Как Agile-доски помогают привести ваши задачи в порядок

Многие люди просто не знают, как именно организовать свои задачи и управлять ими. Каждый делает что-то своё. Кто-то ставит себе задачи в виде событий в календаре Outlook, кто-то записывает задачи на день в блокнот, кто-то ведёт записи в Apple Заметки или Evernote. В итоге люди имеют дело, как правило с «неполными списками неясных задач». Это никак не решает проблему тревоги. Девид Ален предлагает авторский метод GTD (Getting Things Done, «Доведение дел до завершения»), который позволяет упорядочить и систематизировать все задачи, снять тревогу и взять жизнь под контроль.

В статье я покажу пример того, как метод GTD можно успешно реализовать с помощью Agile-досок Directum, и читатель получит удобный инструмент, который, я надеюсь, сделает вашу работу более упорядоченной.

Девид Ален, автор методики

GTD строится на том, что все вопросы, которые вам нужно взять под контроль, распределяются по спискам. То есть мы будем вести несколько списков:

• Входящие
• Календарь
• Напоминания
• Следующие действия
• Ожидание
• Проекты
• Чтение
• Может быть / Когда-нибудь
• Справочная информация

Буквально все-все задачи и заметки заносятся в систему. У вас в голове не должно остаться ни одного вопроса, который не был бы отражён на доске. Это касается как больших стратегических задач вроде «Учредить проектный офис», так и повседневных мелких вроде «Забрать с ресепшена сладкий подарок для ребёнка».

Первичное наполнение системы занимает примерно неделю, в ходе которой вы постепенно переносите из головы все вопросы, которые надо контролировать. В среднем получается около 300 записей. После этого вы сможете буквально «посмотреть», как выглядит вся ваша работа и из чего она состоит. Это очень интересное ощущение.

Еще раз обращаю внимание, что перенести из головы нужно абсолютно всё, иначе система будет не полной и не освободит ваш мозг от рутины.

Список Входящие

Самый важный список, с него начинается весь процесс. Все записи изначально заносятся сюда. Как только вы вспомнили о чём-то или вас попросили что-то сделать — немедленно запишите это в телефон или блокнот, чтобы не тратить ресурсы мозга на удержание вопроса в голове. Это освободит голову от рутины и даст пространство для творческого мышления. Все записанные мысли, задачи и заметки далее переносятся из телефона/блокнота в список Входящие и обрабатываются по схеме ниже.

Список необходимо ежедневно разбирать. Задачи разбираются сверху вниз строго по одной, не пропуская и не делая исключений. Возвращать запись обратно во Входящие нельзя.

Схема разбора списка Входящие:

Смотрим на запись и задаём себе вопрос: требует ли эта задача какого-либо действия в ближайшее время?

Если нет, то варианты, куда это может попасть:

• мусор (удалить)
• Может быть / когда-нибудь
• Проекты
• Справочная информация

Если да, то:

• если можно сделать за 2 минуты, сделать прямо сейчас
• если можно делегировать — делегируйте
• если нужно больше двух минут и нужно сделать в определённый день, то в список Календарь
• если нужно больше двух минут и не привязано к точной дате, то в список Следующие действия.

Список Календарь

В него попадают задачи, которые нужно сделать в конкретный день. Например, провести вебинар. Если задача не привязана к дате жестко, то ни в коем случае не добавляйте её в этот список, иначе вы перестанете доверять списку и захламите его, тогда он не будет работать.

Список Напоминания

Задачи и вопросы, о которых вы хотите вспомнить в определённую дату, но не привязанные к ней жестко. К примеру, я заношу в это список периодические задачи команды, такие как актуализация портфеля продавца раз в квартал. Очень удобно.

Следующие действия

Основной список для большей части работ. В него попадают задачи, которые нужно сделать в ближайшее время, когда у вас будет возможность ими заняться.

Ожидание

Задачи, по которым вы ждёте действия от других людей.

Проекты

Проект в понимании Девида Алена — это большая задача, которая требует выполнения нескольких действий. В таком проекте составляется чек-лист задач, которые попадают во входящие и далее обрабатываются аналогично остальным. После выполнения задачи, связанной с проектом полезно вернуться в проект и решить, что делать дальше.

Всегда планируйте следующее действие по проекту, чтобы проект не стоял на месте.

Чтение

В этот список попадают все материалы, которые вам нужно прочитать. Добавляйте только то, что реально планируете читать, чтобы он не превращался в свалку.

Может быть / Когда-нибудь

Сюда попадают все задачи и проекты, которые вы хотите выполнить, но не будете это делать в ближайшие месяцы. Они будут ждать своего часа, и вы о них никогда не забудете. Когда придёт время, вы перенесёте их в соответствующие списки и возьмёте в работу, а может быть удалите как неактуальные и ненужные, что, кстати, очень приятно делать.

Справочная информация

В этот список попадает вся информация, заметки и документы, которые вам периодически нужны для работы. Очень важный список, который экономит очень много времени на поиск.

