлюза есть не только чтение/запись данных в смежной системе, но и мониторинг ее объектов. Например, после появления в "1С" нового счета можно автоматически начать процесс его согласования, а затем вернуть в "1С" статус "счет утвержден" и дату его оплаты, запланированную в ходе согласования".

Сергей Полтев обращает внимание на важность подготовительной работы консультантов, прежде чем решать технические вопросы стыковки систем. "Один из важных моментов при интеграции – правильно определить, какая из систем в каких случаях является "первоисточником" данных, а также правила, по которым будет проходить синхронизация записей между различными системами", - говорит он.

Гетерогенный ИТ-ландшафт стал обычной практикой

В крупных и средних организациях сосуществуют прикладные системы схожего функционального назначения от различных разработчиков, в том числе и СЭД. Это может быть результатом слияний и поглощений или изменения предпочтений руководства. Системы вынуждены работать вместе. И бывает так, что в интересах заказчика даже прямые конкуренты вынуждены работать вместе и обеспечивать взаимодействие своих систем.

Это одно из проявлений коммодитизации — заказчику не важно, чей конкретно продукт он использует, но важно, чтобы при этом бизнес работал продуктивно. Ведь никого же не волнует, от какой ГЭС или АЭС у него электричество в розетке, не так ли?

Мы спросили вендоров СЭД, был ли у них опыт совместных проектов с их конкурентами.

Сергей Курьянов ответил конкретно и лаконично: "Пилотные проекты – были. В частности с Documentum. Был давнишний проект интеграции с "ДЕЛО".

Сергей Полтев обозначил общие подходы его компании: "Скорее стоит говорить об интеграции нескольких СЭД в рамках одной организации. Такие проекты реализуются не слишком часто, но тем не менее, существуют. Реализовывались они как проекты, в которых для интеграции используется API-интерфейс, так и решение СЭВ. В случае с СЭВ в основе лежит "ГОСТ "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронным сообщениям", а "ДЕЛО" и другие продукты обеспечиваются необходимыми "коннекторами" для преобразования данных в стандартный формат".

Василий Бабинцев подтвердил, что такие проекты есть, но имен не назвал: "Интеграцию мы проводим поэтапно с минимальными "жертвами" для компании-клиента и пользователей. Так, например, в одном из проектов внедрения Directum в госсекторе, на начальном этапе нами был организован двухсторонний обмен документами с разными базами уже используемой СЭД, расположенными в нескольких ведомствах. Передача информации была настроена в прямом и обратном направлении. На последующих этапах эти ведомства переводятся на новую систему. Таким образом, поэтапно, проходит внедрение новой ECM-системы у клиента".

Эпоха первичной автоматизации прошла

Сегодня всякое внедрение новой системы подразумевает миграцию данных из унаследованных систем. Этот процесс не всегда происходит одномоментно, он бывает продолжительным во времени. Зато миграция всегда создает много головной боли для внедренцев, ведь легких решений практически не бывает. О самом неприятном в миграции говорят эксперты.

Василий Бабинцев видит трудности в психологическом барьере: "Самое сложное — это доказать и показать, что новая система работы лучше и эффективнее старой. На любом предприятии есть пользователи, которые легко принимают новое, но есть и такие, кто проявляет особенное сопротивление изменениям. Как правило, корни его в нежелании переобучаться, несмотря на более богатые возможности новой системы. Как правило, именно новая степень свободы и расширенный функционал и создают максимальный психологический барьер перехода. Однако в ходе сравнения раскрываются и положительные стороны. Это, например, быстродействие, современный дружелюбный интерфейс, интеграция с офисным ПО, использование элементов социализации. И здесь большое влияние играют доброжелательность, настойчивость и профессионализм команды внедрения. Все вместе эти факторы в итоге перекрывают нежелание переобучения. А мы получаем положительные отзывы от клиентов и готовность развивать систему дальше".

Сергей Полтев считает проблемой миграции отсутствие документации и поддержки заменяемой системы: "Как правило, миграция происходит с "самописных" и устаревших систем. В таких случаях возникают сложности даже с пользовательской документацией, не говоря уже о документированном API –интерфейсе. Найти "след" компаний-разработчиков зачастую невозможно, и единственный вариантом остается перенос данных вручную".

Сергей Курьянов видит трудности в попытках "перепрыгнуть на ходу" с одной системы на другую: "Самое неприятное, когда заказчик требует перенести из старой системы все документы и задания, включая еще не завершенные, находящиеся в обработке. К счастью, это бывает редко. Обычно старая система сохраняется как архив".

Интеграция ECM: Конфликт интересов

Вопрос интеграции различных ECM всегда будет в поле конфликта интересов разработчиков систем и пользователей. Любой вендор стремится к захвату большей доли рынка и вытеснению с него конкурентов. "Должен остаться только один!" – этот девиз из кинофильма "Горец" вполне актуален. Поэтому разработка средств совместной работы с другими ECM-системами обычно не считается приоритетной задачей.

С другой стороны, любой заказчик неизбежно сталкивается с задачами миграции с одной ECM на другую по мере роста бизнеса или морального устаревания системы. В этом случае миграция воспринимается как неизбежное зло. Часто даже миграция не является возможным вариантом – бизнес требует использования нескольких ECM совместно, либо ради сохранения наработанной экспертизы, либо считая миграцию на единую ECM неоправданно дорогим удовольствием.

В этой ситуации возможны три сценария. Можно прибегать к заказным разработкам в каждом отдельном случае. Это имеет свои минусы — непрозрачность процесса обмена данными и необходимость каждый раз платить программистам за почти одинаковую работу. Другим сценарием является развитие стандартов взаимодействия ECM и поддержка их в продуктах вендоров. Увы, это путь достаточно долгий, потому что сами стандарты еще не достигли зрелости, а на выпуск новых версий ECM-платформ с их поддержкой уйдут годы. Последним сценарием является появление на рынке специализированных продуктов независимых поставщиков, развивающих экспертизу именно в нише обеспечения интеграции разнородных ECM. По такому пути шло развитие рынка СУБД, где имеется целый класс поставщиков систем ETL. Чего-то подобного стоит ждать и для рынка ECM. В качестве примера — такой продукт предлагает венгерский стартап, компания Mulipass Solution, которая позиционирует себя как эксперта в ECM-интеграции.

Источник: портал CNews