Кадровые документы, от которых можно отказаться

Евгения Сарварова, аналитик DIRECTUM

Более года я занимаюсь анализом изменений трудового законодательства. В основном, мои исследования касаются возможности перевода в электронный вид разных кадровых документов: от заявлений на перенос отпуска до авансовых отчетов. Очень часто при изучении трудового кодекса и других НПА у меня возникал вопрос: для чего в конкретном процессе нужен определенный документ? Предлагаю рассмотреть несколько примеров. Может, вместо того, чтобы переводить их в электронный вид, от них надо отказаться совсем?

Прием на работу

Заявление о приеме на работу

ТК РФ не требует оформления заявления при выходе на работу в коммерческую организацию. Но многие компании продолжают практиковать оформление заявлений, потому что «так исторически сложилось». Для чего? Если потенциальный кандидат желает работать в компании и его прием согласован, то он несет в компанию пакет документов, в нужный день выходит на работу, подписывает трудовой договор. Если же потенциальный кандидат передумал, то и оформленное заявление не поможет, кандидат просто не выйдет на работу. Заявление о приеме – документ, от которого можно отказаться, не заменяя его ничем.

Приказ о приеме на работу

Создается на основании трудового договора. Содержит информацию, дублируемую из трудового договора (подразделение, должность и т.д.). Обязательно нужна подпись руководителя организации и ознакомление принимаемого сотрудника под подпись. На основании приказа о приеме делается отметка в личной карточке сотрудника, с которой последний опять должен ознакомиться под подпись. Это то, что требует законодательство.

В чём реальная польза этого документа? И руководитель, и сотрудник своими подписями закрепляют трудовые отношения в договоре. Сотрудник, имея на руках подписанный с двух сторон экземпляр трудового договора, уже на 100% уверен в том, что его приняли на работу. Лично ему приказ уже не нужен. Некоторые предприятия используют приказ о приеме для инициации работ по подготовке к приему сотрудника. Ответственным сотрудникам необходима официальная бумажка, чтобы, например, создать учетную запись, подготовить пропуск и рабочее место для нового сотрудника. В таких случаях приказ можно заменить информационной рассылкой внутри предприятия или новостью на портале. Чтобы ответственные сотрудники могли доверять таким рассылкам, необходимо закрепить новый порядок действий специалиста отдела кадров в локальных нормативных документах организации. Такой подход позволит отказаться от создания приказа о приеме, пропадет необходимость ставить свои подписи у руководителя организации и принимаемых сотрудников.

Личная карточка

Состоит из нескольких разделов. Часть сведений полезны для использования внутри организации, например, паспортные данные, которые нужно использовать при составлении дополнительных соглашений к трудовому договору. Часть сведений нужны для того, чтобы быстро собрать отчетность для Росстата. Данные о занимаемой должности, внутренних переводах сотрудника и т.д. нужны для ПФР. По своей сути личная карточка – это некий «сейф», содержащий основную информацию о работнике. Именно в таком «сборном» состоянии личная карточка используется достаточно редко: при увольнении, при выходе на пенсию.

Другой важный вопрос: требование законодательства ознакамливать сотрудника под подпись с записями в личной карточке о приеме (опять!), переводах на другую работу. Есть мнение, что такой подписью работник подтверждает, что работодатель учел повышение работника. На мой взгляд, тем самым происходит перенос ответственности с работодателя на работника, что некорректно. Также нужно помнить, что при переводе сотрудника к трудовому договору создается дополнительное соглашение, подписываемое руководителем и сотрудником. Получается, что подписи сотрудника в личной карточке избыточны.

Вся информация о сотрудниках в современных компаниях уже хранится в структурированном виде в информационных системах, что позволяет быстро готовить любую отчетность, поэтому от ведения личной карточки как документа можно отказаться.

Перевод сотрудника между подразделениями

В процессе перевода обязательно оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где проставляют свои подписи руководитель и сотрудник. Этот документ может заменить и заявление на перевод, и приказ о переводе.

Заявление на перевод

Ст.72.1 ТК РФ: «Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника». Чаще всего под письменным согласием работодатели понимают форму заявления. Все понимают, что документ формальный, создается исключительно для того, чтобы закрыть требование законодательства. Вместо него в дополнение к допсоглашению можно использовать переписку между работодателем и работником в рамках задач в СЭД, в крайнем случае по электронной почте.

Приказ о переводе

На мой взгляд, это такой же избыточный документ, как и приказ о приеме на работу.

