5 поводов начать внешний электронный документооборот с контрагентами, если у вас есть СЭД

Система электронного документооборота позволила вашей организации перевести в электронный вид различные процессы: от отслеживания поручений и делегирования, до работы со служебными записками, заявками, командировками и так далее. Это позволило избавиться от бумаг, ускорить взаимодействие и повысить прозрачность.

При этом повсеместно обсуждается переход к цифровой экономике как неизбежное и прогрессивное направление. Вендоры дают рекомендации по налаживанию внешнего электронного взаимодействия с контрагентами.

Но то ли это направление, которое будет полезно именно вашей организации?

Для начала ответьте себе на несколько вопросов:

● Сколько в среднем за месяц создается договорных документов?

● Сколько времени тратиться на согласование одного комплекта документов с контрагентом?

● Сколько тратится денег на пересылку документов? А если учесть повторную отправку документа с корректировками?

● Как вы работаете с документами, поступающими от контрагента? Сканируете и загружаете вручную в СЭД или учетную систему?

Ответив на эти вопросы, можно ли сделать вывод, что работа с финансово-учетными документами построена эффективно? А ведь именно вы, с учетом опыта работы вашей компаний с системой электронного документооборота, можете сделать реальный шаг к эффективности в этом направлении. Почему? Читайте ниже.

1. Вы можете получить максимум выгоды от внедрения полного безбумажного цикла работы с контрагентами.

В вашей компании создаются и согласовываются документы в электронном виде с помощью СЭД, так зачем их печатать вообще? Устраните «бумажный хвост», который приходит и уходит контрагентам, и вы получите полностью электронный цикл работы с договорными и финансовыми документами и устраните временные и денежные потери в этом процессе. Интеграция сервиса обмена с СЭД сделает процесс прозрачными и простым для пользователей.

Ниже приведены данные с одного из проектов:

● Среднее количество страниц в документе на печать у каждого контрагента — 2 стр. / мес.

● Средняя стоимость печати листа бумаги формата А4 — 2,1 руб.

● Стоимость отправки заказного письма с уведомлением по России (2 листа А4) — 61 руб.

● Стоимость отправки документа через сервис ЭДО — 6 руб.

● Из 2000 контрагентов более половины перешли на электронное взаимодействие.

● Экономия составила более 1 млн. руб/год.

При этом организация получает не только сокращение прямых издержек на работу с бумагой, но и оптимизацию сопутствующих процессов:

● Ни сканирование, ни печать просто не нужны, нет «предпочтовой» подготовки.

● Ускоряется передача на согласование и подписание.

● Доставка документов контрагенту сокращается с нескольких дней до минуты.

В проекте, рассмотренном выше, затраты времени на работу с документами сократились на 68%. Налаживание сквозных процессов с контрагентами — существенная возможность оптимизации.

2. Вы уже доверяете электронным документам.

Электронные документы могут приниматься судами и использование полностью бумажных финансово-учетных документов поддерживается законодательством. Необходимые нормы по электронному взаимодействию с контрагентами не сложно добавить во все шаблоны договоров с контрагентами. Вашим пользователям значительно проще перейти на новый этап на пути к безбумажному офису.

● Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге. Переходим на электронные документы.

● Как сейчас следует подавать электронные документы в суд? Таблица требований.

3. У вас уже есть ИТ-специалисты, отвечающие за ПО для работы с электронными документами.

Настроить сервис обмена так, как вам удобно, будет не сложно для специалиста, который обслуживает или отвечает за использования СЭД в вашей организации.

Подробнее Гид-инструкция — Добавляем к СЭД внешний документооборот легко.

Конечно, не все СЭД поддерживают простую настройку интеграции с СЭД, возможно потребуются доработки, но в любом случае, у вас есть квалифицированные кадры. Подробнее Как СЭД и ЭДО правильно интегрировать между собой.

4. У вас уже есть электронная подпись, которая необходима для передаваемых документов.

Электронная подпись, которая необходима для внешнего ЭДО, скорее всего у вас есть. ЭП часто используется в СЭД. Либо вы ее используете для передачи электронной отчетности, электронных торгов или других действий.

Проверить, подходит ли имеющаяся у вас ЭП, можно на сайте оператора обмена.
Приобрести электронную подпись для руководителей и уполномоченных лиц, подписывающих договоры и другие документы, тоже просто.

Подробнее Особенности использования электронной подписи для межкорпоративного документооборота.

5. Ваша организация готова развиваться и соответствовать требованиям рынка.

Рабочие группы, пользователи, руководители — все уже проходили проект внедрения СЭД и готовы к инновациям и новому ПО. Любая система должна развиваться, автоматизировав внутренний документооборот, логично начать осваивать внешний контур.

Вы уже знаете, как ставить цели проекта и добиваться оптимизации процессов. Операторы обмена тоже готовы помочь в вопросах внедрения, налаживания роуминга и подключения контрагентов.

Итак, вы готовы — стартуйте!

С чего начать?

Для начала электронного взаимодействия нужно сделать несложные шаги:

1. Зарегистрироваться в сервисе обмена;

2. Загрузить сертификат электронной подписи. Подойдет тот, который используется для отчетности. Можно заказать сертификат у оператора сервиса;

3. Пригласить контрагента к обмену или принять входящее приглашения к обмену;

4. Выбрать тариф сервиса обмена;

5. Настроить интеграцию СЭД и сервиса обмена.

После этого вы уже можете обмениваться документами в электронном виде и приглашать остальных контрагентов к электронному взаимодействию, повышая тем самым эффективность этих процессов и бизнеса в целом.

Если у вас остались еще вопросы — читайте статьи в нашем разделе Идеальный ЭДО-проект.