Как перевести максимум документов и процессов в цифру

Уже более 10 лет организации поэтапно переходят на безбумажное взаимодействие с контрагентами. По данным ФНС, в 2023 году компании передали друг другу свыше миллиарда счетов-фактур в электронном виде. Это была половина от общего количества такого вида документов. А 48% компаний-налогоплательщиков подключены к ЭДО с контрагентами, и с каждым годом доля таких компаний растет.

Законодательство уже разрешает вести в электронном виде порядка 90% видов документов, поясняет product manager ECM-решений Directum Иван Агапов. И это не потолок. Так, в Минтрансе озвучили планы — ввести обязательное использование электронных документов для перевозки определенных товарных категорий.

Прямо сейчас работать без бумаги законно с:

• первичными документами (УПД, СФ, акты);
• договорами;
• внутренними первичными документами (перемещения, инвентаризация и др.);
• ОРД (приказы, распоряжения);
• регламентирующими документами (положения, инструкции);
• письмами.

В последние 2-3 года бизнес в России активно переводит в цифру кадровые документы (трудовой договор, заявление на отпуск или увольнение и др.). За последний год во многих компаниях электронными стали доверенности в формате МЧД.

Иван Агапов

product manager ECM-решений Directum

Еще одна интересная цифра — 82% юрлиц и ИП обеспечены электронной подписью, то есть они могут подписать, как минимум, пришедшие к ним входящие документы в электронном виде. У них есть для этого соответствующая возможность.

3 основных преимущества для бизнеса

Почему же все больше компаний переходят на электронное взаимодействие с документами.

1. Экономия времени и затрат на рутину. Например, количество корреспонденции выросло, но секретари успешно с этим справляются за счет внедрения цифровых решений. Таким образом эффективность работы не снижается.
2. Растет скорость бизнес-процессов. За единицу времени компания может больше заработать: быстрее подписали договор, сразу начали его выполнять и своевременно получили деньги.
3. Снижаются риски, связанные с отсутствием документов или сложностью их поиска. Например, по запросу ФНС можно быстрее предоставить нужные бумаги, ведь все хранится в системе, а не в бумажных коробках.

Как перевести документы компании в цифру

1. Определить, где больше болит. Это значит, нужно выявить место, в котором может быть больше текущих проблем из-за работы с документами на бумаге. Либо можно пойти туда, где наиболее понятен и достижим результат.
2. Свериться с законом. Подавляющее большинство документов в электронный вид переводить разрешено, но могут быть нюансы, которые стоит учесть.
3. Понять, какие есть готовые решения. Как показывает практика, результативнее использовать уже существующие предложения. Они могут во многом удовлетворять потребностям, и останется их немного донастроить, чтобы решить все необходимые задачи.

Иван Агапов

product manager ECM-решений Directum

Могу выделить три области, с чего клиенты начинают перевод документов и процессов в цифру. Первый — это договоры. Второй — это организационно-распорядительные документы. Третий — это кадровые документы. Можно выбрать одну из этих областей, а можно внедрять все сразу. Или расширять процессы. Например, можно начать со стандартных документов КЭДО, дальше вводить локально-нормативные акты, а потом — процессы по приему сотрудников, командировкам, авансовым отчетам и т. д.

4. Выбрать поставщика. На что обратить внимание:

• Интеграция с существующим ПО: система должна легко взаимодействовать с ERP, CRM и другими программами, чтобы минимизировать затраты на внедрение.
• Обучение сотрудников и сопровождение. Надежный поставщик должен предлагать комплексную поддержку, включая обучение пользователей и техническую помощь на всех этапах.
• Удобный интерфейс. Интуитивно понятная навигация и доступность функциональности помогут сотрудникам быстрее адаптироваться к новым условиям работы.
• Возможности самостоятельной настройки системы. Low/no-code позволит адаптировать ЭДО под специфические нужды организации.
• Безопасность данных. Вендор предлагает современные меры защиты информации, соответствующие требованиям законодательства.

5. Реализация. Это и сам проект, и настройки этого решения, и внедрение. Ключевую роль здесь играет готовность самих сотрудников принять изменения. Важно информировать о преимуществах ЭДО, организовать обучение, предоставить справочные материалы и инструкции.
6. Анализ результатов. Смотрим, насколько устраивают итоги. Если необходимо, дорабатываем спорные моменты.
7. Улучшения или переход к следующему виду документов. Теперь можно взять следующую группу бумаг или один вид документа и заняться его переводом в электронный вид по аналогичной схеме.

Иван Агапов

product manager ECM-решений Directum

На первом шаге можно внедрить готовые решения для выбранных процессов. Например, это могут быть договоры или делопроизводство.
На следующем шаге мы можем эту историю развивать и внедрять следующие готовые решения. Например, финархив для хранения договорных и первичных документов.
И далее на третьем шаге уже может быть адаптация готовых решений под себя, настройка своих специфических процессов. Таким образом можно двигаться по разным гроздям видов документов и процессов.

Препятствия при переходе на ЭДО и как с ними бороться

«Это точно законно?» Переводить в электронный формат можно многое. Более того, многие компании и госорганы делятся опытом в своих публичных докладах. Так, представители ФНС периодически рассказывают, что можно сделать, а чего пока законодательство не предусматривает.

«Мы не знаем, как правильно». Компании, которые хотят изменить качество своей работы, до конца не понимают, как правильно подойти к переводу конкретных документов в электронный вид, что необходимо сделать и какие есть нюансы.

«Сотрудники будут против». Ключевую роль в переходе на электронное использование документов играет руководитель, насколько он вовлечён в процесс и как сам работает с документами, на него ориентируются и сотрудники. Эксперт советует — не принимать на подпись бумажные документы.

«На новшества нет денег». Один из вариантов — использовать максимально готовые решения, чтобы оптимизировать затраты. А после — получить первые результаты и адаптировать продукт под специфические потребности.

«Не подойдет для тех, у кого разъездная работа»

Иван Агапов

product manager ECM-решений Directum

Если мы берем кадровые документы и переводим в электронный вид, то важно охватить самых разных сотрудников, даже тех, у которых не всегда есть компьютер. Об этом просто нужно заранее подумать. Подумать о том, какие средства для работы они будут использовать. Благо, есть самые различные варианты для этого. На мобильных устройствах доступны веб-клиент, мобильный клиент, личный кабинет, интерфейс для руководителя.

Начать цифровизацию уже сегодня

Переход на безбумажную работу с документами — это не просто тренд, а необходимость для современного бизнеса. Как видно из статистики, почти половина организаций активно использует ЭДО, и это число растёт. Ключ к успешной цифровизации заключается не только в выборе правильных инструментов, но и в грамотной организации процесса перехода.

То, с чего можно начать уже сегодня, — определить гроздь процессов, которые необходимо избавить от бумажной рутины. Далее выявить конкретные виды документов, которые требуют перевода в цифру — где больше болит или где очевиднее результат. И выбрать надежного вендора, который учтет потребности сотрудников и вовлечет команду в процесс изменений, чтобы обеспечить плавный переход в цифру.