Кадровые документы в системе электронного документооборота

В.И. Андреева, канд. ист. наук, проф. каф. трудового права РАП

Отрадно отметить, что в последние годы в России твердо взят курс на постепенный переход к безбумажному документообороту (об этом свидетельствует создание электронного правительства, обмен электронными документами между органами государственной власти).

Первоначально, в уже достаточно отдаленном от современного периода времени, поиски путей совершенствования и ускорения документооборота за счет использования средств автоматизации сводились к локальному применению их возможностей, например для выполнения экономических и бухгалтерских расчетов, для автоматизированного ведения контроля исполнения документов и справочной работы. В настоящее время система электронного документооборота организации охватывает все группы обрабатываемой документации (финансовую, отчетную, организационно-распорядительную, кадровую и др.) и позволяет полностью отказаться от традиционного (ручного) выполнения таких обязательных процедур, как подготовка проекта документа, его согласование, доработка, регистрация и т. д.

На фоне успешного начала работ по созданию межведомственного электронного документооборота немало проблем с применением автоматизированных информационных технологий остается в условиях деятельности конкретных организаций при использовании предлагаемых многочисленными разработчиками программных средств. Далеко не всегда приобретенный программный продукт дает возможность создавать документы, полностью отвечающие требованиям действующего законодательства. В дальнейшем, при предъявлении такого документа представителям органов государственного контроля (надзора) и муниципального контроля, а тем более в случае разрешения возникающих хозяйственных и трудовых споров в судебном порядке, абсолютно несостоятельно будет звучать аргумент: «А у нас так в программе заложено, мы не можем иначе составлять (оформлять) данный документ, программа не будет работать».

Особенно часто такие «аргументы» приводят работники кадровых служб, ссылаясь на ту или иную программу автоматизированной обработки кадровой документации. Учитывая значение данной группы документов в жизни каждого работника и обязательность предъявления этих документов при проверках организации, проводимых государственной инспекцией труда, прокуратурой, другими органами контроля и надзора, а также учитывая очень низкий процент «выигрывания» работодателями рассматриваемых в федеральных судах общей юрисдикции трудовых споров с работниками, руководителям организаций, кадровых служб и служб доку-ментационного обеспечения управления необходимо очень внимательно выбирать соответствующие программы электронного документооборота, включающие обработку кадровой документации.

Кроме того, нельзя забывать о том, что при работе с кадровой документацией во многих современных организациях, особенно на малых предприятиях, допускаются следующие распространенные типичные ошибки:

• отсутствие некоторых видов документов (в т. ч. локальных нормативных актов), прямо предусмотренных действующим трудовым законодательством;
• нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
• неверное оформление кадровых документов, незнание правил придания документам юридической силы;
• неправильное документирование управленческих ситуаций, связанных с управлением персоналом, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
• организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями соответствующих архивных правил.

Начнем изучение системы кадровой документации с анализа ее состава по видам и разновидностям документов.

Состав кадровой документации: виды и разновидности документов

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы. Данная группа документов очень своеобразна по своему составу, т. к. объединяет отдельные виды документов, входящие в разные унифицированные системы документации, например: из организационно-распорядительной документации сюда вошли положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, приказы, протоколы, служебные записки, заявления, справки и др.; из первичной учетной документации по учету труда и его оплаты - штатное расписание, приказы (распоряжения) по личному составу, личная карточка работника, график отпусков и др.

Кадровая документация может быть классифицирована по различным основаниям. Так, можно выделить документы, создаваемые и рассматриваемые кадровой службой при работе с претендентами на должность (в т. ч. предъявляемые ими личные документы), и документы, необходимые для правового регулирования трудовых отношений с работниками.

Документы, предъявляемые при приеме на работу, включают:

• документы, удостоверяющие личность претендента на должность (например, паспорт, временное удостоверение личности);
• документы, подтверждающие трудовой стаж, опыт работы (например, трудовая книжка, архивные справки); документы, подтверждающие уровень образования и квалификацию (например, диплом, сертификат, удостоверение, свидетельство);
• документы, связанные с государственным пенсионным страхованием;
• документы воинского учета;
• другие документы (при необходимости), требующиеся с учетом особенностей будущей работы (например, справка о состоянии здоровья, водительские права, справка об отсутствии судимости и т. п.).

Документы, необходимые для правового регулирования трудовых отношений с работниками, включают:

• локальные нормативные акты работодателя;
• документы, оформляющие работу с кадрами при приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении и т. д. по всем остальным функциям.

Согласно ст. 8 ТК РФ работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Нормы локальных нормативных актов не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя (как юридического лица - организации, так и физического лица - индивидуального предпринимателя), установлен статьями Трудового кодекса Российской федерации (ТК РФ):

• штатное расписание (ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ);
• документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (например, положение о персональных данных, положение о защите персональных данных, инструкция о порядке работы с персональными данными и т. п.) (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
• положение о системах оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования (ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
• график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
• правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

Специфика деятельности отдельных работодателей требует дополнительно разработать и утвердить такие предусмотренные ТК РФ локальные нормативные акты, как:

• положение об аттестации работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
• график сменности (ч. 2 ст. 103 ТК РФ);
• нормы труда (нормы выработки, времени, нормативы численности и другие нормы) (ст. 160, 162 ТК РФ);
• положение о формах профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников (ч. 3 ст. 196 ТК РФ) и др.

Наряду с предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное правотворчество, имеет право принимать (ч. 1 ст. 22 ТК РФ) и другие локальные нормативные акты, необходимые для регулирования трудовых отношений, например: положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, положения о персонале, об адаптации работников, о работе с молодыми специалистами и др.

