От бумаги к ЭДО: подписание проще, чем вы думали

– Скажите, как изменится процесс подписания документа,
 когда руководство нашей компании решит перейти на ЭДО?

Вопросы подобного плана мне, аналитику сервиса обмена электронными документами Synerdocs, задают часто. И это объяснимо: во многих процессах на предприятиях (например, при согласовании официальных документов, продаже/приемке товара, перемещении товарно-материальных ценностей) предполагается участие нескольких ответственных. Значит, и подписей должно быть несколько.

Более того, почти все формы документов, утвержденные законодательно, содержат несколько полей для подписания. Взгляните, например, на товарную накладную:

Эта особенность тоже смущает клиентов при переходе на электронный документооборот (ЭДО), ведь большинство воспринимают этот процесс буквально как перенос бумаги в компьютер.

Так можно ли заменить несколько подписей на бумаге одной, но на электронном документе (ЭД), и нужно ли это делать? Ниже приведу популярные способы решения этой задачи.

Кейс 1. Одна за всех: используем процедуру согласования

В любой крупной организации распространенный кейс – это подписание документа несколькими ответственными лицами. В нашей практике самыми яркими примерами служат: согласование первичной учетной документации, оформляемой при продаже товара/оказании услуг, а также обязательное согласование официальных документов внутри компании (письма, договоры).

В случае перевода такого процесса в электронный вид на первый план выходят две характерные особенности:

●    Во-первых, сложно выстроить сам процесс подписания. Нужно учесть маршрут движения документа от одного ответственного к другому и т.д., а также предусмотреть порядок действий, если в случае выявления ошибки или неточности кто-то из участников не подпишет документ.

Такие вопросы решаются за счет внедрения системы электронного документооборота (СЭД), которая не только сохраняет внутренние процессы предприятия, но и оптимизирует их. Сервис обмена электронными документами тоже может использоваться как инструмент для решения подобных задач. Например, в веб-клиенте Synerdocs можно настроить процедуру согласования документа – этой функциональности будет вполне достаточно для небольшой или средней компании.

●    Во-вторых, появляются затраты на покупку сертификатов ключей проверки электронной подписи (ЭП). Отмечу, что нужно отслеживать срок действия каждого из них и вовремя перевыпускать сертификаты всем ответственным за подписание сотрудникам.

Само собой, организации стремятся уменьшить количество подписантов, в идеале – оставить только одного. Но в таком случае возникает новый вопрос: не скажется ли это сокращение на юридической значимости ЭД? Чтобы подобных сомнений не возникало, необходимо:

1.   Изучить нормативную базу на предмет принципиальной возможности использования конкретного документа в электронной форме. В этом помогут специалисты сервиса обмена. Как правило, прямых запретов по переводу документов в электронный вид немного. Чаще этому мешают неоднозначные правила хранения или представления документов в госорганы.

2.   Для каждого вида документации, переводимого в электронную форму, предусмотреть порядок работы и отразить его во внутренних нормативных актах.

3.   Если внутри компании используется СЭД, настроить маршрут движения документа таким образом, чтобы он прошел все предусмотренные порядком (см. выше) стадии обработки.

4.   Определить сотрудника, который наделен полномочиями подписывать документ после того, как его согласовали другие ответственные лица. Именно его подпись будет «на электронном документе», поэтому критически важно ознакомить такого сотрудника с ответственностью за его действия.

Соблюдая эти рекомендации, можно не сомневаться в юридической значимости и свободно перевести документ и процесс работы с ним в электронную форму.

Кейс 2. Лицо, удаленное от приемки товара, подписывает документ

Такая ситуация часто возникает в торговых компаниях, где первичные учетные документы подписывает бухгалтер. Следовательно, сертификат ключа проверки ЭП есть только у него.

Зачастую склад, где принимают товар, находится удаленно от основного офиса. Материально ответственное лицо (МОЛ) проверяет, соответствует ли заявленное в документах количество товара реально пришедшему. После приемки сотрудник, ответственный за оформление торговой операции (это может быть бухгалтер или директор), подписывает первичку.

Кстати, именно по этой причине формы первичных учетных документов, таких как товарная накладная ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ, предусматривают несколько подписантов: 1) лицо, непосредственно принявшее товар; 2) ответственный за оформление сотрудник. Ситуация осложняется еще и тем, что МОЛов тоже может быть несколько.

Как перевести такое «удаленное» подписание в электронный вид с сохранением внутренних регламентов и специфики распределения ролей?

Обращаясь к опыту проектов, реализованных в торговой сфере, заключу, что можно не уменьшать количество подписей на документе и предложить принимающему товар МОЛу использовать простую ЭП для подписания со своей стороны. После этого документ направится на рассмотрение и подписание бухгалтеру, который будет использовать уже усиленную квалифицированную ЭП (УКЭП).

Важно, чтобы организация заранее предусмотрела в своих внутренних регламентах использование МОЛом простой электронной подписи.

Один из наших клиентов – розничная торговая сеть – перевел этот процесс в электронный вид следующим образом:

1.   Накладную на внутреннее перемещение ТМЦ (форма ТОРГ-13) подписывает МОЛ, производящее отгрузку. При этом используется квалифицированная электронная подпись.

2.   В магазине при получении ТМЦ накладную ТОРГ-13 согласовывает в сервисе Synerdocs уже принимающее МОЛ, используя для аутентификации пару «логин/пароль». Тем самым он подтверждает фактическое получение ценностей, указанных в документе.

3.   Далее накладная ТОРГ-13 поступает уже директору получившего ТМЦ филиала, который и подписывает ее своей УКЭП.

Так, на накладной ТОРГ-13 появляются две подписи – МОЛа со стороны склада и директора магазина, а также тег «Согласовано», отражающий согласование лицом, фактически принявшим ТМЦ.

Снова отмечу, что для исключения вопросов о правомерности такого способа работы с первичными учетными документами описанный процесс подписания накладных на внутреннее перемещение должен быть отражен в локальных нормативных актах организации. Этим компания обезопасит себя и своих сотрудников от возможного недопонимания, почемуТОРГ-13 обрабатывается именно таким образом.

***

Мы рассмотрели некоторые кейсы перевода привычных процессов по подписанию бумажных документов в электронный вид. На самом деле их гораздо больше и, как показывают наша практика и опыт клиентов, даже устоявшиеся, на первый взгляд, процессы подписания можно преобразовать до пары кликов.

Источник: Synerdocs