Как хранить документы, чтобы прочитать их даже через десятки лет

Согласно законодательству, компании обязаны организовывать хранение документов в соответствии с определенными сроками. С бумажными документами все понятно — подготовили по правилам и передали дела архивисту. Но что делать с электронными документами: как их подготовить, кому сдавать, как хранить?

К электронным документам применяют те же правила, что и к бумажным. Делопроизводитель должен поместить их в дела, составить описи, акты и передать архивисту, чтобы он о них заботился. Но при этом надо помнить, что есть ряд особенных требований, которые необходимо учитывать.

Давайте разбираться.

Как правильно хранить электронные документы

Документы временных сроков хранения (до 10 лет) могут находиться на оперативном хранении в корпоративных информационных системах, поскольку не требуют дополнительных архивных процедур. Ну, а если сроки больше, необходимо продумать, как правильно передать их в архив.

Свойства электронного документа

Согласно ГОСТ ИСО 15489-1-2019 9¹ у электронных документов есть четыре свойства, точные определения которых даны в ГОСТ Р 7.08-2013²:

• аутентичность — свойство электронного документа, гарантирующие, что он идентичен заявленному;
• достоверность — свойство электронного документа, при котором его содержание является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов, которому можно доверять в последующих операциях или деятельности;
• целостность — это состояние электронного документа, в котором после его создания не вносились изменения;
• пригодность для использования — свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

При организации хранения нужно гарантировать защиту этих свойств. Если для бумаги целостность поддерживается формированием документов в дела, то для электронных дел необходимы технические доказательства. Все исправления на бумаге видны невооруженным глазом, а вот определить изменения, например, в формате.doc, человек не сможет. Нужно использовать технологии — электронную подпись (ЭП).

В отношении электронных документов важно позаботиться о том, чтобы с течением времени их можно было просмотреть и использовать, даже если программы, в которых они были созданы, перестанут применяться. На законодательном уровне введены требования по этим параметрам.

Требования к долговременному хранению

Юридическая сила электронных документов

Правильное архивное хранение — это не только порядок в документах, соблюдение требований законодательства, сохранение исторической ценности, но и безопасность — любые данные о работе организации должны быть надежно защищены, а при возникновении спорных ситуаций, которые сейчас чаще всего решаются в судебном порядке, компания должна иметь возможность защитить себя и предоставить юридически значимые документы.

Чтобы документ мог вызывать правовые последствия и выступать в качестве доказательства в спорных ситуациях, он должен обладать юридической силой, которая достигается соблюдением правил:

1. Документ оформлен согласно установленному порядку: для разных видов документов предусмотрена определенная форма с набором реквизитов.
2. Содержание документа не противоречит законодательству РФ.
3. Документ подписан уполномоченным лицом с соблюдением требований и правил подписания.
4. Обеспечена целостность и подлинность документа, которая может быть подтверждена в любой момент.
5. Работа с электронными документами соответствует установленным законодательством РФ регламентам (например, создание и обмен счет-фактурами).

И вот мы учли все правила и создали электронный документ, подписали его ЭП. Но проблема в том, что в отличии от бумажных носителей, у сертификата ключа электронной подписи есть срок использования. Как же тогда доказать, что подписанный несколько лет назад документ все еще имеет силу? Как известно из 63-ФЗ⁴ срок действия ключа проверки электронной подписи 15 месяцев. А сроки хранения документов разные. Как подтвердить, что ЭП действительна?

Как собрать доказательства

В этом помогут:

1. Метка доверенного времени.
2. «Усовершенствование» электронной подписи.
3. «Перештамповка».

Метка доверенного времени

Чтобы проверка ЭП проводилась на момент подписания документа в 63-ФЗ⁴ закреплен термин «метка доверенного времени» (МДВ). Это достоверная информация в электронной форме о дате и времени подписания документа с помощью ЭП, полученная в службе штампов времени в момент его визирования.

Объясню подробнее: есть служба штампов времени — этот сервис всегда имеет доступ к точным часам и не взаимодействует с содержанием документа, тем самым сохраняя конфиденциальность сведений. В момент подписания система обращается к сервису, который своим сертификатом фиксирует точное время и дату подписания документа. МДВ привязывает состояние документа к моменту времени, как электронная подпись привязывает состояние документа к человеку, который его визирует.

«Усовершенствование» электронной подписи

Но в самой метке доверенного времени не содержится информации о том, был ли действителен сертификат ключа электронной подписи на момент подписания документа. Присоединение к ней доказательств действительности сертификата на момент заверения называется «усовершенствованием» электронной подписи. Законодательно этот термин пока не регламентирован, но часто используется при реализации решений по хранению электронных документов.

«Перештамповка»

Проблема в том, что при «усовершенствовании» электронной подписи срок сертификата службы штампов времени тоже ограничен (до 15 лет), а часть документов надо хранить дольше. Получается, что через 15 лет мы попадаем в исходную ситуацию? Чтобы закрыть эту проблему существует специальное техническое решение «перештамповка» — это автоматическое обновление архивной метки времени.

Система проставляет еще одну МДВ до момента окончания срока действия сертификата. Этот процесс можно повторять — перештамповали один раз, через определенный срок второй раз и т. д. Таким образом продлевать срок валидности электронной подписи можно практически до бесконечности, например, до момента уничтожения документа, ну или пока существует система штампов времени. Хочу обратить внимание на то, что если усовершенствование производит удостоверяющий центр, доверенная третья сторона или оператор информационной системы, то перештамповку делает та информационная система, которая организует архивное хранение документов.

Ответственность и штрафы

Законодательство обязывает организации создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Ответственность за ненадлежащее хранение документов несет руководитель организации, однако, ответственность может быть возложена на любого сотрудника внутренним ЛНА организации. Степень ответственности в таком случае определяет внутренний регламент предприятия (357-ФЗ⁵).

Ответственность за нарушение архивных требований о хранении документов прописана в КоАП РФ⁶. Это ст. 13.20 и 13.25. Согласно ст. 13.20 для архивных учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования муниципальных и государственных архивов, за нарушение этих требований предусмотрены штрафы:

• должностным лицам — от 3 до 5 тыс. рублей;
• юридическим — от 5 до 10 тыс. рублей.

А вот ст. 13.25, направленная больше на коммерческие организации, предусматривает более серьезные штрафы: до 30 тыс. рублей на должностных лиц и до 300 тыс. рублей на юридических.

Что в итоге

Не важно архив это бумажных или электронных документов, главное — соблюдать требования архивного хранения, чтобы документы можно было использовать десятки лет. В этом поможет решение «Долговременный архив» от компании Directum. Это комплексное решение для организации хранения бумажных и электронных документов, которое решает все архивные задачи.

Ссылки

1. ГОСТ ИСО 15489-1-2019 9 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы».
2. ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
3. Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
4. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
5. Федеральный закон от 14.07.2022 № 357-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации».
6. «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 04.08.2023) (с изм. и доп., вступ. в силу с 15.08.2023).

Изображение от Freepik.