Как повысить эффективность коммуникаций на проекте с помощью совещаний
![Как повысить эффективность коммуникаций на проекте с помощью совещаний](/files/covers/b2bc4299-3988-4f3d-9f4b-74cbb949b4aa.jpg)
Если на проекте возникает недопонимание между участниками процесса, информация теряется и не доходит до адресата. В последствии это часто приводит к срыву сроков, конфликтам или пустой трате бюджета. Как решить проблему с коммуникациями и грамотно планировать совещания с помощью современных инструментов? Давайте разбираться.
Что такое «коммуникация» в проектной сфере
Невозможно управлять проектами, если участники процесса не обмениваются информацией. Руководители ежедневно сталкиваются с огромными потоками данных, поступающих из различных источников. Эти сведения служат основой для принятия решений, составления отчетов, планирования дальнейших действий, управления командой и информирования заинтересованных сторон — стейкхолдеров.
Чаще всего неэффективные коммуникации возникают из-за неправильного планирования, а также выбора не тех форм и методов взаимодействия с разными участниками команды. Зачастую проектное управление строится лишь на сборе информации, которая становится избыточной. При таком подходе вместо того, чтобы фокусироваться на результате, сотрудникам приходится постоянно обрабатывать и анализировать большое количество данных. Это напрямую влияет на мотивацию проектной команды.
Чтобы коммуникации были продуктивными и результативными, необходимо четко отладить процесс получения, структурирования, анализа, использования и передачи данных. Без таких действий управление проектом похоже на тело без кровеносной системы — оно просто не может функционировать.
Какие формы коммуникаций используются в проектном управлении
- внутренние (между участниками проекта) и внешние (с руководящим составом, заказчиком и подрядными организациями);
- регламентированные (сбор отчетов, запросы, совещания, поручения) и нерегламентированные (уведомления, переписки, комментарии);
- автоматизированные (с помощью цифровых технологий) и неавтоматизированные (на бумажных носителях и живые совещания в одном помещении).
Что важно учитывать при построении коммуникаций
Чтобы общение на проекте было эффективным и влияло на конечный результат, важно соблюдать некоторые правила:
- Говорить четко, кратко и по делу. Избегать двусмысленности.
- Предоставлять актуальную и своевременную информацию.
- Приводить полные и точные данные, достаточные для принятия ключевых решений по проекту.
- Учитывать культурные, языковые и другие различия команды, чтобы данные были понятны и доступны всем участникам.
Проектный минимализм: как просто управлять сложными проектами Стандарты по управлению проектами уделяют большое внимание требованиям и критериям коммуникаций, выделяя их в отдельную функциональную область. Наиболее распространенными являются подходы PMI (Project Management Institute) и IPMA (International Project Management Association), принципиальное отличие которых заключается в порядке действий и конечном распределении проектной информации.
Какие задачи ставит руководитель при планировании коммуникаций
Эффективное взаимодействие в проектах требует тщательного планирования и управления. Руководителю необходимо определить:
- кто заинтересован в получении информации;
- какие требования к форме коммуникаций у каждого участника;
- как часто им нужна информация.
Эти сведения находят отражение в плане. Кроме того, его необходимо адаптировать под предпочтения и ожидания заинтересованных сторон. Руководитель должен иметь в виду факторы окружающей среды проекта, которые могут значительно ускорить или замедлить общение. К ним относятся:
- масштаб компании;
- организационная структура;
- степень формализации бизнеса (наличие положений, регламентов, инструкций и т. п.);
- уровень автоматизации бизнес-процессов;
- компетентность персонала, занятого в проекте;
- корпоративная культура.
Почему совещания — основная форма коммуникаций на проектах
Ресурсное управление в проектах. Как сократить пропасть между планами и реальностью В проектной деятельности крайне важно проводить встречи и заседания. Они могут использоваться как для текущего контроля исполнения работ, так и для подведения итогов, чтобы извлечь уроки из неудач или закрепить новые изученные инструменты и положительные моменты. Совещания можно разделить на различные типы в зависимости от их цели, сроков и формата. Чаще всего на проектах встречаются такие виды совещаний:
Стартовые: проводятся в начале проекта, чтобы собрать вместе команду и других заинтересованных лиц. На встрече участники обсуждают цели, масштаб, сроки и ожидания, а также распределяют роли и обязанности.
