Используйте ЭДО – закон на вашей стороне. Вопросы и ответы

21 мая прошел вебинар «Используйте электронный документооборот — закон на вашей стороне». По традиции, мы подготовили развернутые ответы на вопросы, прозвучавшие в прямом эфире, и предлагаем ознакомиться с ними.

Электронные документы и ФНС: частные и общие случаи

Миронова Инна: Электронный документооборот с контрагентом организован через оператора ЭДО с применением УКЭП. Организация получает от контрагента документы, подтверждающие оказание услуг в виде XML-файла (акт оказанных услуг) и в виде скан-копий (дополнительные документы, например, транспортная накладная). При скачивании дополнительного документа получается документ в формате ПДФ с отметкой «Документ подписан и передан через оператора ЭДО».

Как предоставить по требованию ИФНС документы, полученные от контрагента через оператора ЭДО в виде скан-копии?

По мнению Минфина и ФНС России, такие документы, нужно распечатать, заверить копию, поставить отметку о получении документа по ЭДО и предоставить на бумаге или отсканировать и отправить по ТКС (письма Минфина России от 01.10.2018 года № 03-02-07/1/70444, ФНС России 11.12.2017 года №ЕД-4-15/25048, от 09.09.2015 года №СА-4-7/15871).

Какие негативные последствия могут возникнуть, если указанные документы скачать в виде ПДФ-файла и в том же виде направить в ИФНС по ТКС (без предварительного распечатывания)?

Ульяна Коровкина: Уточню. Если скан-копия представляет собой копию документа, который подписан на бумаге, и его оригинальная форма бумажная, то в этом случае оригинал документа можно отсканировать и представить в виде скан-копии по требованию ФНС РФ. Для этого необходимо, чтобы бумажный оригинал был у обеих сторон взаимодействия.

Если Вы говорите о том, что документ в принципе существует в электронной форме и подписан ЭП, к примеру, это документ в формате .PDF, он подписан ЭП, и его оригинальная форма — электронная, то в этом случае документ можно представить только на бумаге. Распечатайте его с отметкой о подписании ЭП, заверьте и на бумажном носителе направьте в ФНС РФ.

Подытожим. Как можно представлять документы по требованию налоговой инспекции?

1. Если мы обмениваемся формализованными документами, то есть теми, формат которых определен ФНС РФ, то можно представить их в электронной форме.
2. Если мы обмениваемся бумажными документами и подписываем их собственноручной подписью, такие документы разрешается отсканировать и отправить в адрес ФНС РФ в виде скан-копии.
3. Если мы обмениваемся электронными документами по произвольному формату, то их необходимо распечатать с отметкой о подписании ЭП, заверить бумажную копию и в таком виде отправить в ФНС.

Ананьев Владимир: Расскажите о практике оформления доверенностей с использованием ЮЗДО.

Ульяна Коровкина: Никаких ограничений по форме, в которой может существовать доверенность, нет. Делаем вывод о том, что доверенность может быть в электронной форме. При подписании документа, думаю, лучше использовать квалифицированную ЭП как наиболее надежную.

Приведу обоснование нашей позиции:

Согласно статье 160 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ) сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Статья 434 ГК РФ утверждает, что договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

А значит, под письменной формой документа может подразумеваться и электронная форма.

Статья 185 ГК РФ под доверенностью признает письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

Таким образом, законодательство не ограничивает форму данного документа.

О возможности создания доверенности в электронной форме говорится и в Методических рекомендациях по удостоверению доверенностей (утв. решением Правления Федеральной нотариальной палаты 18 июля 2016 года (протокол № 07/16).

Согласно пункту 6.1. доверенность должна быть совершена в письменной форме (п.1 ст. 185 ГК РФ). При этом следует иметь в виду возможность совершения доверенности в электронной форме (ст. 44.2. Основ законодательства РФ о нотариате от 11 февраля 1993 года № 4462-I).

Дополнительные требования, которым должна соответствовать форма доверенности, устанавливаются по аналогии и в порядке, предусмотренном ст. 160 ГК РФ. Об этом мы уже говорили выше.

Трошкина Екатерина: Правильно поняла, что неформализованные документы из ЭДО по запросу ФНС нужно предоставлять на бумаге, а оригинал бумажного документа можно отсканировать, заверить ЭЦП и передать в ФНС скан- копию?

