Зачем переводить внутреннюю первичку в электронный вид

Трудности в работе с бумажной первичкой по запасам и основным средствам

В крупных компаниях может насчитываться несколько сотен видов внутренних документов. В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Самые распространенные — акт приема-передачи, акт о списании, накладная на внутреннее перемещение, приходный и расходный кассовый ордер, авансовые отчеты и т. д. В месяц каждого вида документов может создаваться несколько тысяч и даже десятки тысяч.

Иван Агапов

product manager направления «Цифровая бухгалтерия» в компании Directum

«В компании в зависимости от рода деятельности могут преобладать определенные виды внутренней первички. Часто в Directum обращаются организации с просьбой избавить их от огромных объемов бумажной документации, связанной с внутренним перемещением и передачей товаров. Как правило, эти документы служат лишь для отчетности, хранятся в пыльных коробках и ждут своего часа, ведь может быть они потребуются раз в год или реже».

Большой объем внутренней первички составляют документы по основным средствам (ОС). Например, в производственных компаниях количество основных средств может достигать 5-7 тыс. По каждой операции с ОС создается свой вид документации: ввод в эксплуатацию, внутреннее перемещение, переоценка, списание и многое другое. Усложняется обмен такими документами, если производство распределено по огромной территории либо находится в разных городах. Например, с такой проблемой сталкиваются общие центры обслуживания, офис которых обычно удален от производственных подразделений.

Огромное количество документов создается при внутренних перемещениях в пределах компании. В частности, такое движение товаров возникает в ритейле, когда готовая продукция отправляется со склада или распределительного центра в торговые точки. Для производственных предприятий характерны внутризаводские, межцеховые или внутрицеховые перемещения сырья, материалов, деталей, комплектующих, полуфабрикатов, продукции между цехами и складами.

В организациях с большим объемом внутренних документов встречается ряд сложностей:

• значительные расходы на печать и хранение документов: когда бумажной первички много, расходы на печать и хранение ощутимые;
• высокая трудоемкость на согласование и подписание: часто одно предприятие распределено на огромной территории. Чтобы подписать бумажный документ, материально-ответственному лицу нужно дойти до бухгалтерии и потратить на это время. А если финансовый отдел находится в другом городе, то на все этапы согласования и подписания уйдет в разы больше ресурсов и времени;
• снижение KPI бухгалтерии: если ключевые показатели отдела завязаны на своевременном подписании документов или наличии оригиналов, то их долгое согласование и обработка могут отразиться на зарплате бухгалтера;
• процессы недостаточно прозрачны: сложно оперативно отследить, у кого на подписании находится документ;
• контроль и управление согласованием: когда в компании много документов, подразделений и материально-ответственных лиц, не всегда понятно, кто должен подписывать документы. Поиск ответственных за подписание вызывает дополнительные сложности и затраты времени специалистов.

Почему электронный обмен внутренней первичкой стал возможен?

Практически любые внутренние первичные документы можно перевести в электронный вид. С точки зрения законодательства и ИТ-инструментов это осуществимо. Документ, подписанный электронной подписью (ЭП), не нужно дублировать на бумаге и хранить на полках в архиве.

Для внутренних документов достаточно использовать неквалифицированную или простую электронную подпись. Зачастую материально-ответственных лиц, которые подписывают документы, много — десятки-сотни. Поэтому применение квалифицированной ЭП обойдется дорого.

Если у компании уже есть опыт внешнего обмена электронными документами с поставщиками и клиентами, то знания и инструменты для перевода первички в цифру помогут качественнее и быстрее перейти на внутренний ЭДО.

Эффект от цифровизации внутренних процессов и документов

Перевод внутренней первички в электронный вид поможет решить проблемы бумажного документооборота и получить определенные преимущества:

1. Экономия трудозатрат: автоматическое заполнение документов и использование шаблонов освобождает сотрудников от выполнения рутинных операций. Полезное время бухгалтеров увеличивается, что помогает им решать более важные задачи качественно и в срок.
2. Сокращение затрат на печать и хранение документов: создавать электронные документы намного дешевле, ведь их не нужно распечатывать и складировать в архиве. Поддерживать юридическую значимость и порядок хранения внутренней первички на протяжении всего жизненного цикла документов можно с помощью финансового архива.
3. Быстрый и легкий поиск документов в электронном архиве: найти документ по реквизитам или полнотекстовому поиску в 10 раз быстрее, чем дойти до архива и искать коробки с бумажными делами.
4. Упорядоченные и прозрачные процессы: в Directum RX можно всегда увидеть статус подписания документа либо проконтролировать весь процесс и отследить, на ком задерживается согласование.
5. Стандартизация бизнес-процессов во всех подразделениях: инструменты автоматизации помогают упорядочить и выровнять прохождение процессов согласования, подписания, обработки и хранения документов в различных отделах одной компании.

Что нужно учесть при внедрении ИТ-решений

Насколько легко компания перейдет на электронную внутреннюю первичку зависит от сложившейся культуры ведения новых проектов, обновления бизнес-процессов и внедрения ИТ-решений. Если же уровень автоматизации невысок, то организация может столкнуться с сопротивлением сотрудников на местах, ведь они привыкли работать с бумагой. Особенно если материально-ответственные лица, которые подписывают документы и всегда делают это вручную, не являются пользователями компьютеров.

Решить эту проблему можно с помощью мобильных приложений или рабочей станции, которой могут пользоваться несколько сотрудников. Например, начальнику цеха не нужно постоянно сидеть за компьютером, он может подойти к такой станции на производстве и подписать электронные документы, не покидая рабочего места.

Увеличить срок проекта и отнять много ресурсов может цифровизация каждого вида документов в отдельности. Поэтому компании нужны универсальные инструменты, которые позволят массового переводить один вид внутренней первички в цифру в короткие сроки.

Иван Агапов

product manager направления «Цифровая бухгалтерия» в компании Directum

«Важно учесть эти нюансы на этапе проектирования ИТ-решений, чтобы организовать быстрый переход на электронную внутреннюю первичку. У Directum есть опыт в решении этой задачи. Например, в „Сургутнефтегаз“ переведено в электронный вид более 450 видов первичных документов. Благодаря гибкому и широкому набору настроек можно цифровизировать любой тип документа за 2-3 дня».