Собственные списки

Всё, списки закончились. Но, для удобства создавать свои, например, проекты можно дополнительно разбить на списки «Продажи», «Партнёры» и другие, в соответствии с вашей спецификой работы. Но не перебарщивайте. Списков должен быть необходимый минимум.

Еженедельный обзор

Важнейший принцип GTD. Именно он позволяет вам доверять системе и положиться на неё, чтобы не держать в голове ничего. Каждую неделю вы делаете обзор всей системы. Просматриваете каждый список и каждый тикет в нём. Для чего это нужно:

• вспомнить о ближайших событиях, которые предстоят
• перенести актуальные задачи из ожидания в работу
• актуализировать всю систему, чтобы доверять ей
• получить инсайды и идеи

GTD и Agile-доски Directum

В принципе, это 80% информации, которую нужно знать по GTD. Если хотите пойти дальше, рекомендую прочитать книгу «Как привести дела в порядок», где эта методика подробно описана. Только читайте свежее издание 2022 или 2023 года.

А теперь самое интересное. Хотя GTD можно реализовать даже на бумаге, я предлагаю вам попробовать Agile-доски Directum (если вы уже пользуетесь этой системой или планируете её внедрять в своей компании), т. к. они содержат массу удобных инструментов, которые упростят вам работу с системой.

Метки

Удобно использовать метки для быстрой фильтрации по определённому признаку. Например, время на выполнение задачи. У меня есть метки: 5 мин, 20 мин, 30 мин, 1 час, 4 часа. Удобно отфильтровать доску по таким меткам, чтобы увидеть, какие задачи вы можете сделать за то время, которым сейчас располагаете.

Можно создать метки с фамилиями сотрудников, которые связаны с задачей. Позже вы сможете отфильтровать доску по человеку и увидеть все задачи и вопросы, которые нужно с ним обсудить. Когда у вас будет совещание, вы сразу обговорите с ним все вопросы. Это очень удобно и вызывает у других людей уважение т. к. они видят, что вы не забываете ни-че-го.

Сортировка

Сортируйте списки Календарь и Напоминания по дате. Это позволит видеть в верхней части списка те задачи, которые приближаются, чтобы точно ничего не забыть.

WIP-лимит

Можете завести отдельный список «В работе» и переносить в него те задачи, над которыми работаете прямо сейчас. Назначьте на этот список WIP-лимит (Work in Progress), чтобы не распыляться.

Отправка на другую доску

Когда делегируете тикет, можете отправить его на доску получателя, он получит его в свой список «Входящие» и обработает. Поэтому важно, чтобы доски использовали все сотрудники.

Отправка тикета задачей

Если человек не использует Agile-доски, просто отправьте ему тикет задачей.

Связи

Связывайте тикеты, если нужно быстро найти тикет по контексту другого.

Дочерние тикеты

Удобно декомпозировать большую задачу на подзадачи и решать их по одной. Например, в тикетах из списка Проекты создавайте чек-лист с дочерними тикетами, связь появится автоматически, и вы сможете быстро переходить по ней, что очень удобно. Например, вы выполнили дочерний тикет, сразу переходите по связи в проект и смотрите, какое следующее действие нужно предпринять.

Не создавайте сразу много дочерних тикетов, чтобы не перегружать доску, достаточно преобразовать в тикет только следующий пункт из списка, когда закончите его, по связи вернитесь в родительский тикет и создайте следующий дочерний.

Тикеты из заданий

Тикет можно создать, вставив на доску ссылку на задание из Directum RX. Просто скопируйте ссылку, зайдите на доску и нажмите Ctrl+V. В результате создастся тикет, а ссылка на задание сохранится в его области вложения, и вы сможете быстро перейти из тикета в задание, когда придет время выполнить его.

Вложения

Это сэкономит вам время. Вкладывайте в тикет ссылки на документы из Directum RX. Можете перетаскивать в область вложения тикета файл с рабочего стола или письмо из Outlook.

Поиск

Ctrl+F открывает поиск по названию. Это позволит быстро найти нужный тикет.

Заключение

Вот и всё. Надеюсь, эта методика поможет вам стать эффективнее, снять стресс и разгрузить голову.

Да кстати, GTD работает и в личной жизни. Сам Девид Ален рекомендует не разделять рабочие и личные задачи, а вести всё вместе. Но лично я разделил, так как хочу на работе видеть только рабочие задачи, а дома — личные. Личные задачи я веду в Apple Напоминаниях, которые отлично подходят для GTD, но можно использовать любое приложение для управления задачами или заметками.

Agile-доски в проектах

Кстати, Agile-доски Directum отлично подходят для командной работы. Чтобы сделать ее прозрачной и контролируемой, рекомендую изучить возможности Directum Projects. Эта система объединяет в себе несколько инструментов для проектной деятельности, и Agile-доски — один из них.