Интервью: Повышение эффективности внедрения и эксплуатации СЭД

Практические рассуждения об уровне автоматизации документооброта в России от руководителя проектов внедрения одной из отечественных компаний.

1. Как вы оцениваете уровень автоматизации задач по работе с документами в российских организациях? Можно ли говорить о том, что переход от традиционных бизнес-процессов к СЭД, в том числе от использования бумажных документов к электронным, в значительной степени завершен? Есть ли существенные различия в уровне проникновения современных технологий электронного документооборота в разных отраслях экономики, а также в коммерческом и государственном секторах?

На мой взгляд, уровень автоматизации задач по работе с документами сильно зависит от размеров и класса предприятия. Крупные холдинговые компании в большинстве своем уже имеют те или иные системы электронного документооборота, и уже достаточно давно прошли этап первоначального внедрения системы. Потенциал для внедрения систем среди средних компаний гораздо шире, многие из них еще не используют СЭД или используют ее лишь для отдельных узких процессов. Что касается госсектора, то автоматизация внутренних процессов органов государственной и муниципальной власти с каждым днем набирает обороты, все новые и новые субъекты анонсируют проекты внедрения СЭД.

2. Актуальны ли вопросы эффективности СЭД/ECM-проектов для заказчиков? Какое значение они имеют для них с точки зрения влияния на общую эффективность бизнес-деятельности?

Да, вопросы эффективности, в первую очередь, экономической эффективности, очень актуальны для заказчиков. Заказчикам важна не столько стоимость системы, сколько сроки ее окупаемости. Все чаще на этапе presale на основании данных заказчика анализируется и рассчитывается экономическое обоснование проектов внедрения СЭД.

3. Какие критерии могут быть использованы для оценки эффективности таких проектов? Как на практике заказчики выполняют такую оценку?

Помимо очевидных факторов, таких как, сокращение материальных и временных затрат, повышение степени прозрачности процессов и упрощения контроля и т.п., для оценки эффективности могут быть использованы и такие критерии, как:

●   повышение взаимозаменяемости сотрудников;

●   обеспечение конфиденциальности документооборота, в т.ч. приказов;

●   формирование новой культуры работы с документами, снижение вероятности возникновения репутационных рисков;

●   создание предпосылок для перехода к безбумажному документообороту и электронному архиву всех документов;

●   общая оптимизация методологии работы с документами.

4. Какое влияние на общую эффективность СЭД/ECM-систем оказывает ИТ-инфраструктура организации, включая используемые ею средства оцифровки бумажных документов и получения твердых копий электронных документов.

Использование средств оцифровки документов, сервисов обмена юридически значимыми документами, средствами распознавания штрих кодов и т.д. – это как раз те детали, которые позволят сделать процесс  эффективнее. Именно с помощью технологий возможно избавление пользователей от рутинной работы..

6. Какие направления повышения эффективности СЭД/ECM-проектов (как на стадии внедрения, так и эксплуатации систем) вам представляются наиболее целесообразными и перспективными? (Снижение затрат, повышение отдачи...?)

Основными направлениями повышения эффективности я считаю снижение затрат на внедрение за счет снижения стоимости обучения пользователей, применение гибких методологий ведения проектов, разработки отраслевых бизнес-решений, позволяющих закрывать основные бизнес-потребности с минимум модификаций базового функционала, развитие мобильных решений и развитие обмена документами между предприятиями в электронном виде.

7. С какими сложностями сталкиваются организации в решении задач повышения эффективности СЭД/ECM-проектов? Какие меры, с вашей точки зрения, могут помочь в преодолении этих сложностей?

Я считаю, что главная сложность – нежелание руководителей высшего звена менять сложившуюся модель работы. Таким образом, руководитель, не работающий в системе (или работающий с помощью референта), при этом контролирующий большую часть  потока официальных документов - одна из  главных причин снижения эффективности СЭД.

8. Сегодня российский ИТ-рынок находится в состоянии некоторой неопределенности в связи со сложностью общей экономической и политической ситуации в мире. Ощущаете ли вы и ваши заказчики проблемы в этой связи? Какие советы вы хотели бы дать клиентами в этих условиях?

Тема повышения эффективности СЭД наиболее актуальна в эпоху нестабильной экономической ситуации, когда доходность бизнеса сокращается и важно добиться максимально эффективного использования ресурсов и максимально эффективного управления контентом предприятия. Поэтому повышение эффективности уже существующих корпоративных СЭД является одним из перспективных направлений деятельности ИТ-компаний, внедряющих СЭД.

Материалы интервью использованы в обзоре «Как повысить эффективность реализации СЭД/ЕСМ-проектов» PC Week

Подробнее на нашем ресурсе тема рассмотрена автором здесь