Следует отметить, что работники и работодатель в лице их представителей могут заключать коллективный договор, регулирующий социально трудовые отношения в организации (ст. 41 ТК РФ).

Документы, оформляющие работу с кадрами, включают:

• договорные документы: трудовые договоры, соглашения сторон, дополнительные соглашения к трудовым договорам, ученические договоры, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
• распорядительные документы: приказы (распоряжения) по личному составу;
• информационно-справочные документы: протоколы, акты, заявления работников, докладные и объяснительные записки, служебные письма, справки и др.;
• первичные учетные документы: личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки-расчеты при предоставлении отпусков и увольнении; личные документы работников: трудовые книжки, документы о получении и повышении квалификации и др.

Работа с кадрами требует от работодателя решения многих управленческих проблем, что также приводит к созданию многочисленных документов, поэтому можно разделить всю кадровую документацию на такие две группы:

• документы, связанные с трудовыми отношениями (например, трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки работников, графики сменности и др.);
• документы, связанные с управлением персоналом (планы и отчеты по кадрам, анкеты, тесты, профессиограммы, персонограммы и т. п.). Кроме того, можно выделить индивидуальные кадровые документы (например, приказы), касающиеся одного работника, и сводные документы, в которых упоминаются несколько работников.

По формам документов в кадровой службе применяются как документы, имеющие унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (например, табель учета рабочего времени), так и документы, имеющие примерные (рекомендательные) формы (например, должностная инструкция), а также документы, оформляемые произвольно (например, заявление работника).

По срокам хранения кадровые документы делятся на документы с краткими сроками хранения (до 10 лет включительно, например приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска), документы длительного срока хранения (свыше 10 лет, например приказ о приеме на работу) и документы постоянного хранения (например, положение о персональных данных работников).

Можно классифицировать кадровые документы и по другим признакам, но отметим еще такие группы, как документы, которые можно создавать и обрабатывать в автоматизированном режиме (например, штатное расписание, табель учета рабочего времени и др.), и документы, оформляемые только в рукописном виде (например, трудовая книжка).

Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, книги регистрации трудовых договоров, приказов, личных карточек работников, личных дел и др.

Основные требования, предъявляемые к кадровым документам

Отметим основные требования, предъявляемые к кадровым документам, которые необходимо учитывать при включении кадровой документации в систему электронного документооборота организации:

1. Локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (кроме штатного расписания), принимаются с учетом мнения представительного органа работников. При этом необходимо руководствоваться нормами ст. 372 ТК РФ, где установлен порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов.

Отсутствие в организации представительного органа работников не влечет невозможности принятия работодателем локального нормативного акта - в этом случае он принимается без учета мотивированного мнения представительного органа работников. Локальные нормативные акты, принимаемые по усмотрению работодателя, не требуют учета мнения представительного органа работников.

2. В состав удостоверения локальных нормативных актов входит реквизит «Гриф утверждения документа».

Данная группа документов может утверждаться посредством издания руководителем организации соответствующего приказа, на который делается ссылка в грифе утверждения (например, при утверждении штатного расписания) или посредством проставления на документе грифа утверждения с указанием должности руководителя организации, его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения (например, при утверждении должностной инструкции).

3. Штатное расписание и график отпусков имеют унифицированные формы, входящие в состав Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (соответственно Т-3 и Т-7).

4. Работники, ответственные за подготовку проектов локальных нормативных актов и подписание данных документов, определяются, как правило, руководителем организации. Проекты локальных нормативных актов согласовываются с заинтересованными должностными лицами организации по усмотрению руководителя.

Особая роль в процессе согласования документов принадлежит руководителю службы документационного обеспечения управления, который должен проверить правильность оформления документов и соответствие их требованиям государственного стандарта, т. е. установить, имеет ли документ юридическую силу. В последнем случае дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при автоматизированной подготовке документа (т. е. от руки в дате проставляется число и месяц или только число).

5. Локальные нормативные акты действуют до замены их новыми, за исключением графика отпусков, который составляется ежегодно. При необходимости в локальные нормативные акты вносятся изменения. Процедура внесения изменений должна быть аналогична процедуре принятия документа.

6. Поступающий на работу должен быть ознакомлен с действующими у работодателя локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ), под роспись (до подписания трудового договора).

Личная подпись работника, подтверждающая факт ознакомления с локальными нормативными актами, может быть проставлена на самом документе (в листе ознакомления, приложенном к документу); в специальном журнале (книге) ознакомления; в отдельном документе (перечне), где указаны локальные нормативные акты, предоставленные работнику для ознакомления.

7. В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код и номер формы, а также наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендательными и могут изменяться по усмотрению организации. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

8. В состав удостоверения всех кадровых документов входит реквизит «Подпись». Типичной ошибкой некоторых организационных документов (например, утвержденных руководителем организации должностных инструкций) является отсутствие в них данного реквизита.

Специалисты-практики нередко полагают, что утвержденный документ не требует подписания, и это является серьезным пробелом при оформлении документов данного типа. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

9. Отдельные документы, оформляемые в кадровой службе, требуют удостоверения их содержания печатью организации (или печатью отдела кадров), например: справка с места работы, выписка из трудовой книжки, копия приказа по личному составу (ст. 62 ТК РФ).

Оттиск печати должен захватывать часть слова, обозначающего должность лица, подписавшего документ.

10. Для своевременного и правильного выполнения всех процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску кадровых документов и перехода к автоматизированым технологиям обработки кадровой документации представляется целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и процессы работы с ними за счет создания комплекса нормативных актов по кадровому делопроизводству.

Продолжение в следующих номерах журнала.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота".