Как IT-компании участвуют в эксперименте Минтруда. Опыт Directum и СКБ Контур

Сотни российских работодателей подключились к пилоту Минтруда и тестируют обмен электронными документами с сотрудниками. Среди них есть и ИТ-компании. Как они настроили кадровый документооборот без бумаг, рассказываем далее.

С чего всё началось

Directum занимается цифровизацией бизнес-процессов и документооборота более 30 лет. Клиенты — организации самого разного масштаба, а многие цифровые решения изначально обкатывались в самой компании до того, как имплантироваться в процессы заказчиков.

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! «Все внутренние коммуникации и взаимодействие в Directum уже давно были в электронном виде. Своего рода исключением выступал кадровый документооборот. Несмотря на то, что процессы согласования и оформления документов велись по-цифровому, в финале появлялась бумага — документы распечатывались и подписывались вручную. Объяснение такого подхода простое: законодательно не было прямого разрешения на электронный кадровый документооборот с классическими работниками (не дистанционными). Участвуя в эксперименте Минтруда, компания приступила к решению двух задач: развитие „кадровых“ продуктов и отказ от бумаги во внутренних процессах», — рассказывает Гузель Муллахметова, руководитель проектов развития бизнеса Directum.

КЭДО, или Почему все перейдут на HR-процессы без бумаг Контур присоединился к эксперименту летом 2020 года. В компании работает более 8,5 тысяч человек, а поток бумажных кадровых документов исчисляется тысячами в месяц. Их перевод в электронный вид упрощает и ускоряет кадровый учёт и процедуры управления персоналом. Поскольку компания разрабатывает программные продукты, в том числе системы ЭДО, у Контура есть опыт в автоматизации бизнес-процессов клиентов и собственного документооборота, а также достаточно ресурсов для создания и поддержания КЭДО.

Как вступили в эксперимент

Приказ о проведении эксперимента в Контуре выпустили в конце мая. Через месяц перешли на электронное взаимодействие с сотрудниками. В эксперименте принимают участие 94% работников — это почти 8 тысяч человек из 77 городов России. Исключение составили те сотрудники, у которых нет учётной записи во внутренней системе документооборота. Например, вахтёры и уборщики.

Directum участвует в пилоте с августа 2020-го. Из 600 сотрудников (а это офисы Ижевска, Москвы и Уфы) согласились участвовать 99%. При этом отказов не было, то есть остались только те, кто не смог определиться с решением.

Как запускали кадровый ЭДО

Контур: Чтобы запустить КЭДО, понадобилось создать проектную группу, доработать систему внутреннего электронного документооборота (СЭД), получить согласие сотрудников на участие в эксперименте. Как будет работать новая система, сотрудникам рассказывали в корпоративной социальной сети, там же комментировали вопросы. В первый месяц параллельно поддерживали бумажный документооборот. Также понадобилось обучить специалистов, которые оформляют документы, — офис-менеджеров и менеджеров по кадровому учёту.

Directum: Поскольку все кадровые процессы уже велись в системе, запуск не занял много времени. Немного адаптировали процессы приёма, перевода, увольнения, согласования и переноса отпуска —добавили электронное подписание, а также этапы ознакомления работников с документами.

С юридической стороны потребовалось подготовить необходимые документы (согласие сотрудников, внутренний регламент об электронном взаимодействии). А для информирования работников использовали корпоративный блог и внутренние рассылки.

В какой системе работают сотрудники

Контур: В системе внутреннего электронного документооборота сотрудники и раньше подписывали документы простой электронной подписью. Для участия в эксперименте СЭД доработали: теперь система позволяет подписывать документы квалифицированной электронной подписью, хранить документы и технологические файлы. Визуализацию печатных форм документов преобразовали из формата DOC в PDF. Для пользователей добавили подсказки и установили уведомления, чтобы сотрудники не забывали подписывать документы вовремя.

