Как приступить к роботизации бизнес-процессов в сфере финансов и бухгалтерии

Представляем вашему вниманию перевод статьи Энди МакЛиана, журналиста The Daily Telegraph, The Canberra Times, Time Out Sydney, о роботизации бизнес-процессов в сфере финансов. Оригинал читайте по ссылке How to join the robotics revolution.

Большинство бухгалтеров считает, что роботизация бизнес-процессов (Robotic Process Automation или RPA) открывает перед компаниями широкие возможности. Однако пока мало кому удалось внедрить данную технологию.

Такой вывод следует из опроса более 2700 бухгалтеров со всего мира, проведенного организацией KPMG совместно с ACCA и ее партнером по международному стратегическому альянсу – организацией CA ANZ. Аналогичный результат был получен при опросе слушателей на Всемирном конгрессе бухгалтеров (WCOA), который прошел в Сиднее в ноябре прошлого года.

– Я считаю, что у бухгалтеров есть все необходимые навыки и база для внедрения RPA. Это отличная возможность для всех нас, мы можем и должны ей воспользоваться – говорит Рэйчел Граймс, ранее президент Международной федерации бухгалтеров (МФБ). Она лично участвовала во внедрении RPA у своего работодателя – австралийской банковской группы Westpac Bank.

RPA не настолько страшна и трудна, как может показаться на первый взгляд. По сути это программное обеспечение, обученное или настроенное пользователем на выполнение трудоемких, стандартизированных, основанных на правилах задач. Благодаря этому данные в рамках процесса передаются быстро и безошибочно, что позволяет бухгалтерам экономить время на выполнении рутинных задач.

Джейми Лион, занимающийся исследованием перспектив бухгалтерского дела для организации АССА, поделился своим мнением: «Большинство людей считают, что RPA используется только для сокращения затрат на финансовые отделы. На самом деле речь идет об усилении контроля и ускорении обработки финансовой информации».

RPA обеспечивает круглосуточную работу, корректность данных и позволяет наглядно оценивать результаты деятельности. «Это и правда может изменить правила игры, особенно в сфере финансовых операций, – считает Лион. – Вы избавите финансовый отдел от рутинной работы. А если добавить RPA в интерфейс пользовательских программ – что особенно актуально для инструментов анализа в условиях стремительно растущего объема информации в корпоративной среде – то бухгалтеры и финансовые специалисты смогут приносить компании еще больше пользы».

Полюбите своего робота

Страх и неприятие со стороны рядовых сотрудников – одно из главных препятствий, с которым сталкиваются финансовые гиганты на пути внедрения RPA. Впрочем, это и не удивительно, ведь СМИ активно распространяют слухи, что из-за роботов исчезнут многие профессии. Как правило они ссылаются на исследование Оксфордского университета 2013 года, в котором говорится, что с вероятностью в 93 процента бухгалтеры и аудиторы лишатся работы в ближайшие два десятилетия по причине повсеместной компьютеризации.

На практике же внедрение RPA приводит к прямо противоположным результатам. Али Мехфуз, директор фонда технического обслуживания и финансовых услуг компании AMP Capital, поделился своим опытом. По его словам, после внедрения RPA сотрудники финансового отдела стали принимать большее участие в работе компании. «Люди с радостью согласились применять RPA в своей работе, после того как мы встретились и рассказали о преимуществах», – говорит он.

Никки МакАллен, советник по финансовому управлению компании KPMG Australia, считает, что для успешного внедрения RPA крайне важно увлечь сотрудников. «Самое главное – грамотно управлять процессом и увлечь сотрудников с самого начала, – считает Никки. – Страх – это первое, что испытывают люди при разговоре об автоматизации процессов. И речь не столько о бухгалтерах, сколько о рядовых сотрудниках, которые проводят финансовые операции. Они боятся потерять работу».

– С другой стороны, мы не раз встречали сотрудников, особенно среди молодого поколения, которые использовали возможности роботизации и решили учиться, становясь в итоге программистами и главными бухгалтерами, – говорит Никки. – Роботизация позволяет принимать более живое участие в делах компании, чувствовать себя ценным сотрудником, а не просто выполнять рутинные операции. Я считаю, тут нечего бояться. Это отличная возможность попробовать себя в новой стезе.

Проверяйте теорию на практике

Разумнее всего протестировать RPA на отдельно взятых процессах или проектах, прежде чем начинать повсеместное внедрение. При этом крайне важно правильно выбрать сферу, или бизнес-процесс, или задачу для пилотного проекта. МакАллен говорит: «Мы не раз сталкивались с тем, что клиенты еще в самом начале пути выбирают слишком сложные задачи, для решения которых требуется немало времени и сил. Кроме того, иногда перед автоматизацией необходимо отладить сам процесс. На этом ваше путешествие к автоматизации вполне может оборваться».

С другой стороны, протестировав RPA на чересчур простых бизнес-процессах, вы просто не сможете раскрыть его потенциал. «Из-за этого компания может потерять интерес к автоматизации процессов, – добавила МакАллен».

Мэтт Кирни, эксперт в области роботизации бизнес-процессов компании NTT Data, рекомендует задуматься о том, на что способна RPA за пределами сферы финансов. «Оценивайте возможности RPA для бизнеса в целом, не только для сферы финансов. Ваш бизнес-план должен предусматривать внедрение лучших возможностей для всех направлений деятельности. Сфера финансов может стать вашим флагманом и двигателем в данном процессе».