Ульяна Коровкина: Верно.

1. Если мы обмениваемся формализованными документами, то есть теми, формат которых определен ФНС РФ, то мы можем представить их в электронной форме.
2. Если мы обмениваемся бумажными документами и подписываем их собственноручной подписью, такие документы мы можем отсканировать и отправить в адрес ФНС РФ в виде скан-копии.
3. Если мы обменивается электронными документами по произвольному формату, то их необходимо распечатать с отметкой о подписании ЭП, заверить бумажную копию и в таком виде отправить в ФНС.

Петренко Елена: Добрый день! Если документ по ЭДО входящие с/ф отклонен поставщиком, является ли он легитимным?

Ульяна Коровкина: Правила ведения Книги покупок (утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 года № 1137) не позволяют покупателю регистрировать в книге покупок счета-фактуры (в том числе корректировочные), не соответствующие требованиям, установленным статьей 169 Налогового кодекса Российской Федерации и приложениями № 1 и 2 Постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137.

Счет-фактура — документ одностороннего подписания. При его получении и при наличии объективных причин получатель может выразить свое несогласие с содержанием документа путем направления уведомления об уточнении в адрес отправителя. На что отправитель формирует исправленный или корректировочный счет-фактуру.

Согласно Приказу Минфина России от 10.11.2015 года № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение Оператора электронного документооборота, указанное в абзаце первом настоящего пункта.

Таким образом, счет-фактура считается выставленным вне зависимости от факта наличия запроса уточнения. Однако неверные данные в нем могут повлечь ответственность со стороны отправителя, поэтому в правильности составления такого документа заинтересованы обе стороны.

ЭДО в кадрах

Манчуленко Иван: Вопрос по практике ознакомления с локальными документами сотрудников с использованием ЮЗДО (1С Документооборот). Какая может быть альтернатива живой подписи?

Относится ли ознакомление работников в 1С ДО к ознакомлению сотрудников с распорядительной документацией работодателя? Юридическая значимость в этом случае идентична живой подписи (простая электронная подпись)?

Ульяна Коровкина:

Прямых ограничений перевода локальных документов в электронную форму нет. Обычно вопросы возникают в части трактования норм права контролирующими органами. Например, часто под письменной формой понимают документ на бумаге. Хотя суды к письменным доказательствам относят в том числе и документы, подписанные электронной подписью (статьи 71 ГПК РФ и 75 АПК РФ).

Если мы говорим об использовании УКЭП, то она в силу закона равнозначна собственноручной подписи лица, поэтому риски ее использования для подтверждения факта ознакомления с документом минимальны.

Если рассматривать простую ЭП, то ее использование в рамках трудовых отношений также прямо не запрещено. Однако все еще остаются вопросы ввиду отсутствия каких-либо разъяснений госорганов по этому поводу.

Обратимся к пояснению использования ЭП в трудовых отношениях: Роструд в Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за I квартал 2017 года пояснил, что использование ЭП для подтверждения факта проведения инструктажа разрешено, приведя в пример УКЭП. Никаких дополнительных разъяснений вопроса применения ЭП вообще и простой ЭП, в частности, я не нашла.

Но говорить об ее использовании можно при соблюдении ряда требований (статьи 6 и 9 Федерального закона «Об электронной подписи»). Прежде всего, это согласие сторон на такое взаимодействие и на признание документов, подписанных простой ЭП, равнозначным документам, подписанным собственноручно. Думаю, что это может вызвать опасения работника в части доступа к подписанным документам.

Также нужно точно описать порядок применения ПЭП: определить ее сущность, действия лица, необходимые для подписания, что является документом, подписанным ПЭП, как определить подписанта по его простой ЭП. Работник должен ознакомиться с установленными правилами использования простой ЭП. Позже это поможет сторонам отстоять свою позицию в суде и доказать, что документ действительно подписан.

Помимо этого, необходимо решить вопросы технического характера: обеспечение доступа к документу, подписанному ЭП, его выгрузка и предоставление работнику, формирование печатной формы, хранение.

Макеева Татьяна:Как обеспечить проверку полномочий сотрудника контрагента на подписание документа? Особенно если речь идет о большом потоке документов, например, УПД, акты и т. п. Отслеживать ФИО подписавшего и каждый раз запрашивать доверенность или приказ просто нереально.

