Как электронная подпись и Госключ упростят ваше взаимодействие с документами

Как технология трансформирует различные отрасли? Какие меры приняло государство, чтобы помочь гражданам упростить работу с документами? На эти и другие вопросы ответил Александр Быков, руководитель проектов развития бизнеса Directum.

Что такое электронная подпись

В широком смысле электронная подпись (ЭП) — инструмент, который помогает перенести в цифровую форму практически любые правовые отношения, если этому не противоречит законодательство. Она соединяет документ и человека и подтверждает факт того, что подписант ознакомлен и согласен с содержанием.

Как в компании Directum внедряли Госключ Электронная подпись играет ключевую роль в придании юридической силы электронным документам, обеспечивает их подлинность, целостность и неоспоримость.

Кому и для чего полезна ЭП

Цифровая подпись применяется практически повсеместно: в государственных структурах, на коммерческих производствах и предприятиях, физлицами в частном порядке.

Широкому распространению способствует популярность электронного документооборота. Первым, кто обратил внимание на ЭП, был бизнес. На начальных этапах технологию внедрили операторы сотовой связи и банки, с течением времени люди стали использовать ее и в бытовых отношениях — для заключения электронных договоров купли-продажи, отправки декларации 3-НДФЛ и т. д.

Виды электронной подписи: отличия и назначение

Электронные подписи бывают трех видов — простые, усиленные неквалифицированные и усиленные квалифицированные.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Это комбинация пароля или кода, которая подтверждает факт формирования подписи определенным лицом. В процессе участвуют лишь документ и имя человека. Авторизация в приложении, онлайн-покупка — почти всё, после чего на ваш смартфон приходит СМС с секретным кодом, и есть применение простой подписи.

Статья 9 63-ФЗ «Об электронной подписи» указывает на то, что ПЭП можно задействовать в электронном документообороте, но для обеспечения ее легитимности нужно выполнить одно из условий:

• заключить между сторонами обмена соглашение о взаимном признании такой подписи;
• закрепить легитимность ПЭП в локальном нормативном акте.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП)

Усиленная подпись сложнее и надежнее простой. Для ее создания используются методы ассиметричной криптографии, а выдачей сертификата занимается удостоверяющий центр (УЦ). Также он генерирует ключ ЭП, который состоит из двух частей. Первая — секретная закрытая часть, информация о ее содержании есть только у пользователя: она должна быть сохранена у него на надежном физическом носителе. Вторая часть — «открытый» и общедоступный ключ, с помощью которого можно удостовериться в подлинности ЭП.

Такой вид подписи поможет не только убедиться в личности подписанта, но и выявить, были ли внесены изменения в электронный документ после того, как его подписали.

Выдачей усиленной неквалифицированной подписи могут заниматься УЦ, которые не имеют аккредитации от государства.

Усиленная квалифицировання электронная подпись

Это наиболее строгий вид подписей. Именно квалифицированную подпись можно приравнять к собственноручной. Сертификат УКЭП выдает аккредитованный удостоверяющий центр, по отношению к которому государство регламентировало в 63-ФЗ особые требования.

Квалифицированная электронная подпись соответствует всем характеристикам неквалифицированной, но обладает собственными признаками:

• УКЭП обязательно имеет сертификат с четкой структурой, утвержденной ФСБ;
• ФСБ также в обязательном порядке сертифицирует ПО для работы с УКЭП.

Электронная подпись в смартфоне: Госключ

Самый простой способ получить сертификат УНЭП или УКЭП — обратиться к приложению Госключ. В начале августа 2021 года Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ сообщило о запуске этого сервиса для подписания договоров онлайн.

Предпосылкой для распространения технологии послужила пандемия. Впервые эксперимент провели мобильные операторы, которые не могли принимать клиентов в салонах и офисах сотовой связи из-за ограничений по посещению. Заинтересованность в решении проблемы, ускорила реализацию идеи, доказала ее востребованность и техническую исполнимость. По состоянию на конец 2023 года количество выданных в России сертификатов электронной подписи Госключа достигло 9,2 млн.

Возможности приложения Госключ

При помощи ПО можно бесплатно получить сертификаты электронной подписи, а также сформировать усиленную неквалифицированную или квалифицированную ЭП. Сертификаты для них будут выданы удостоверяющим центром, находящимся в инфраструктуре электронного правительства.

Срок действия такого сертификата — один год, затем система предупреждает пользователя об окончании, чтобы выпустить подпись заново.

Подписание и хранение документов

Подписать документ через Госключ можно двумя способами:

1. С использованием аккаунта на Госуслугах через отправку в приложение.
2. При помощи информационной системы, в которой налажена интеграция с сервисом.

Второй вариант наиболее удобен работодателям, которые используют ПО в своих компаниях. Например, система для цифровизации кадровых процессов и документов Directum HR Pro поддерживает работу со всеми видами электронной подписи, как того требует трудовое законодательство (377-ФЗ). После подписания документ можно хранить в системе до 75 лет с гарантией сохранения юридической силы.

Подписать документ через Госключ можно в пару кликов

Преимущества Госключа для пользователя

• Массовость и бесплатность. Усиленные электронные подписи для граждан — вещь не бесплатная. Стоимость сертификатов в коммерческих удостоверяющих центрах стартует с 2 тыс. рублей. Получить УНЭП/УКЭП в Госключе можно бесплатно.
• Универсальность. Законом разрешено использовать Госключ для трудовых отношений, договоров о покупке недвижимости, прочих бытовых документов.
• Скорость и доступность. Установить приложение получится в любой мобильной операционной системе, вход и авторизация займут у пользователя совсем не много времени.
• Безопасность. Регулятор, который проводил сертификацию приложения как средства электронной подписи, — ФСБ. Данные в приложении защищены так же надежно, как на портале Госуслуг. Так что получить доступ мошенники смогут лишь в том случае, если обманом получат у пользователя коды доступа.

Никому и никогда не сообщайте информацию о логинах, паролях и кодах подтверждения из СМС. Берегите свои данные и будьте внимательны.

КЭДО и Госключ на старте: что нужно знать госсектору Электронные подписи упростили и повысили безопасность процессов, а государство активно поддерживает технологию, продолжая уделять внимание ее развитию. Если хочется подробнее узнать о том, как можно применять ЭП в работе, рекомендуем обратить внимание на материал о кадровом электронном документообороте.