Используйте силу облаков

Облачные решения продолжают развиваться как с точки зрения функциональности, так и безопасности, и поэтому приобретают все большую популярность. Предприниматели уже не задаются вопросом, стоит ли использовать облака, а интересуются, где и как их лучше использовать. Теме облачных ECM-решений посвящен новый отчет AIIM «Используйте силу облаков, чтобы увеличить эффективность управления контентом». В отчете приведена статистика использования облачных ECM-решений, выявлены их преимущества и освещены вопросы безопасности.

Часть статистики приведена в статье Максима Кайнера Свежая статистика AIIM о паре трендов. Часть 2: о мобильности. Я освещу интересные выдержки, не вошедшие в нее. Всем, кто хочет ознакомиться с материалом подробнее, рекомендую обратиться к оригиналу.

Гибкость и реакция на потребности клиентов

Мир цифровых технологий требует от предпринимателей гибкости и способности реагировать на потребности клиентов в режиме реального времени. От этого зависят конкурентоспособность и позиции компании на рынке. AIIM провел опрос среди представителей сообщества, чтобы узнать, какую роль в данном аспекте играет ECM-система.

67% респондентов ответили, что ECM-решение напрямую влияет на способность компании своевременно реагировать на потребности клиентов, 54% опрошенных отметили важность управления записями, и 40% назвали критичными для работы компании захват данных и Workflow. Треть опрошенных призналась, что испытывает серьезный сбой в работе, если ECM-система перестает работать хотя бы на 1 час, при этом 58% заявили, что последствия сбоя еще полдня влияют на их работу.

Согласно результатам опроса, логичным кажется выбор облачного ECM-решения, которое обеспечит постоянный доступ к нужной информации - в любом месте, с любого устройства и в любое время.

Безопасность облачных решений

Доверие к облакам постоянно растет. Об этом свидетельствуют результаты опроса AIIM.  Респондентов спрашивали, могут ли меры безопасности облачных провайдеров сравниться с мерами, которые предпринимаются в их компаниях для защиты серверов и дата-центров. Результаты опроса представлены на графике:

Так, 48% опрошенных считают, что безопасность данных у облачных провайдеров находится на более высоком уровне, чем в дата-центрах их компаний. 27% респондентов полагают, что меры по безопасности данных в облаке не отличаются от мер, принятых в их компаниях; и только 24% опрошенных отметили, что уровень безопасности данных в их компаниях выше.

Эффективность бизнесс-процессов

С ростом доверия к облачным решениям бизнес-лидеры и руководители подразделений все чаще используют облачные технологии для оптимизации бизнес-процессов.

ECM-решение в облаке предоставляет уникальную возможность переосмыслить многие процессы и перестроить их оптимальным образом. Рассмотрим ситуацию со страховыми претензиями: наступает страховой случай, и оценщик отправляется на объект, чтобы оценить ущерб и начать процесс по страховой претензии. Сотрудник собирает информацию, фото- и видеоматериалы и заполняет отчеты. Обычно оценщик заносит всю информацию в ECM-систему только после возвращения в офис. В случае с облачными решениями загрузить информацию и начать процесс рассмотрения претензии можно прямо с места происшествия. Таким образом, вся процедура может занять всего несколько часов, а не дни и недели.

Облачное решение минимизирует или полностью исключает IT-затраты на администрирование серверов, организацию хранилищ, устранение неполадок и пр. У компании появляется возможность задействовать освободившиеся IT-ресурсы на других важных задачах:

●    производительность бизнес-приложений;

●    оптимизация и автоматизация бизнес-процессов;

●    выявление новых технологий и лучших практик работы.

Преимущества облачных ECM-решений

AIIM провел опрос среди представителей сообщества, чтобы выявить основные преимущества облачных ECM-решений. Результаты опроса представлены на графике:

57% респондентов назвали в качестве основного преимущества более простое и эффективное взаимодействие. Сотрудники могут взаимодействовать друг с другом и обмениваться информацией в любом месте и с любого устройства.

Такое же количество опрошенных считает, что облачные ECM- решения отличаются большей гибкостью и современностью. Во всей компании используется только самая последняя версия решения. При этом, все работы по обновлению проводит облачный провайдер, а не IT-специалисты компании.

47% респондентов отметили, что облачное решение значительно упрощает взаимодействие с партнерами и клиентами: больше нет необходимости использовать сети VPN и шлюзы безопасности.

Меньшее количество опрошенных видит преимущества облачных ECM-решений в другом: 
возможность удаленной работы (42%), более простой доступ к информации (37%), быстрое внедрение (33%), безбумажный документооборот (26%), возможность руководителей согласовывать и утверждать документы во время командировок (24%), более короткий период согласования (18%), повышение имиджа компании в глазах клиентов и партнеров (16%).

Рекомендации

Мобильность, совместное использование файлов и интеграция с основными бизнес-приложениями – все это не только возможно, но и достижимо с помощью облачного ECM-решения.

Чтобы принять верное решение, прежде всего, нужно определить точки потенциального улучшения в управлении контентом. Для этого проанализируйте возможности, которые вам дает облачное ECM-решение, по следующим аспектам:

Доступ к информации

С возможностью обращаться к информации любого типа в любом месте, в любое время, с любого устройства сотрудникам проще взаимодействовать между собой, а также с клиентами и партнерами.

Оптимизация

Быстрое развертывание ECM-системы, оптимизированной для достижения максимальных результатов бизнеса, гарантирует использование самой последней версии продукта на всем предприятии.

Вовлечение

Возможность делиться контентом, просматривать, комментировать и редактировать его есть не только у сотрудников компании, но и у представителей сторонних организаций, что значительно повышает эффективность бизнес-процессов.

Масштабируемость

Расширение базовых возможностей до более специализированных решений обеспечит нужный уровень функциональности в нужное время.

Гибкость

Быстрая адаптация к изменениям поможет своевременно удовлетворять растущие потребности клиентов.

Безопасность

Возможности контроля и мониторинга препятствуют несанкционированному доступу в систему. Все действия с бизнес-контентом фиксируются.