Directum: Сотрудники работают во внутренней системе Directum RX. Рядовые работники компании подписывают кадровые документы простой ЭП, руководство — усиленной квалифицированной. Поскольку система и до эксперимента поддерживала все виды электронной подписи, настройка была минимальной и не заняла много времени. Дополнительно для удобства решили визуализировать штампы ЭП на документах (включая простую подпись работника). Хранение документов, в том числе юридически значимых (с проставлением штампов времени) организовали также в Directum RX.

К системе сотрудники подключаются через веб-доступ: с рабочего места или из дома. Кроме того, используются мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz — например, для ознакомления сотрудников с ЛНА или согласования руководителями движения персонала с планшета.

Также Directum интегрировал свою систему с учётной в части данных по отпускам (дат и количества доступных дней) и командировкам.

Какие документы перевели в цифру

Обе компании внедряли электронные документы массово. В первую очередь в цифровой вид переводили документы с минимальным сроком хранения, которые оформляются чаще всего. Трудовые договоры и Directum, и Контур решили на этом этапе не включать в эксперимент.

«Мы готовимся к реализации второй части проекта автоматизации кадрового документооборота. В электронный вид планируем перевести документы, которые необходимо подписывать усиленной электронной подписью: приказы о переводе, приказы на изменение заработной платы, допсоглашения к трудовым договорам. Для этого провели сравнительную работу по типам подписи и выбрали неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Сейчас проверяем инфраструктурную готовность сервисов и согласовываем объём работ со всеми участниками для реализации процесса подписания документов», — поясняет Анастасия Богатырева, менеджер проектов по работе с персоналом в Контуре.

«Сейчас Directum планирует внедрять усиленные неквалифицированные подписи для работников и таким образом охватить цифровизацией весь спектр кадровых документов и процессов. УНЭПы будут использоваться для подписания критичных видов документов, связанных с работой (трудовых договоров и пр.)», — поделилась Гузель Муллахметова, представитель Directum.

С какими трудностями столкнулись

Directum: С системой вопросов не было, а вот с человеческим фактором — да. Например, сотрудники не всегда выполняли задания на ознакомление, поэтому команда проекта решила добавить в систему напоминания. У некоторых работников осталась привычка распечатывать документы, несмотря на изменение процесса.

Контур: Обошлось без технических трудностей — внутреннюю систему электронного документооборота протестировали до начала эксперимента.

Для ситуаций, когда сотрудники вовремя не подписывают документы, Контур реализовал электронные объяснительные. Допустим, работник не ознакомился с приказом на отпуск. Система запросит у него объяснительную в первый день отпуска. СЭД отслеживает, когда происходит нарушение сроков, и автоматически назначает такое задание. Это нужно, чтобы работодатель зафиксировал причину, почему документ не подписан вовремя, и смог доказать надзорным органам, что не нарушал срока ознакомления.

Что дальше

Обратную связь об участии в эксперименте, описание сложностей и свои предложения Контур и Directum передали в виде отчётов в Минтруд. Это обязательная часть пилота — отправить свою анкету должен каждый участник. Информация от представителей бизнеса поможет чиновникам и рабочей группе доработать трудовое законодательство, чтобы работодателям были понятны механизмы перехода на КЭДО, а сотрудникам было удобно работать с новой системой.

Например, компания Directum предложила ведомству:

• сохранить за работниками право подписывать кадровые документы простой ЭП;
• разрешить безбумажный переход на электронное взаимодействие, то есть позволить подписывать все локальные нормативные акты в электронном виде;
• регламентировать включение в эксперимент дистанционных работников;
• допустить отправку электронных документов работникам, в том числе и в нерабочее время и др.

Государственный эксперимент продлён до 15 ноября 2021 года. Участники эксперимента ожидают, что к этому времени будут утверждены новые поправки законодательства. Что именно изменится, расскажем в следующих материалах на ECM-Journal.