Встраивание межкорпоративного обмена во внутренние процессы и ИТ-системы предприятия

Все больше компаний обмениваются электронными документами (ЭД) с электронной подписью (ЭП) со своими контрагентами, постепенно к этому приходят и крупные компании. Но для крупной компании переход на использование ЭД в работе со своими контрагентами является отдельной большой задачей, так как внутри такой компании могут циркулировать миллионы документов, для работы с ними используются различные корпоративные информационные системы (КИС).

Для эффективного внедрения обмена электронными документам компании нужно решить ряд вопросов, касающихся корректной интеграции межкорпоративного электронного документооборота (далее – обмен ЭД) во внутренние процессы организации.

Основные задачи, которые необходимо решить крупной компании при переходе на обмен ЭД со своими контрагентами:

●    определить, кто из контрагентов готов к обмену в электронном виде;

●    определить способ обмена электронными документами с контрагентами (выбор оператора обмена ЭД, роуминга или мультиоператорности);

●    определить маршрутизацию документов внутри компании (обработка документов, согласование);

●    определить порядок подписания документов ЭП, проверки ЭП, сотрудников с правом подписи;

●    решить, как будут храниться электронные документы (локально или в облаке).

Первые две из перечисленных задач относятся к внешнему документообороту, а три остальные к внутреннему документообороту.

Межкорпоративный обмен электронными документами

Для решения первой задачи компании необходимо определить контрагентов, готовых перейти на обмен электронными документами. Важным моментом является выделение из множества всех контрагентов крупной компании приоритетных. Как правило, это организации, имеющие большой объем документооборота с компанией, или документооборот с которыми имеет большое влияние на бизнес компании. С такими контрагентами решать вопрос перехода на обмен электронными документами, возможно, придется в индивидуальном порядке.

На небольшие организации, документооборот и бизнес которых зависим от крупной компании, оказать влияние будет несложно. В этом случае контрагент вынужден будет перейти на электронный обмен документами, чтобы сохранить деловые отношения с крупным партнером, а, может, и повысить их эффективность.

Также необходимо серьезно подойти к выбору способа обмена ЭД. Для обмена ЭД с ЭП со своими контрагентами компания может использовать различные средства, в том числе электронную почту, но у этого способа обмена есть свои минусы, например:

●    необходимость организовывать обмен с каждым контрагентом в отдельности;

●    не всеми ЭД можно обмениваться по электронной почте;

●    недостаточная надежность и защищённость канала передачи данных.

В связи с этим основным вариантом, который сейчас используется на рынке, является использование оператора электронного документооборота (далее – оператор ЭДО), который предоставляет сервис обмена любыми ЭД, а также, при необходимости, обеспечивает хранение документов.

Использование оператора имеет следующие преимущества:

1.   Использование сервиса по модели SaaS, то есть абоненту оператора не нужно приобретать дополнительное оборудование и заниматься поддержкой сервиса. В этом случае компания просто пользуется готовым программным продуктом, предоставляемым оператором ЭДО через Интернет.

2.   Удобство организации обмена (готовые варианты работы, возможность обмениваться ЭД со всеми абонентами оператора ЭДО).

3.   Соблюдение требований законодательства для определенных видов документов.

4.   Оператор может выступить как третья доверенная сторона в споре и в качестве гаранта произведенных операций.

Кроме того, операторы ЭДО предлагают интеграционные решения с уже имеющимися КИС (корпоративными информационными системами) компании, гарантируют соблюдение форматов ЭД и порядка обмена документами, установленного законодателем. Сервис обмена ЭД может провести подготовку первичной документации к налоговой проверке (поиск, фильтрация, массовая выгрузка документов).

Рассмотрим, какие задачи решает оператор ЭДО, на примере оператора Synerdocs. Основные, решаемые оператором, задачи:

●    передача документов;

●    гарантии доставки документов;

●    адресное пространство (адресация документов);

●    соблюдение регламентов и требований к форматам;

●    обеспечение юридической значимости:

●       обеспечение соблюдения требований законодательства РФ;

●       работа с ЭП: доверие, проверка, усовершенствование ЭП;

●       возможность выступать в качестве третьей доверенной стороны в случае спора.

А также сервис обмена ЭД Synerdocs предоставляет:

●    инструменты интеграции с сервисом;

●    хранение документов;

●    безопасность и конфиденциальность передачи данных.

Каждый оператор ЭДО предлагает уже готовые варианты работы в сервисе. Работа в сервисе Synerdocs организована через веб-клиент (для небольших компаний), а также предлагаются готовые решения для работы через корпоративные информационные системы компании (1С, DIRECTUM, SAP).

Учитывая, что у крупных компаний, как правило, большое множество возможных контрагентов, наладить обмен ЭД с каждым из них с помощью одного оператора ЭДО довольно сложно. В ситуации, когда одним оператором не обойтись, необходимо либо использовать роуминг, либо работать сразу с несколькими операторами.

