Как бросок хоккеиста: чем Directum помог НХЛ

Почему в Ночной Хоккейной Лиге особые требования к документообороту

Ночная Хоккейная Лига (НХЛ, Фонд «НХЛ», Ночная лига) — самый масштабный проект в российском любительском спорте. Она объединяет более 20 тыс. непрофессиональных спортсменов со всех уголков страны и еще столько же неравнодушных болельщиков — родителей, друзей, жен и детей хоккеистов. Каждый год НХЛ проводит турнир — Всероссийский фестиваль по хоккею среди любительских команд, масштабное и зрелищное мероприятие, проходящее на территории 83 регионов.

Еще в календаре Лиги есть матчи на открытом воздухе в рамках проекта «Студёный Лёд», выставочные гала-матчи с легендами хоккея, встречи и фотосессии с ветеранами этого вида спорта, мастер-классы с участием именитых игроков, федеральные социальные и медийные проекты. За год — более 200 различных мероприятий. И для каждого нужно организовать площадку, проезд, проживание и питание спортсменов, медицинское сопровождение. Кроме этого, есть закупка экипировки, командировки, реклама, взаимодействие с партнерами и спонсорами. А это — сотни договоров, первичных документов, служебных записок и еще много видов документов, которые «курсируют» между 83 регионами.

И есть нюанс: Фонд «НХЛ» — некоммерческая организация (НКО), а это значит:

• особые требования к первичным документам для подтверждения целевой принадлежности расходов;
• обязательный ежегодный аудит.

Чтобы побеждать и на льду, и «за кулисами» арены, играя по правилам 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Лиге понадобился единый инструмент для удобного и прозрачного управления всеми процессами.

Чего ждали от проекта внедрения

Главная цель — не просто забить гол рутине и беспорядку бумажного документооборота, но и добиться мастерски отточенных, верных и быстрых, как передача шайбы, процессов. Для это нужна такая «экипировка», которая поможет:

• унифицировать шаблоны для снижения числа неточностей и ошибок в документах;
• быстро и прозрачно согласовывать документы и оперативно принимать управленческие решения;
• снизить трудоемкость по обработке первички;
• удобно управлять командировками;
• централизованно хранить архив с сохранением юридической значимости;
• организовать доступ к информации для удаленных сотрудников и настроить права на операции с документами.

После детального анализа рынка выбрали систему Directum Lite.

Как внедряли систему

В первую очередь рабочая группа от НХЛ и команда внедрения организовали «послематчевое интервью», на котором детально разобрали существующую в Лиге ситуацию:

1. Провели экспресс-оценку документооборота, циклов обработки и маршрутов согласования, выявили проблемные зоны в процессах.
2. Составили план мероприятий по оптимизации документооборота, объем работ распределили по документопотокам компании: внутреннему, внешнему и исходящему.
3. Проанализировали технические возможности для автоматизации.

Самой непростой задачей стал анализ документооборота:

• специалисты изучили все виды документов в зависимости от направления;
• проанализировали количество и правовой статус контрагентов, региональных представителей и документооборот с ними;
• оценили риски типичных недочетов и ошибок.

В результате выработали тактику и инструменты для уверенной победы — выбрали облачную версию Directum Lite с интеграцией с системами ЭДО и возможностью в дальнейшем настраивать виды документов и регламентов согласования. Установили решения «Делопроизводство», «Договоры», «Проекты» и «Совещания».

Чтобы еще больше повысить шансы на победу, решили новую тактику объединить со старой, проверенной: интегрировали Directum Lite с ранее разработанной внутренней ИТ-системой Лиги, которую использовали для взаимодействия с контрагентами и региональными представителями, управления сайтом, массовой обработки больших данных.

Утвердили элементы тактики — разработали шаблоны: сметы, служебные записки, заявления, документы по расчетам с поставщиками/исполнителями, различные виды договоров, счета, акты и соглашения.

Для более удобной работы документооборот в системе разделили на несколько блоков. Особенно команде понравился новый «прием» — блок «Акты /УПД и Отчеты». Благодаря ему исполнитель может в пару кликов и за несколько минут самостоятельно сформировать и скачать закрывающие документы по форме договора в различных форматах (doc, pdf, хml).

Что получили после внедрения

Выработанная «стратегия игры» принесла ожидаемый результат:

• документооборот стал быстрее и проще, а документы теперь соответствуют требованиям законодательства о деятельности НКО;
• появился контроль бизнес-процессов, включая автоматическое отслеживание сроков исполнения задач сотрудниками разных подразделений;
• создана единая рабочая среда для взаимодействия с контрагентами, всеми подразделениями компании и эффективной коммуникации между сотрудниками Лиги;
• объединены в одно целое бизнес-процессы между бэк-офисом компании и региональными представительствами НХЛ;
• оптимизированы и полностью цифровизированы ключевые процессы: от поездки в командировку до организации мероприятия;
• появилась экономия на почтовых расходах, курьерской доставке и затратах на хранение бумажных документов.

Сезон игры «Лига vs Документооборот» закончился оглушительной победой Ночной Хоккейной Лиги. Вот ее итоги:

От редакции: подробное описание проекта можно изучить в Библиотеке кейсов Directum Awards.