По планированию: они необходимы для разработки плана проекта и определения объема, графика, бюджета и ресурсов. Заседание могут проводиться на разных этапах: инициации, планирования или исполнения.
Промежуточные: проводятся регулярно — еженедельно, раз в две недели или ежемесячно в зависимости от потребностей проекта. Обычно на них отслеживают ход реализации проекта, выявляют проблемы или риски, при необходимости обсуждают корректирующие действия.
Обзорные: на них рассматривают конечные результаты проекта — продукт, услуга, документ или программный код. Цель совещания — убедиться в том, что результаты соответствуют заявленным требованиям и стандартам качества.
Итоговые: проводятся в конце проекта, чтобы проанализировать его эффективность, определить, что прошло хорошо и что можно было улучшить. Также на встрече фиксируются извлеченные уроки для будущих проектов.
Специальные: назначаются по мере необходимости для рассмотрения конкретных вопросов или принятия срочных решений. Они готовятся в короткие сроки и могут охватывать небольшую группу людей.
Отдельной веткой выделяют общие совещания по портфелям, которые проводятся для рассмотрения статуса сразу нескольких проектов, выявления зависимостей между ними и рисков. Также они необходимы для определения приоритетов по ресурсам и финансированию.
Какие инструменты использовать для планирования коммуникаций
Метрики в проектном управлении. Как определить градус успешности проекта В проектной деятельности совещания становятся основным способом коммуникации и обмена информацией. Удобно, если управление совещаниями происходит в той же системе, где ведутся основные работы по проекту. Так, Directum Projects сочетает в себе все необходимые инструменты для планирования графиков работ, управления ресурсами и рисками, работы с проектной документацией, командами и знаниями. Кроме того, в системе есть решение для управления совещаниями. Оно помогает планировать встречи, составлять повестки и протоколы по ним, а также направлять поручения ответственным с возможностью отслеживать результаты.
Чтобы спланировать совещание в Directum Projects достаточно указать дату и время проведения, обозначить длительность. После этого система забронирует время в календаре. Рассылка с информацией по заседанию уходит всем указанным в списке участникам.
Карточка совещания
Секретарь готовит повестку в виде электронного документа, в который автоматически заносится сведения из карточки совещания. Вручную нужно заполнить перечень задач на рассмотрение и связать документ с проектом или портфелем, чтобы он отобразился в соответствующей папке.
Документы, связанные с карточкой совещания
По итогу встречи оформляется протокол. Он согласуется по регламенту, который настраивает системный администратор. После утверждения решений, указанных в документе, автоматически формируются поручения. Они отправляются в работу ответственным исполнителям по одному клику, поэтому все коммуникации происходят без замедления.
Поручения по итогам совещания
В Directum Projects также предусмотрена интеграция с почтовым сервером. Поэтому внешним пользователям необязательно выдавать доступ к системе и настраивать отдельную учетную запись. Достаточно указать email, тогда уведомления и задачи по отдельным проектам будут приходить на электронную почту.
Помимо этого, пользователи могут использовать мобильное приложение, что помогает работать и общаться дистанционно. Например, можно с телефона выполнять задачи, составлять отчеты и прикладывать необходимые документы, в том числе фотографии, с удаленных рабочих мест.
За безопасный доступ к информации по проектным документам и планам отвечает гибкая настройка прав. Также системный администратор без использования кода может настроить индивидуальное отображение модулей, справочников, папок и карточек объектов в системе. Благодаря этому подрядчики и заказчики имеют доступ только к открытым им данным.
Важно, чтобы способы взаимодействия между участниками процесса и периодичность встреч удовлетворяли все стороны. Договоренности следует закрепить в регламентирующих документах. Не стоит забывать о соблюдении баланса в количестве совещаний, чтобы вся информация передавалась и обсуждалась по существу, была сжатой и недвусмысленной.
Комментарии 0