Роуминг

Роуминг подразумевает взаимодействие операторов для обеспечения обмена электронными документами между абонентами этих операторов. Нужно отметить, что не всегда между операторами ЭДО есть соглашение о роуминге, поэтому этот способ решения вопроса обмена ЭД с абонентами других операторов ЭДО пока не универсален.

В таком случае крупным компаниям можно прибегнуть к мультиоператорности, то есть воспользоваться услугами обмена ЭД сразу нескольких операторов.

Мультиоператорность

Главным преимуществом мультиоператорности является гарантированный обмен ЭД с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО. Но существует и ряд минусов использования такого варианта:

●    затраты на работу с несколькими операторами будут больше, чем на работу с одним оператором ЭДО;

●    особенности обслуживания и функциональности каждого продукта;

●    возможно, понадобится своё интеграционное решение (коннектор) для каждого из операторов.

Внутри много интересного

Мы с вами рассмотрели внешнюю часть документооборота, но, естественно, этого мало, есть ещё внутренняя часть документооборота в самой компании, и внутри есть свои особенности.

В крупной компании, как правило, много различных корпоративных информационных систем, в которых:

●    можно создавать документы;

●    своя функциональность, форматы, возможности подписания ЭД;

●    свои архитектурные особенности и возможности интеграции;

●    документы могут храниться по-разному.

Кроме КИС, в компании уже налажены внутренние процессы взаимодействия, которые имеют свои особенности. Так, например, процессы крупной компании не ограничиваются только одной системой, они могут быть сквозными и охватывать сразу несколько систем. Хранение документов также может быть настроено по-разному (централизованное или децентрализованное). Некоторые процессы крупного предприятия вынесены за его рамки (аутсорсинг) либо, наоборот, имеют один крупный центр обслуживания (ОЦО – общие центры обслуживания). Необходимо учитывать, что в крупных организациях существует два потока документов одновременно: бумажные документы и электронные. В связи с этим возникает необходимость их грамотной обработки и учета.

Для того, чтобы внедрение электронного документооборота было максимально эффективным, компании нужно учесть все особенности внутренних процессов и подстроить обмен ЭД под них.

Одной из наиболее часто встречающихся задач является обеспечение архивного хранения ЭД, при котором необходимо совместить два документопотока: бумажные и электронные документы. При этом нельзя забывать, что архив документов предполагает установление прав доступа к документам, оперативное и долгосрочное их хранение с соблюдением сроков хранения.

В случае с электронными документами при организации архивного хранения ЭД встанут вопросы подтверждения действительности ЭП, штампов времени, вопросы, связанные с существующим на момент подписания форматом документов, и, естественно, вопрос воспроизводимости ЭД спустя длительное время.

Все эти вопросы требуют решения до перехода компании на межкорпоративный ЭДО.

Вместе и порознь?

Если процессы внутренней работы с документами в компании четко выстроены, и она подготовилась к переводу своего внешнего документооборота в электронный вид, перед компанией встанет вопрос правильного интегрирования этих систем.

Рассмотрим, как связать внутренние системы компании и внешних операторов ЭДО.  

Необходимо решение, которое позволяет связать внутренний документооборот компании с внешним документооборотом за счёт интеграции внутренних и внешних систем и настройки процессов обмена документами. Тогда при использовании решения первичные документы будут формироваться в учетной или биллинговой системе, согласовываться и подписываться в СЭД, после чего система должна определить, каким образом подписанный документ отправить контрагенту (на бумажном носителе или в электронном виде). Подписанные формализованные документы автоматически будут загружаться в учетную систему.

Для решения данной задачи полностью подходит бизнес-решение «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учётный документооборот» (МФУД), в архитектуру которого входят службы интеграции с системами обмена.

* * *

Рассмотрев внешнюю и внутреннюю составляющие работы с документами в крупной компании, можно сделать однозначный вывод о существенных временных и ресурсных затратах для перехода крупной организации на межкорпоративный обмен ЭД: нужно четко обозначить цели и задачи перехода на обмен ЭД с контрагентами, выявить приоритетные моменты, обосновать целесообразность перехода.

После этого нужно настроить правильную интеграцию внутренних и внешних сервисов и процессов, чтобы переход на внешний электронный документооборот был не просто данью современным тенденциям, но реально повышал эффективность бизнеса. Порой это бывает не так очевидно, как, например, внедрение корпоративной информационной системы на предприятии. Часто возникает вопрос: «С чего начать?».

Мы советуем вам начать с пилотного проекта. Участие в пилотном проекте позволит компании, что называется, «пощупать» новую для себя модель работы с документами и принять решение о готовности к переходу на межкорпоративный электронный документооборот, а также определить, готовы ли ее внутренние процессы к этому взаимодействию.

Источник: Synerdocs