Организация отпусков

График отпусков

Сейчас законодательство требует печатать, подписывать график отпусков руководителем, после чего ознакамливать сотрудников под подпись. В течение года необходимо делать это неоднократно: печать, подписание, ознакомление должно происходить при каждой корректировке графика отпусков. Зачастую работодатели подходят к этому процессу формально и исключительно ради выполнения требований законодательства: составляют, печатают, подписывают график, собирают подписи сотрудников раз в году. Корректируют его только перед проверкой Роструда.

В действительности сформированный и согласованный график отпусков по-крупному решает одну задачу: позволяет спланировать отпуска сотрудников так, чтобы не было пересечений отпусков у работников, решающих одну задачу. Заодно составление графика позволяет проконтролировать соблюдение требований законодательства о длительности отпусков. Мне же, как рядовому сотруднику, важно оперативно получать доступ к информации о том, на какие даты запланирован мой отпуск, на какие даты я могу его перенести в случае необходимости. Организовать доступ к актуальному графику отпусков при условии, что он ведется на бумаге – сложно.

Самым легким вариантом решения задачи видится перевод графика отпусков в электронный вид. Руководитель может подписывать график электронной подписью. Сотрудников можно ознакамливать также в электронном виде. Варианты реализации см. в статье. Актуальный график для просмотра сотрудниками можно размещать, например, на портале. 

Более радикальный вариант решения – отказаться от ведения графика отпусков как документа. Перевести график в структурированный вид – например, набор данных в виде справочника в ИС работодателя. Это позволит:

●    автоматизировать процессы сбора пожеланий от сотрудников по датам отпусков (если такая практика существует на предприятии),

●    проконтролировать выполнение требований законодательства о длительности отпусков,

●    проконтролировать возможные пересечения отпусков сотрудников,

●    быстро формировать график отпусков в виде отчета (да, все-таки документа) для утверждения руководителем и ознакомления сотрудников в электронном виде;

●    автоматизировать процесс рассылки уведомлений о приближении отпусков;

●    обеспечить оперативный доступ рядовым сотрудникам к данным по их отпускам.

Порядок ведения графика отпусков в электронном виде необходимо закрепить в ЛНА.

Заявление на отпуск

Многие работодатели перестраховываются и продолжают практику оформления заявлений на отпуск, хотя ТК РФ этого не требует. Обосновано создание и согласование заявлений на перенос отпуска, на основании которого специалист отдела кадров фиксирует изменения в графике отпусков.

Приказ о предоставлении отпуска

На основе данного документа вносятся изменения в личную карточку, производится начисление отпускных. Структурированные данные по графику отпусков позволяют опять же отказаться от личной карточки, как документа. Начисление отпускных можно производить на основании уведомления о приближении отпуска, с которым сотрудник ознакомился под подпись. Таким образом, приказ о предоставлении отпуска становится ещё одним документом, от которого можно отказаться.

Как оптимизировать кадровый документооборот

Выше я рассмотрела наиболее часто встречающиеся кадровые документы, от оформления которых можно отказаться совсем либо перевести документы в структурированный вид. Дело за «малым» - внести правки в законодательство.

Да, процесс изменения законодательства длительный. Но уже сейчас работодатели могут:

●    проанализировать кадровый документооборот на своих предприятиях;

●    отказаться от ведения документов, которые больше не нужны (те же заявления о приеме на работу или на отпуск по графику). Это позволит снизить нагрузку на специалистов по кадрам и рядовых работников;

●    перевести часть документов в электронный вид. Например, графики отпусков. «Собирать» их можно в виде справочника, а для соблюдения требований законодательства график отпусков пока можно выводить на печать для подписания и ознакомления. В будущем при внесении изменений в законодательство у работодателя будет готовый инструмент для перехода в электронный вид. От этапа печати документа можно будет быстро отказаться.

У участников эксперимента Минтруда, который планируется провести в 2020 г., возможности ещё шире. Такие компании могут высказать своё мнение не только о возможности перевода отдельных документов в электронный вид, но и о возможности полного отказа от отдельных документов.

Недавно завершилась серия неформальных встреч руководителей кадровых служб, на которой обсуждалась проблематика перевода кадровых документов и процессов в электронный вид и оптимизации документооборота.

На вебинаре 1 ноября представим общие итоги и выводы по всем трем заседаниям, чтобы вы могли оценить перспективы HR-цифровизации в своей компании. Регистрируйтесь на вебинар.

А здесь в комментариях давайте обсудим, какие еще архаизмы кроме давно никому не нужных документов вас еще удивляют в кадровых процессах.

Источник: HR по-русски. Блог профессионального сообщества менеджеров по персоналу.