Как организовывать согласование документов

Денис Бесков, руководитель отдела системного анализа Департамента R&D

Увидев вопиющий пример нарушения здравого смысла в посте горе-пма, не удержался, чтобы сформулировать собственные правила процедуры согласования:

1.  Участники процесса согласования должны заранее знать о том, что они будут принимать участие в согласовании.

2.  У участников процесса должна быть картина правил игры этого процесса — что за документ вообще, какие в нём разделы, откуда они берутся, кто за что отвечает, каков порядок согласования, каковы зоны полномочий по документу. Как в случае типового документа и процедуры, так и в случае специфического, разового случая.

3.  Если виза участника согласования влияет на содержание документа, то они должны привлекаться к его разработке на всём цикле его создания, а не только в конце. Если какие-то решения приняты до них, то должны быть им озвучены, далее все решения по документу создаются с его участием.

4.  На момент, когда документ присылается человеку на подписание — он уже должен знать его содержание.

5.  На процесс согласования у участников должно явным образом выделяться время в планах и должностных инструкциях.

6.  Сроки согласования документа должны строиться с учётом ресурсной загрузки специалистов, а не просто сваливаться сверху и ставить их перед фактом.

7.  Большие документы подаются на изучение частями по мере проработки.

8.  Чтобы исключить затягивание срока рецензирования, делается очная, если необходимо — многочасовая встреча с совместным проходом по документу.