Как правильно сохранить документы вуза?

В вузе, котором я работала, архив ежедневно получал запросы на предоставление информации: подтвердить диплом, сроки учебы, данные по заработной плате для начисления пенсии. Архивисты почти все свое рабочее время тратили на поиск документов и подготовку ответов. Если наступал период отпусков и больничных — это становилось страшным сном оставшегося работника.

А поиск новых площадей для постоянного увеличивающегося объема бумажных документов? Знакомая история? А ведь это помещение еще и должно соответствовать всем требованиям закона к помещениям архива.

Как цифровизация поможет в хранении архивных документов

Курс на цифровизацию поможет сократить расходы на бумажный архив, но уже сейчас заставляет задуматься над тем, как правильно сохранить документы. Для вузов это важно и актуально. Чтобы правильно организовать хранение электронных документов (ЭД), надо понять, чем оно отличается от хранения бумажных.

Методология хранения электронных документов описана в нормативных документах. О чем мы должны знать:

• необходимо обеспечить сохранность свойств электронного документа: аутентичность, достоверность, целостность и воспроизводимость;
• по сравнению с бумажными версиями, изменения в которых можно обнаружить на глаз, ЭД требуют дополнительных механизмов для сохранения целостности и неизменности. Для этих целей служит электронная подпись и хэширование;
• форматы ЭД быстро устаревают, для этого необходимо переводить документы длительных сроков хранения в архивные форматы, то есть те, которые можно будет прочитать спустя десятки лет. В новых Правилах 2023 для этого прописан формат PDF/А;
• ЭД создаются и хранятся в информационной среде, имеют разнообразные связи, резолюции, информацию о самом документе и его использовании. Эти данные важны и их тоже надо сохранить. Для этого предусмотрен файл-описание, который храниться вместе с ЭД. Состав полей файла-описания регламентирован в Приказе ФАА от 31.07.2023 № 77;
• для организации полноценного хранения электронных архивных документов предназначены специальные системы хранения ЭД (СХЭД).

А как же передача в Госархив?

Часто организации, которые являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов задают вопрос, готовы ли эти архивы принимать на хранение их электронные документы? На июль 2024 года — не принимают, но работа по подготовке архивов к этому процессу ведется. В наших реалиях от этого никуда не деться.

Сейчас практически все документы длительных сроков хранения можно создавать в электронном виде без дублирования на бумаге. В том числе и кадровые, которые составляют самый большой пласт архивных документов в этом году государственные и муниципальные архивы принимают на хранение документы до 2012 года. Но скоро наступит момент, когда им придется брать на хранение не только бумажные, но и электронные документы. Как это организовать — написано в нормативных актах, нужно только реализовать эти требования — И в наших с вами силах начать эту работу уже сегодня, а не в попыхах и в крайне ограниченные сроки.

Зачем внедрять архив сейчас?

Вопрос, который беспокоит компании: законодательство меняется, вдруг внедренное решение по архивному хранению устареет в следующем году?

Новые правила Росархива: как создать систему хранения электронных документов? Законодательные изменения — процесс не быстрый, а в отношении архивов и подавно. Нынешних правил организации хранения мы ждали более семи лет, и все это время работа не останавливалась, документы создавались каждый день. В деятельности вуза — это бесконечный процесс, важные документы длительных сроков создаются постоянно и о них надо заботиться и правильно хранить.

Разработчики Правил хранения 2023 года, в которых появился целый раздел о хранении электронных документов, за основу взяли приказ ФАА от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». В нем подробно описано, как правильно организовать хранение ЭД, обеспечить их юридическую значимость. Новые правила 2023 года постоянно ссылаются на этот документ и используют формулировки из этого приказа. За три года документ не перестал быть актуальным, его требования и принципы теперь распространяются не только на архивы государственных органов, но и на все организации.

Я думаю, что с этими правилами нам придется жить не менее семи лет. Надеюсь, что разработчики следующих норм проявят разумный консерватизм и будут основываться на тех правилах, которые уже существуют.

Когда же начать хранить электронные документы правильно?

Чем долговременный электронный архив лучше внеофисного хранения Думаю, что ответ очевиден и начинать надо уже сейчас. Электронные документы, в отличие от бумажных, имеют свои особенности. Поэтому следить за цифровыми версиями надо с момента их создания — обеспечивать целостность, неизменность, валидность электронной подписи. Это необходимо делать еще в системе электронного документооборота. А так как одна из главных функций СЭД — быстродействие, то не надо перегружать ее теми документами, которые уже не используются в делопроизводстве. Заботу о них стоит поручить системе, которая специально для этого предназначена.

Например, компания Directum разработала «Долговременный архив», который поможет вам хранить документы в соответствии с требованиями законодательства. Эксперты и специалисты вендора помогут внедрить решение в соответствии с вашими потребностями и запросами.