Ульяна Коровкина: При выдаче сертификата ключа проверки электронной подписи удостоверяющий центр обязан получить от лица, выступающего от имени заявителя-юридического лица, подтверждение соответствующих правомочий (статья 18 Федерального закона «Об электронной подписи»).

Корреспондирующая обязанность закреплена и для лица, которое обращается в удостоверяющий центр. Согласно статье 18 Федерального закона «Об электронной подписи» заявитель обязан представить доверенность или иной документ, подтверждающий его право действовать от имени других лиц.

Согласно статье 17 этого же Федерального закона если такая информация представлена заявителем в аккредитованный удостоверяющий центр, то она может быть включена в квалифицированный сертификат (статья 17).

То есть в рамках выдачи сертификата удостоверяющий центр проверяет как полномочия заявителя на обращение за его выдачей, так и полномочия владельца квалифицированного сертификата на право действовать от имени организации.

Однако если у Вас есть опасения по поводу деловых отношений с конкретным партнером, то стоит запросить у него документы, которые помогут их снять.

Новое в законодательстве

Деменков Роман: Можно пару комментариев по новым законам об «Универсальной ЭП» и «Облачная ЭП», выходящим в ближайшее время в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации»?

Ульяна Коровкина: Спасибо за интересный вопрос.

По планам законодателя, универсальность ЭП будет заключаться как в способе получения — лицо сможет обратиться за сертификатом ключа проверки ЭП через МФЦ, так и в расширении области применения ЭП — планируется обеспечить возможность использования одного сертификата ключа проверки ЭП в рамках разных сервисов и площадок (нередки ситуации, когда на разных площадках мы встречаем разные требования к сертификату и не можем использовать один сертификат ЭП для разных сервисов).

Помимо прочего, предлагается передать функции удостоверяющих центров федеральным органам исполнительной власти. Представители УЦ выступают против возможной монополизации рынка. Вопрос пока обсуждается.

Что касается облачной ЭП, то она призвана избавить пользователей от носителей ЭП (ключ ЭП будет храниться удаленно в облачном сервисе), что, по мнению инициаторов изменений, повысит удобство ее использования.

Добавлю в свой комментарий слова члена Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Ирины Рукавишниковой по поводу предлагаемых изменений в части облачной ЭП:

«Не нужно будет носить с собой брелок-флешку, не нужно будет задумываться о том, что на вашем смартфоне или компьютере должно быть установлено какое-то программное обеспечение, которое отсекает вирусы и так далее. И заход в этот облачный сервис будет максимально упрощён, из различных источников можно туда зайти и соответственно использовать уже свою электронную подпись» (источник: Телеканал Совета Федерации).

ЭДО в грузоперевозках

Кочергина Анастасия: Планируется ли перевод в ЭДО ТТН — товарно-транспортной накладной?

Ульяна Коровкина: Думаю, что законодатель к этому придет, потому что документ очень востребованный. На текущий момент каких-либо конкретных инициатив я не встречала. Но опять же перевести такой документ в электронную форму ничто не запрещает. ТТН — первичный учетный документ, и он может существовать в электронной форме (согласно статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Организация и сама может этот перевод выполнить. И мы, как сервис, который предоставляет уникальное решение в отрасли электронных транспортных накладных, также в эту сторону будем двигаться. Если у Вас остались вопросы, Вы всегда можете обратиться с письмом на ящик нашей электронной почты office@synerdocs.ru, и с Вами свяжутся менеджеры, которые подробно проконсультируют по данной теме.

Любященко Анна: Если мы в договоре с контрагентом укажем условие, что мы считаем скан-копию, снятую с оригинала и отправленную по ЭДО (заверенную ЭЦП) — оригиналом документа, можем ли мы не запрашивать оригиналы этих документов (речь о Транспортных накладных) и можем ли мы отправить в налоговую сканы этих документов, а не распечатывать.

Ульяна Коровкина: Стороны не могут признать оригиналом документа его копию. Так же, как и нельзя заменить подписание документа заверением его копии. С точки зрения налогового и бухгалтерского учета это может повлечь большие риски.

Анна, Вы не рассматривали возможность перевода транспортной накладной в электронную форму? Подробнее с этим вопросом можно ознакомиться по ссылкам:

Электронная транспортная накладная: отгружайте без бумаги

Время первых: электронная транспортная накладная в FM Logistic