Как мы выпускали в рейс первую электронную транспортную накладную

Александр Валеев, бизнес-аналитик Synerdocs

В 2018 году на рынке грузоперевозок России произошел первый прецедент по использованию электронных транспортных накладных. FM Logistic и GroozGo успешно провели свои дебютные «рейсы без бумаг». Но только ограниченный круг лиц знал, каких усилий стоило вывести решение для транспортных компаний в продуктивную эксплуатацию. В этой статье я расскажу о том, с какими аномалиями и проблемами столкнулась команда разработки Synerdocs, выпуская в свой первый рейс электронные транспортные накладные (далее – ЭТрН), и каким образом их разрешила.

Электронный документ?

В отрасли грузоперевозок в нашей стране отсутствовала практика электронного обмена транспортными накладными, поэтому мы, как первопроходцы, не только выстраивали ИТ-инфраструктуру на стороне пользователей, но и просвещали массы. Большинство водителей и кладовщиков никогда ранее не имели дел с электронными документами и не знали, как с ними работать. А ведь люди должны не просто выполнять набор действий в информационной системе, но и понимать суть этих операций, их последствия. Консультанты Synerdocs организовали для участников обучение по предметной области юридически значимого электронного документооборота:

●   для каждого пользователя подготовили инструкции;

●   для стационарных пользователей (у которых есть постоянный доступ к компьютеру – кладовщиков, бухгалтеров и логистов) провели вебинар с демонстрацией кейсов создания, отправки, подписания и получения ЭТрН.

Обучение принесло плоды – у участников не возникло существенных трудностей во время обмена электронными документами. Так, одна из проблем была закрыта, но на смену ей пришли другие.

Джо неуловимый

Легко оказывать поддержку и решать вопросы абонента, у которого есть под рукой компьютер и телефон. Но что делать, если пользователь постоянно перемещается с объекта на объект, вместо компьютера у него только смартфон, а доступ к интернету нестабилен? Именно в таких условиях работает водитель транспортной компании – один из ключевых участников в обмене ЭТрН.

Любое обращение пользователя, даже самое нестандартное, служба поддержки Synerdocs привыкла решать с помощью своих типовых инструментов, средств мониторинга трафика в сервисе, телефонной связи и опыта команды. Но в случае с водителем было важно выходить на прямой телефонный контакт, без посредников. Ведь иногда человеку, впервые работающему с электронным документом в своем смартфоне, нужна не столько техническая, сколько моральная поддержка. Инженеры службы поддержки сделали все возможное, чтобы пользователь не остался один на один с возникшим вопросом, в какой бы точке страны он ни находился.

Жду ответа, как соловей лета

Заказчик перевозки привык, что подписанные транспортные накладные возвращались спустя дни и недели по почте или с новыми поставками, которые могли быть редкими. При первой «электронной перевозке» наш грузовладелец и не предполагал получить задокументированный отчет о доставке так скоро – прямо после разгрузки машины. Вместо нескольких дней ожидания заказчик принял накладную почти сразу же. В результате, к имеющимся инструментам мониторинга груза в пути, он получил контроль за отслеживанием статусов ЭТрН в сервисе Synerdocs. Таким образом, картина о реальном ходе перевозки стала еще полнее.

Под грузовладельцем мы понимаем предприятие с полным циклом производства, где установлен контроль за продукцией, начиная с этапа получения сырья и заканчивая появлением готового товара на прилавке магазина. Все то время, когда товар перевозит сторонняя транспортная компания, заказчик находится в состоянии «на иголках». Но чем быстрее он получает подтверждение о доставке, тем быстрее оплачивает услуги перевозчика и продолжает свою работу, не отвлекаясь на процессы транспортировки. С этой точки зрения электронная транспортная накладная выгодна обеим сторонам: заказчик всегда в курсе, что происходит с товаром в пути и дошел ли он целым и невредимым до получателя, а исполнитель может быть уверен, что его услуги будут оплачены вовремя.

Обмен ЭТрН от заката до рассвета

Еще одним камнем преткновения стало то, что в крупных городах ограничено движение большегрузного транспорта днем, и склады по этой причине продолжают работать в ночное время суток. В рамках пилотных проектов в компании FM Logistic вся процедура по тестированию обмена ЭТрН проходила как раз ночью. И если сам сервис бесперебойно может отправлять и принимать документы сутки напролет, то консультирование пользователей в режиме 24/7 стало дополнительной проверкой для службы поддержки Synerdocs. Но результат оправдал ожидания и, благодаря проведенным пилотным проектам, у нас появилась круглосуточная помощь абонентам.

«Нам никто не мешает перевыполнять наши законы» (В.С. Черномырдин)

Изначально предполагалось, что одним из инструментов мобильного подписания ЭТрН водителем будет мессенджер Telegram. Конечно, еще на этапе разработки проекта высказывались опасения по поводу блокировки популярного приложения, но мы решили пойти на риск и использовать именно его – очень удобный и развитый API у этого продукта. Для подстраховки был предусмотрен и реализован резервный вариант мобильного подписания с помощью SMS, который в итоге и применили. Что касается мессенджера Павла Дурова, он, как вы помните, был заблокирован на территории России. Произошло это событие как раз накануне пилотного обмена.

Как в итоге мы реализовали мобильное подписание? По умолчанию, основным инструментом сейчас выступает приложение Viber, но способ с SMS сохраняется и поддерживается, чтобы снизить риски влияния Роскомнадзора на возможность работы с ЭТрН в сервисе Synerdocs.

***

Несмотря на перечисленные сложности, решение по обмену электронными транспортными накладными показало свою жизнеспособность и доказало необходимость. Практика наших клиентов, крупных перевозчиков, это только подтверждает. А благодаря заинтересованности и активности участников пилотных проектов, команда разработки собрала от них новые требования к решению и продолжает его совершенствовать с точки зрения удобства эксплуатации и соответствия бизнес-процессам в отрасли грузоперевозок.

Источник: Synerdocs для транспортных компаний