«Как долго я тебя ждала»: ФНС представила калькулятор эффективности внедрения ЭДО в компании

Не так давно при Федеральной налоговой службе было организовано Управление электронного документооборота. Ведомство работает над совершенствованием нормативно-правового регулирования, созданием благоприятных условий перехода на ЭДО между контрагентами, а также другими задачами.

Одной из важных целей, по мнению Фёдора Новикова – руководителя управления, является донесение до бизнеса информации о выгодах и преимуществах внедрения ЭДО. Об этом он рассказал в интервью Клубу ОЦО. И вот в декабре 2020 года на портале ФНС был опубликован «Калькулятор эффективности внедрения электронного документооборота». Что он из себя представляет, какие расчеты потенциально могут получить компании, давайте разбираться.

Для чего разработали инструмент

Калькулятор помогает рассчитать плановую оценку стоимости перехода на ЭДО, а также примерный срок окупаемости понесенных затрат.

Если для крупной компании экономия на бумаге и пересылках может оцениваться в миллионы рублей, то для небольшой, с годовым документооборотом в 3 000 документов – само внедрение может оказаться более затратным, чем получаемые выгоды.

Что представляет собой калькулятор

Для того, чтобы произвести расчеты, калькулятор запрашивает исходные данные по входящим, исходящим накладным (это могут быть счета-фактуры, акты выполненных работ, оказанных услуг) и внутренним документам (к ним относятся: складская документация, акты МХ, кадровые документы и др.). Фактически этими цифрами обладает любая компания.

Аналогично вводится количество по любым входящим, исходящим договорам и дополнительным соглашениям между контрагентами (покупка, продажа, аренда).

При этом программа предполагает две формы расчета: простой (далее рассмотрим именно его) и расширенный, который содержит учет показателей инфляции, ключевой ставки банка РФ, ставку налога на прибыль, дисконтирования и др. данные.

Простой расчет:

Начнем с введения показателей.

На следующем этапе необходимо указать целевую долю документов, которые предполагается перевести в электронный вид, и сроки, за которые вы хотите их перевести. При этом доля может рассчитываться, исходя как из текущих ключевых контрагентов, с которыми настроен обмен электронными документами, так и из количества потенциальных:

При необходимости можно указать среднюю сумму входящего НДС за квартал, долю счетов-фактур (%), поступающих после срока подачи квартальной налоговой декларации, а также прогнозируемый годовой рост объема компании (%). Указание этих опциональных данных поможет более точно вычислить экономические показатели.

Немного о возможностях расширенного расчета

Трудозатраты на обработку бумажного экземпляра документа в нём можно указать собственноручно, исходя из своих данных. В простом же, по умолчанию, заложены плановые значения, взятые из открытых источников. Показатели зачастую могут отличаться и зависеть от уровня заработной платы персонала, администрирующего «бумажные процессы», количества занятых сотрудников, стоимости отправки бумажных документов Почтой России/курьерами, печати, хранения и других факторов. К слову, последний момент довольно критичен для крупных компаний, которые арендуют огромные площади для хранения бумажных оригиналов. Все вышеуказанные параметры можно обозначить для всех видов документации: входящей, исходящей, внутренней. 

Также в расширенном расчете можно самостоятельно регулировать затраты, которые компания понесет в случае внедрения ЭДО. При этом есть уточнение, что инвестиции включаются в модель при объеме электронных документов более 10 тыс. в год, когда интеграция с учетными информационными системами является обоснованной и дает экономию на трудозатратах при обработке единицы документа. Таким образом, можно самостоятельно указать стоимость интеграций, который выставил вам ваш провайдер, или же вы сами можете их настроить. Стоимость сертификатов электронной подписи, их количество и затраты на содержание проектной команды ЭДО также возможно указать.

Расчет на реальном примере

Задача: ООО «Ромашка» задумалось о переходе на электронный документооборот. Необходимо вычислить стоимость перехода и сроки окупаемости.

Входные данные:

Вводим данные в калькулятор.

По итогу он производит вычисления и выдает графики и таблицы с ключевыми эффектами, рассчитывает эффективность проекта внедрения ЭДО:

Оценим эффекты графиков и увидим, что они демонстрируют рост экономии на печати документов в первые два года реализации проекта. Экономия на трудозатратах аналогично увеличивается:

Что же за всем этим будет?

Федеральная налоговая служба, как регулятор, делает важные шаги к тому, чтобы бизнес ощутил явные выгоды от внедрения ЭДО и начал использовать операторов повсеместно, и не только при работе с контрагентами. Компании уже получают ряд выгод, которые недоступны тем, кто все еще использует бумагу, а это:

• экономия на печати, доставке, хранении;
• исключение потерь;
• быстрые исправления и корректировки;
• оперативное перезаключение ежегодных договоров с контрагентами;
• своевременное принятие к учету и др.